引き出しにしまい込まれて終わるのではなく、本当に役立つ議事録を作成しましょう。
遅かれ早かれ、誰もが一度は経験することがあります。それも、あまり気乗りしないまま、会議での議事録作成です。事前に決まっていない場合は、遅くとも各会議の冒頭で、出席者の中から記録担当者が選ばれます。手段はさまざまです。ペンと紙を好む人もいれば、ノートパソコンやタブレットで文書作成ソフトを使う人もおり、会議をそのまま録音する人もいます。
議事録の目的とは
議事録（MOM）または会議録は、打ち合わせの内容を記録するものです。すべての分刻みの出来事や一言一句を細かく書き留めることが目的ではありません。重要なのは、中心となる要点を見極め、簡潔かつ明確に表現することです。
- 何が話し合われ、決定されたか
- 次に何をすべきか
- 誰がどの作業をいつまでに行う必要があるか
それでも、多くの人は議事録作成を不要な手間と考え、意味を見いだせずにいます。とりわけ、議事録は読まれず、ほこりをかぶったフォルダやメール受信箱の奥深くに消えていく、という印象が生じがちだからです。しかし、適切に作成された議事録は非常に役立ち、明確で効率的なプロジェクトコミュニケーションを支えます。
-
議事録は、話し合われた内容を要約します。
数時間に及ぶ打ち合わせでは、語られたすべてを覚えていられる人はほとんどいません。しかし議事録があれば、後からすべてを読み返すことができます。 -
議事録は、欠席した参加者に情報を伝えます。
決定や議論の影響を受ける人全員が常に出席できるとは限りません。すべての情報を口頭で伝えようとすると、いわゆる「伝言ゲーム」の要領で誤解が生じる恐れがあります。議事録を用いれば、それがより簡単になるだけでなく、より迅速かつ網羅的になります。 -
議事録は、明確さをもたらします。
後になって、誰がどの責任を負うのか、あるいはなぜ特定の決定が下されたのかについて食い違いが生じても、すぐに解消できます。議事録を一目見れば十分です。 -
議事録は、追跡すべき措置と期限を記録します。
誰がどの作業をいつまでに行う必要があるかは、議事録から読み取れます。これにより、合意された措置や締め切りの全体像を全員が把握できます。
議事録にはどのような種類があるか
議事録には数多くの種類があります。それらは主に、どの事柄をどの程度詳しく記録するかという点で異なります。代表的な形式は、結果議事録（要約議事録）、経過議事録、逐語議事録であり、まれに記憶議事録もあります。
-
結果議事録は、会議の内容について簡潔な情報のみを含み、実際の成果に焦点を当てます。どのような議決や決定が下されたか。どの作業が誰に割り当てられたか。
-
経過議事録では、最も重要な抜粋が再現されますが、逐語的ではなく要旨として記されます。さまざまな議論、それに伴う論拠と反論を含み、話し合いの流れと意思決定の過程を示します。
-
逐語議事録は、最も詳細で網羅的な議事録です。参加者の発言に加え、会議中のその他のあらゆる出来事も記録されます。細部を取りこぼさないために、会議を録音しておくことをおすすめします。
-
記憶議事録は、たいてい緊急の代替手段として作成されます。たとえば記録担当が決められていなかったなどの理由で、後から「記憶を頼りに」作成されます。
プロジェクトの現場では、結果議事録または経過議事録が最も多く用いられます。どちらにも共通するのは、重要な情報と重要でない情報を切り分け、後者をふるい落とすという点です。
議事録には何を含めるべきか
上記で述べた会議の内容に加えて、すべての議事録には会議に関する基本情報が必要です。
- まず、日付、場所、参加者の氏名、記録担当者（つまりご自身）の氏名、そして打ち合わせのテーマ（題目／目的）から始めます。
- 続いて、取り上げられ議論された個々の項目を、それに関連する記載、すなわち作業の割り当て、決定事項、さらには反論や未解決の質問とともに記します。議題（アジェンダ）がある場合は、それに沿って進めると役立ちます。
- 次のステップを書き留めます。たとえば、進捗確認のための次回会議がいつ開かれるか、あるいはどの成果がいつまでに出そろうべきかなどです。
議事録は現在形で書きましょう。そうすることで、読み手に「その場に居合わせている」感覚が伝わります。
すべてを見やすく整理するために、当社の Word テンプレート をご活用ください。
Merlin Project で議事録を, すべてを一か所に
すでにプロジェクトの管理に Merlin Project をお使いでしょうか。それなら、プロジェクト会議の議事録を、添付項目としてプロジェクト計画に直接付けてみてはいかがでしょう。あるいは、話し合われた内容を、プロジェクト計画の該当する項目の添付項目に情報として直接書き留めることもできます。予定されている作業や合意された作業は、チェックリストとして加えましょう。
あるいは、発想を変えてみましょう。プロジェクト会議を独立したアクティビティ、あるいはマイルストーンとして作成し、参加者をリソースとして割り当てます。その後、話し合われた内容を Merlin Project の添付項目として記録します。
また、議事録の作成に マインドマップ を使うこともできます。
当社のサンプルプロジェクトは こちら からダウンロードいただけます。Merlin Project ではいつもどおり、構成をご自身のニーズに合わせて簡単に調整できます。
完璧な議事録のためのヒント
議事録作成という役割は、多くの人にとって好まれません。余分な作業と高い集中力を要するからです。ただ後ろにもたれて議論への関与を最小限にとどめる、というわけにはいかなくなります。代わりに、議論を注意深く追い、最も重要な気づきを記録し、決定事項を書き留める必要があります。
完璧で、それゆえ役立つ議事録を書くのに役立つヒントをいくつか紹介します。
1. 質問をする
議事録を書く人は、今何が話されているのかを常に把握しておくべきです。とはいえ、書くことにも追われているため、情報を聞き逃すこともあります。確認して必要な情報をすべて集めれば、それは問題ではありません。あるテーマを正しく理解できたか自信がないときも同様です。後で誤った内容を記録して混乱を招くより、その場で確認するほうが常に得策です。
2. キーワードと略語を使う
会話のテンポについていくには、キーワードや略語を活用すると効果的です。これにより、記録にかかる時間を減らせます。ただし略語については、後で意味が分かることを確かめておくべきです。速さが分かりやすさを犠牲にしてはなりません。
3. ページに十分な余白を残す
議事録作成において、「もう一度、先ほどのテーマに戻りましょう」という一言ほど厄介なものはありません。すでにメモが次のテーマに進んでいると、新しい情報をどこか間に押し込まなければならなくなります。そのための余地をあらかじめ見込み、必要に応じて項目を追加できるよう、常に少し余白を残しておきましょう。
4. やり過ぎない
本当に重要な決定や作業の割り当てを記録することが目的です。そこに焦点を当てるべきです。あらゆる細部を逐語的に書き留める必要はありません。常に自問しましょう。この会議の目的は何で、それが議事録に明確に表れているか。結局のところ、議事録は要約であって、逐語的な再現ではありません。
5. 客観的かつ事務的に書く
記録担当として、自分が賛同していない議決を書き留めなければならないこともあります。それでも、客観性が最優先の務めです。感情も、自分のものであれ他人のものであれ、議事録には入れません。問題は何が言われたかだけであり、誰かが腹を立てていたか、悲しんでいたか、喜んでいたかは関係ありません。
6. その場で簡単なフィードバックを得る
打ち合わせの終わりに、結果を簡単に読み上げて内容が正しいか確認すると役立つことがあります。誤りがあれば、その場で訂正できます。さらに、話し合った内容を全員が改めて思い出すきっかけにもなります。
7. 後処理を先延ばしにしない
会議の後は、メモを完全な文章にまとめる必要があります。確かに追加の作業ですが、それでも会議の直後に済ませるべきです。後回しにしても結局は手間が増え、しかもいくつかの点をすでに忘れてしまうリスクが伴います。
役立つリンク
議事録作成に関するさらなるサポートと情報は、こちらでご覧いただけます。
- San José State University の Department of Communication Studies は、Lesson Plan: How to Write Agendas and Meeting Minutes を公開しています。17 ページの PowerPoint プレゼンテーションも含まれています。
- YouTube にも、このテーマに関するさまざまな動画があります。「Writing Meeting Minutes」
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
