昨天又是那样的一天……我的收件箱里有 250 封电子邮件。是的，就在一天之内！当然，其中 75% 是垃圾邮件。即便使用了 Mail.app 中本来运行良好的垃圾邮件过滤器，仍然时不时会有邮件被分到错误的文件夹里。这引发了一场有趣的讨论：对项目经理而言，电子邮件是否仍然重要，还是说 Slack 等工具已经完全接管了这些任务？不过，请先让我把电子邮件这个话题稍微梳理一下。
电子邮件这个词到底怎么写？
这是我最喜欢的讨论之一 ;-) 当我快速浏览我们的网站时，至少能找到两种写法：eMail 和 E-Mail。但哪种才正确？一如既往，《杜登词典》对德语区有明确的意见：E-Mail。在国际上，情况就更复杂了，eMail 和 e-mail 的使用大致旗鼓相当。
写好一封电子邮件的规则
下面这份清单旨在为项目经理，乃至所有其他职场人士提供一条准则：
- 发给正确的人！ 尽量避免群发邮件，并慎重选择收件人以及抄送对象。
- 正确使用主题行！ 合适的主题不仅有助于第一次阅读，或帮助判断是否不必阅读。日后，甚至在数年之后，主题行还能帮助您重新找到一封邮件。
- 您的发件人地址正确吗？ 我时常收到来自我其实认识的人的邮件，但他们使用了另一个发件地址。这类邮件很容易就被分到垃圾邮件文件夹里。
- 每封邮件只谈一个主题！ 我注意到，许多人的注意力跨度遗憾地有限。因此，多年来我已经养成习惯：在一封电子邮件中只讨论一个主题。在最理想的情况下，我会在邮件末尾用附言（PS）来引出另一个主题。这种做法大多很奏效。
- 言简意赅！ 以前在打电话时，有人就是用这句话提醒我，每一分钟都要花钱（那真是另一个年代了！）。今天，电子邮件的长度虽然不必付费，但阅读毕竟也要花时间。对于详细的背景信息，我会使用指向互联网或内网（即内部页面）的链接。
我多久读取和回复一次电子邮件
在我每天的例行安排中，电子邮件有三个固定的时段：
- 早上一天开始时
- 午休之后
- 晚上下班前
在其余时间里，我的 Mail.app 是关闭的，这样我就真的不会被持续不断的通知打扰。
回复邮件同样有规律：
- 如果一封邮件我能简短回复，就会立刻处理。
- 如果一封邮件的回复需要超过 2 至 3 天，发件人会收到相应的告知。
- 如果某封邮件让我恼火，我喜欢立刻写好一封回复，但并不发送。我会在第二天再读一遍这份回复。通常，最终发出的会是一份明显缓和许多的版本。
请始终牢记：今天，一封电子邮件可以作为法庭证据被采用。
Merlin Project 中的电子邮件
当然，我们在 Merlin Project 中也为电子邮件提供了完善的支持。我们的策略是：我们的软件绝不应成为撰写或管理电子邮件的程序。因此，经典的拖放操作就派上了用场，您可以把邮件拖到项目、某个活动或某个资源上。这样您就获得了两个重要优势：
- 原始电子邮件仍保留在目标程序中，在 Mac 上通常是 Mail.app，或者 Spark、Microsoft Outlook、Postbox，这份清单几乎可以无限延伸。
- 在 Merlin Project 中，会在与该活动对应的附件里创建一份副本。这样您就能快速找到所需的往来沟通。
邮件保存到 Merlin Project 后，可用空格键调出预览。只需单击鼠标，即可在您的邮件程序中将其打开。
讨论之后的结论
结果就是那句著名的话：「这要看情况」;-) 我们内部的讨论几乎全部通过 Slack 进行。其优势在于，您可以与团队中的个别成员或多位成员讨论，而不会总是立刻陷入电子邮件之中。
但在与外部世界的沟通中，情况恰恰相反。即便某位业务伙伴通过 Slack 之类的工具与我相连，双方仍然更偏爱电子邮件。
由此可见，电子邮件至今依然是使用最广泛的互联网媒介，它自 1971 年起就已存在，远早于万维网。谢谢您，Ray Tomlinson！
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