良いエグゼクティブサマリーの書き方

情報化時代は、事業計画書だけでなく、プロジェクトの申請書や研究報告書が配布され、読まれる方法をも変えました。今日では、ますます多くの読み手がこうした内容を画面上でデジタルに目にしています。また、変化の速い現代において、まさにその時間こそが不足しがちです。このようなコンテンツの読まれ方は、オンライン読者の流し読みやスクロールによって、重要な情報が見落とされる危険性を高めます。

だからこそ、文書の簡潔で要点を押さえた要約を作成し、それを「エグゼクティブサマリー」として読み手に手渡すことが、いっそう重要になります。

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エグゼクティブサマリーとは何ですか

エグゼクティブサマリーという名前は、経営上層部の注意を引く必要があったことに由来します。経営幹部（英語で Executive Staff）には、すべての文書を一字一句読む時間がありませんでした。彼らは時間を効率的に使うことが求められます。たしかに、ペーパーレス化の進んだオフィスは、読むべき業務文書の山から彼らを解放してくれます。業界によっては、こうした文書は業務文書（事業計画書、プロジェクト申請書、報告書）であったり、研究志向のコミュニティや大学で一般的な長い論文や文書であったりします。

とはいえ、膨大なテキストを読み込み、専門用語への理解を身につけたうえで、そこから判断を下すことは、依然として非常に時間のかかる作業です。否定的な判断に至った場合には、それが無駄な時間と見なされることも多く、そもそもテキストに向き合うこと自体への高いハードルとなり、はじめから断られてしまうことにつながります。そのため、まずは内容の要約に目を通し、さらに関心がある場合にだけ詳細に踏み込めるようにしておくことが役立ちます。

なぜエグゼクティブサマリーを書くべきなのですか

要約は、ビジネスケースを組み立てたり、ある立場を裏づけたり、ひとつのストーリーを伝えたりするために活用してください。読み終えたとき、読み手はこのテーマが自分にどう関わるのか、あるいは自分の仕事、プロジェクト、企業にどのような利益をもたらすのかを理解しているはずです。

要約は、医療、教育、行政、テクノロジー、不動産、金融、法律、非営利分野など、さまざまな業界でコミュニケーション手段としても用いられています。エグゼクティブサマリーは特定の情報の種類だけに当てはまるものではなく、たとえば次のような多様な用途で登場します。

• 事業計画書
• 製品投入計画
• プロジェクト提案
• 市場調査報告書
• 環境調査
• 法的通知
• 大学キャンパスでのアンケート
• 病院の計画と評価

エグゼクティブサマリーの書き方

エグゼクティブサマリーは、文書の内容を明確かつ簡潔に（最大 2 ページで）要点を押さえてまとめたもので、重要な情報、推奨事項、結果、結論を含めるべきです。読み手がテーマを把握する時間を節約しつつ、情報と目的、すなわち要約された文書の趣旨の概要を示すことで、読み手の関心を喚起する必要があります。

要約を作成するには、業務文書や報告書から重要な情報の断片を切り取って貼り付けるだけでは足りません。要約は、対象読者が読む唯一の部分になるかもしれません。だからこそ時間をかけて、読み手にとって説得力があり、価値のある要約に仕上げてください。

書き始める前に、次の重要な問いを自分に投げかけてください。

誰がその情報を必要としていますか。
要約を書く際には、誰に向けて書くのか、対象読者がどのような重要情報を必要としているのかを見極めてください。判断を下すために、彼らは何を知る必要があるのでしょうか。すでに何を知っているのでしょうか。メッセージやストーリーで届けたい特定の顧客はいますか。要約を書くときにこの読者を念頭に置けば、自社、プロジェクト、提案について語るストーリーは、そこにしっかりと届きます。

目的は何ですか。
たしかに、エグゼクティブサマリーが報告書や提案書の本文から重要な情報をまとめることは事実であり、それが要約の機能です。しかし、それは要約の目的ではありません。対象読者に向けて要約を書き、文書を作成した目的を支える決定的な情報を盛り込んでください。読み手は何を理解する必要がありますか。調査結果に基づいて変更を推奨することが目的ですか。あなたの提案に基づくプロジェクト計画を成功させるには、何が起こる必要がありますか。目的に、要約の内容と文脈を決めさせてください。

何を推奨しますか。
要約は、結論を導き、読み手に推奨事項を伝えるために活用してください。報告書に変更の必要性が示されている場合は、要約のなかで、あなたが支持する行動を推奨してください。製品やサービスの利点、あるいは全体の文書で詳しく説明している解決策を挙げてください。最終的に、読み手がどのような行動を取るべきかを示したいのは あなた自身 です。推奨事項は要約のなかで明確に示してください。

どのように印象を残しますか。
要約は、読まれる唯一の部分になるかもしれないため、印象を残す必要があります。良い印象は、読み手に読み進めることや行動を取ることを促します。だからこそ、限られた分量のなかで他と一線を画すために、メッセージをどう組み立てるか、要約の各セクションをどう構成するか、あるいは調査をどう提示するかを考えてください。

エグゼクティブサマリーには何を含めるべきですか

それぞれのエグゼクティブサマリーに含める構成要素は、執筆の理由と対象読者に基づいて決めます。たとえば、社外の読者向けの事業計画書には、財務情報や企業の規模・事業範囲に関する詳細が含まれます。資金調達を求めるスタートアップや投資家は、具体的な財務上の要件と、それが事業戦略に与える影響を強調するでしょう。エグゼクティブサマリーは、扱う内容によって構成が異なります。

導入:
文書の要約は、その趣旨と内容を明確に定義することから始めてください。このセクションの書き方は、読み手や読者にとって望ましい成果によって変わります。読み手は、提示された情報のなかにすぐに自分にとっての価値を見いだせるべきです。したがって、導入に含める詳細は、読み手の注意を引き、つなぎとめるものであるべきです。

企業情報:
連絡先情報や所在地を含む会社名を読み手に伝え、事業内容と企業の目的の説明、ならびに事業の規模と範囲を示してください。場合によっては、要約のなかで創業者、投資家、経営陣を紹介します。それぞれの過去の業界経験や創業経験、あるいは企業の現状に至る歴史的な経緯を説明する背景情報を含めることもできます。プレゼンテーションや研究報告で用いる場合は、報告の結果を提示する、あるいはその責任を担うチームを紹介してください。

製品とサービス:
あなたが解決する問題、あるいは満たすことのできるニーズを説明してください。報告書 では、何を調査したのか、また調査結果について読み手が知っておくべきことをここで強調できます。プロジェクト申請書 では、何を達成したいのか、そしてそれを成功させるために何が必要かを示してください。マーケティング計画 や 製品プレゼンテーション では、なぜ今この時点であなたのサービスや製品が重要なのか、顧客は誰なのか、そして顧客にとっての価値はどこにあるのかを読み手に伝えてください。

財務指標:
要約には、読み手にとって重要な財務データ、あるいは調査を裏づけるデータをまとめることができます。資金調達を確保することが目的であれば、必要な具体的な金額を示してください。要約で強調する財務データや数値については、必ずその文脈も示すようにしてください。今後 3 年間の財務の推移を示し、重要な指標に言及してください。

市場分析:
事業計画書のエグゼクティブサマリーでは、なぜその市場が魅力的なのか、そしてその業界がどのような重要な特性を備えているのかを示すことができます。次のような問いを検討してみてください。この市場には 5 年計画がありますか。どのように顧客基盤を拡大し、市場シェアを高めるつもりですか。顧客に関するあなたの調査から、読み手が知っておくべき特筆すべき点は何ですか。

競合分析:
このセクションでは、次の問いに答えるべきです。

• 提案する解決策や製品の競争優位性は何で、この市場で誰または何と競合していますか。
• 現在および将来において、どのような機会がありますか。
• あなたの市場、製品、サービスには、どのようなリスクがありますか。
• 主要な競合に関して、関連する経験はありますか。
• 将来に向けてどのような成長計画があり、どのような障壁に取り組むとお考えですか。

結論:
調査結果、論じた問題と解決策、あるいはプロジェクトと提案する作業をまとめてください。読み手が下すべき判断がある場合は、それを示してください。結果を明確に示しつつ、全体の内容への関心をかき立ててください。

要約の際に注意すべき点

• 簡潔にまとめましょう。
  要約は時間の節約になるべきものです。したがって、テキストは短く保ち、最大 2 ページの長さにとどめるようにしてください。2 ページを超えない範囲で、読み手の関心を引くよう努めてください。

• 専門用語の羅列を避けましょう
  専門外の人にも理解できるように要約を書いてください。読者が必ずしもその分野の専門家とは限らないため、特殊な専門用語は役に立ちません。また、冗長で不正確な表現も避けるよう注意してください。

• 現実的な評価を示しましょう
  要約を書く際は、現実的な姿勢を保ってください。「無限の可能性」や「莫大な利益の増加」といった表現は、プロフェッショナルさに欠けた印象を与えます。エグゼクティブサマリーは前向きな展望で締めくくってください。

• 全体文書のなかでの位置
  エグゼクティブサマリーは、業務文書（事業計画書、プロジェクト申請書、報告書）、長い論文や文書を作成した後に書かれますが、完成した全体文書のなかでは冒頭に置かれます。

要約はどのように締めくくりますか

要約は文書の冒頭に置かれますが、残りの内容から独立して、それ自体で価値を持ちうるという結論に至ります。結論は、調査結果をまとめ、推奨事項を示し、問題への解決策を提案するために活用してください。読み手に下してほしい判断がある場合は、このセクションで行動の呼びかけを求めてください。研究報告書を要約する場合は、結果と、その作業を完了させるために用いた研究手法をまとめてください。結果や推奨事項は示しつつ、読者が読み進めたくなるよう、十分な余地を残してください。要約は、報告書や提案書で語るストーリーのテーマや中心的なメッセージを定める、力強い一文や橋渡しの表現で締めくくってください。

テンプレートを活用して、エグゼクティブサマリーに重要な項目をすべて盛り込みましょう

どのプログラムをお使いでも、テンプレートはどこでも作成し、再利用できます。テンプレートは、要約で重要な情報を見落とさないようサポートします。

エグゼクティブサマリーの無料テンプレート

エグゼクティブサマリーを、たまにはマインドマップとして作成してみてはいかがでしょうか。このような珍しい形式は、対象読者の注意を引きます。私たちのテンプレートを使えば、文書の重要なポイントを 1 ページのマインドマップにまとめられます。

もちろん、Microsoft の Office プログラムでも、説得力のあるエグゼクティブサマリーを作成できます。短いセクションと箇条書きが文書を簡潔に保ち、本文の最も重要な情報を読み手に届けます。ここでも、挿入した図やグラフが読み手の注意を引きます。

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