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Informes de estado
informe de estado, informe de situación, presentación de informes, reporting de proyectos
Un informe de estado resume la situación de un proyecto en una fecha de corte: plazos, costes, resultados, riesgos y próximos pasos. Un semáforo muestra el estado general de un vistazo. La dirección del proyecto lo elabora con regularidad para el cliente, el comité de dirección o el equipo.
El informe de estado responde a tres preguntas: ¿vamos según el plan? ¿Dónde amenazan desviaciones? ¿Qué decisión necesitamos? Es la pieza más habitual de la presentación de informes de un proyecto.
¿Qué debe incluir un informe de estado?
- Encabezado: nombre del proyecto, fecha de corte (la fecha de estado), autor y periodo del informe.
- Estado general: un semáforo y una o dos frases que lo justifiquen.
- Plazos: los próximos hitos con fecha prevista y esperada.
- Costes: presupuesto, costes reales y previsión hasta el final, por ejemplo a partir de una comparación entre lo previsto y lo real.
- Resultados: lo que se ha terminado desde el último informe.
- Riesgos y problemas: riesgos nuevos o modificados con su medida.
- Decisiones necesarias: qué debe decidir el cliente y antes de cuándo.
- Próximos pasos: las actividades más importantes hasta el siguiente informe.
¿Cómo funciona el semáforo?
El semáforo solo sirve con umbrales fijos que el equipo acuerda de antemano. Un ejemplo para el estado de plazos:
| Color | Significado | Umbral de ejemplo | Reacción esperada |
|---|---|---|---|
| Verde | según el plan | sin retraso | ninguna |
| Amarillo | ligeramente retrasado | hasta un 10 % de retraso | la dirección del proyecto corrige e informa de la medida |
| Rojo | retrasado | más de un 10 % de retraso o hito en peligro | escalado, decide el cliente |
Evalúe plazos, costes y resultados por separado. El estado general adopta el peor semáforo individual; así un presupuesto en rojo no desaparece detrás de unos plazos en verde.
Ejemplo: informe de estado de una mudanza de oficina
| Sección | Contenido (valores de ejemplo) |
|---|---|
| Fecha de corte | 31 de mayo |
| Estado general | Amarillo: hardware wifi con retraso, la fecha de la mudanza aún se mantiene |
| Plazos | Hito «TI operativa» previsto el 14 de junio, esperado el 18 de junio |
| Costes | Presupuesto 10.000 euros, real 4.200 euros, previsión 10.600 euros |
| Resultados | Plano aprobado, empresa de mudanzas contratada |
| Riesgos | Retraso en la entrega del hardware: solicitado presupuesto a un proveedor alternativo |
| Decisiones necesarias | Aprobar 600 euros para equipos alquilados antes del 5 de junio |
| Próximos pasos | Cableado, plano de muebles para la empresa de mudanzas |
¿Con qué frecuencia se envía un informe de estado?
La frecuencia depende de la duración del proyecto y del público. Un equipo con iteraciones cortas necesita un estado semanal; un comité de dirección, normalmente uno mensual. Fije la fecha de corte, por ejemplo cada viernes, e informe de un rojo de inmediato, sin esperar a la siguiente fecha.
¿Qué diferencia hay entre la presentación de informes y el informe de estado?
La presentación de informes (reporting del proyecto) regula todos los informes de un proyecto: quién recibe qué información, con qué detalle y con qué frecuencia. Un cliente quiere ver presupuesto y plazos; el equipo, sus tareas. El informe de estado es el documento periódico dentro de ese sistema, junto a los informes de hitos y el informe final. La guía sobre comunicación en la gestión de proyectos explica qué partes interesadas necesitan qué informes.
Errores frecuentes
- Semáforo sin umbrales: cada uno evalúa a ojo y el amarillo se vuelve permanente.
- Estado sandía: verde por fuera, rojo por dentro. Quien informa de los problemas solo cuando ya no puede ocultarlos pierde el tiempo para corregir.
- Lista de tareas en lugar de resultados: «Hemos trabajado en el concepto» no dice nada del avance.
- Sin decisiones solicitadas: un informe sin una petición al cliente desperdicia el contacto más importante con él.
¿Cómo se crea un informe de estado en Merlin Project?
- Fijar la fecha de corte: elija Archivo › Ajustes del proyecto e introduzca la fecha en el campo Fecha de estado. Todas las evaluaciones de estado se refieren a ella.
- Revisar el estado: la vista de proyecto Visualización › División del trabajo › Progreso muestra cada actividad con un símbolo de estado: círculo verde (A tiempo), triángulo amarillo (Ligeramente retrasada, hasta un 10 %), cuadrado rojo (Retrasada, más de un 10 %).
- Elegir un informe: en Visualización › Informe › Estado, Merlin Project ofrece listas separadas de actividades a tiempo, ligeramente retrasadas y retrasadas, además de todos los hitos y las actividades de la semana actual. Estado compacto muestra las actividades en curso.
- Adaptar: añada módulos con +, por ejemplo un módulo Texto para las decisiones necesarias o una Gráfica coste presupuesto.
- Enviar: exporte el informe con Archivo › Exportar, por ejemplo como PDF.
La lección Crear informes explica en detalle cómo combinar los módulos de un informe.
