リーダーシップと有効性に関する Peter Drucker の知見は、60 年前と変わらず今なお有効です。『The Effective Executive』から、プロジェクトマネージャーとして日々の業務にそのまま取り入れられる 8 つの原則を取り上げました。時間のブロック化から構造化された会議、そして断る技術まで、幅広く扱います。
学生だった頃、私たちはマネジメントのあらゆるテーマについて、数多くの著名人の名前を浴びせかけられました。Mintzberg、Taylor、Welch などの中でも、私が最も共感できたのはいつも Peter Drucker でした。私は彼の著書をむさぼるように読み、学生の予算を圧迫しないように、二巻組のマネジメントの大著まで中古で買い求めたほどです。
その教訓はまったく色あせることがなく、あらゆる分野に応用できます。そこで本日は、プロジェクトマネージャーとして Peter Drucker の知見を日々の業務に活かすための、私なりの 8 つの教訓をご紹介します。
1. 有効性の追求
Drucker は、単に効率的であるだけでなく、有効であることの重要性を強調しました。効率が「物事を正しく行う」ことであるのに対し、有効性は「正しい物事を行う」ことです。プロジェクトマネージャーは、プロセスの最適化だけに注力するのではなく、チームが正しい方向に動いているかを確認すべきです。
2. 時間管理がすべての基本
Drucker は時間管理の力を信じていました。プロジェクトマネージャーは、自分の一週間の時間を見直し、集中して取り組むための一定の時間枠を確保することで、生産性を高められます。これは、週の初めにカレンダーを確認し、戦略的思考、チームミーティング、自己研鑽のための時間を定めるといった、ごく簡単なことで構いません。時間のブロック化 は、高い生産性を実現するうえで欠かせない要素です。
3. 継続的なプロセスとしてのフィードバック
定期的なフィードバックによって、関係者全員が自らの成果を把握し、意識できるようになります。チームメンバーや関係者からの積極的なフィードバックを通じて、プロジェクトマネージャーはギャップを見つけ、成功を称え、継続的な改善の文化を育むことができます。
4. 構造化されたコミュニケーション
Drucker は、会議の参加人数をいたずらに膨らませてはならないと考えていました。彼は、プロジェクトに関わる人全員を招待しつつも、招待状のなかで目的とねらいを明確に伝えることを勧めています。さらに、その情報が自分にとって不可欠な場合、あるいは議論に貢献したい場合にのみ出席すればよい、と直接伝えるべきだとしています。それ以外の人には、情報を逃すことへの不安を避けるため、後ほど要約を関係者全員に配布します。
5. ときには「ノー」と言う技術
要求は無限で、リソースは限られているという世界では、余分な会議や業務を断る力が決定的に重要になります。これによってプロジェクトリーダーは本当に重要なことに集中でき、チームのエネルギーが最も重要な活動に注がれるようにできます。
6. 自らの付加価値を明確にする
自分はこの組織にどのような貢献ができるのか。Drucker は、自らの付加価値を定義するという考え方を提唱しました。期待される成果について関係者と率直に話し合うことで、プロジェクトマネージャーは明確な成果指標を作り出せます。これにより責任の所在が明らかになり、チームの取り組みの道筋が示されます。
7. 評価と適応
絶えず変化し続けるプロジェクト管理の世界では、過去にうまくいったことのすべてが、将来もうまくいくとは限りません。定期的に行われる会議、フレームワーク、手法を定期的に見直しましょう。もはや有効でなくなったものがあれば、それは変更の時です。
8. 集中する技術
通知と気の散る要素が絶え間なく押し寄せる時代において、集中と注意深さを重んじる Drucker の姿勢はひときわ際立っています。一つひとつのやり取りと業務にしっかり向き合うことで、プロジェクトマネージャーはより良い意思決定を行い、チームとより深いつながりを築けます。常にその瞬間に身を置き、すでに次の予定のことを考えているような状態に陥らないようにしましょう。
これらの原則を身につけて実践すれば、チームをより効果的に率い、組織とステークホルダーに格別の価値を届けられます。さらに適切な プロジェクト管理ソフトウェア も必要であれば、どこで私たちを見つけられるかは、もうお分かりのことと思います。
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