Glosario
Lecciones aprendidas
lessons learned, revisión posproyecto, taller de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas (en inglés, lessons learned) son las experiencias de un proyecto que un equipo documenta para que los proyectos futuros se beneficien de ellas. El equipo las recoge en una revisión, normalmente un taller al final de una fase o del proyecto. El conjunto documentado se suele llamar registro de lecciones aprendidas.
Las lecciones aprendidas forman parte del proceso de cierre, pero no solo de él. Quien pregunta qué salió mal solo al final de un proyecto largo obtiene recuerdos en lugar de hechos. Planifique también una ronda breve después de cada fase o de cada hito importante.
¿Cómo se desarrolla un taller de lecciones aprendidas?
- Preparar: la dirección del proyecto reúne datos: fechas y costes previstos y reales, riesgos producidos, informes de estado. Cada participante anota de antemano sus tres observaciones más importantes.
- Fijar el marco: una moderación neutral explica el objetivo. El equipo busca causas y mejoras, no culpables.
- Recoger: cada persona dice qué salió bien y qué no. La moderación agrupa las aportaciones por temas como planificación, comunicación o técnica.
- Analizar causas: en los temas más importantes, el equipo pregunta «¿por qué?» hasta llegar a una causa que pueda cambiar la próxima vez.
- Registrar acciones: cada lección recibe una recomendación, una persona responsable y un lugar de archivo donde el siguiente equipo la encuentre.
Fije un tiempo cerrado, por ejemplo 90 minutos, y si hace falta recorte la fase de recogida, no las acciones.
Preguntas para la revisión del proyecto
Copie estas preguntas en la convocatoria del taller:
- ¿Qué funcionó bien y debería convertirse en estándar?
- ¿Qué salió mal y por qué?
- ¿Qué planificaríamos de otra manera con lo que sabemos hoy?
- ¿Qué riesgos se produjeron? ¿Funcionaron las medidas preparadas?
- ¿Qué estimaciones fallaron claramente y por qué?
- ¿Contenía la EDT todos los paquetes de trabajo necesarios?
- ¿Fue la comunicación con el cliente y con el equipo puntual y completa?
- ¿Qué consejo daríamos a quien dirija un proyecto similar?
Ejemplo: un registro de lección aprendida
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Tema | Entrega del hardware wifi en la mudanza de oficina |
| Observación | El hardware llegó nueve días más tarde de lo prometido. |
| Causa | Pedido realizado solo tras aprobar el plano, sin margen respecto a la fecha de la mudanza. |
| Impacto | Dos días de trabajo sin red, equipos alquilados por 1.200 euros (valores de ejemplo). |
| Recomendación | Preguntar por plazos de entrega largos al inicio del proyecto y pedir el hardware crítico antes de la planificación detallada. |
| Responsable | Dirección de TI, para todos los proyectos de traslado futuros |
Un buen registro describe una situación concreta y termina con una acción. «Mejorar la comunicación» no es una lección aprendida; «Informe de estado semanal al cliente desde el inicio del proyecto», sí.
Errores frecuentes
- Solo al final del proyecto: para entonces se han olvidado muchos detalles y el equipo ya está en otro proyecto.
- Culpables en lugar de causas: quien teme reproches no menciona errores.
- Sin lugar de archivo: un acta en un buzón personal nunca llega al siguiente proyecto.
- Sin seguimiento: en el kickoff del siguiente proyecto, compruebe qué recomendaciones se han aplicado.
¿Cómo se registran las lecciones aprendidas en Merlin Project?
Merlin Project guarda las lecciones directamente en el documento del proyecto:
- En los riesgos: en el adjunto de riesgo, use la sección Cierre de riesgo. Active Ha ocurrido, introduzca Retraso de cierre y Costes, y anote en Lecciones aprendidas qué salió bien y qué haría de otra manera. Estos datos no influyen en el cálculo de tiempos ni de costes. Más información en gestión de riesgos.
- Lecciones generales: seleccione la actividad superior o el hito de cierre y añada un adjunto para decisiones y actas con Insertar › Adjunto › Información. También puede escribir en las Notas de la actividad en el inspector.
- Para el siguiente proyecto: el informe predefinido Documentación (Visualización › Informe › Documentación) muestra el título, las etiquetas y las notas de todas las actividades. Guarde las estructuras de proyecto probadas en la biblioteca.
