この章では、プロジェクト管理のもう 1 つの戦略的な側面、すなわちプロジェクトレポート作成の技術を取り上げます。続く各節では、Merlin Project における フィルタリング と グループ化 の操作をご案内します。これにより、他者と共有したいデータだけを表示できるようになります。データの整理を習得したうえで、プロジェクトの細かな要件に合わせて作り込んだレポートによって、その情報を活き活きと伝える方法をご紹介します。最終章では、これらのレポートをスムーズに書き出し、ご自身の知見を広く効果的に共有できるようにするための手立てをお伝えします。
レポート作成は、対象とする読み手に応じてリズムを変える、入り組んだ踊りのようなものです。さまざまな読み手のニーズを見極めることはプロジェクト管理に欠かせません。各グループはそれぞれ固有の情報を、特定の形で必要とするからです。たとえばチームメンバーには詳細なタスクリストが必要かもしれませんが、経営層のステークホルダーは最上位レベルの概観を好むかもしれません。ここで「ステークホルダー・マトリクス」が貴重なツールとなります。これにより ステークホルダー を影響力と関心によって分類し、各レポートが的確に対象へ合わせて作られるようにできます。
現実のプロジェクトレポート
プロジェクトレポートが現実にどのように進むかを示す例として、オープンハウスのイベントを開催する架空の企業 VitaLeaf Botanicals Inc. を取り上げてみましょう。
私たちは、投資家、サプライヤー、従業員、見込み客といったさまざまなグループを見極めます。各グループの期待と影響力が、プロジェクトの進み方とレポートの指標を形づくります。たとえば投資家は予算と ROI に関心を持ち、従業員は運用面に、顧客はイベントの体験に関心を持つかもしれません。VitaLeaf のオープンハウスに関するレポートは、こうした細かな違いを反映し、マトリクス上の各グループの位置に応じて、関連性が高く実行に移せる情報を各グループに届ける必要があります。この丁寧な分類と個別化されたレポート作成のプロセスを経て初めて、プロジェクトコントロールはその真価を示します。プロジェクトを目標に沿わせ、ステークホルダーの関与を保ち、マネジメントチームが情報を得てプロジェクトを成功へ導く準備を整えられるようにするのです。
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必要に応じて、当社のパートナーをご紹介します。各テーマに対応した専門的なトレーニングを提供し、プロジェクト全体での Merlin の導入を支援します。
