在线会议礼仪

视频会议早已成为日常工作的一部分，但其规则却出人意料地常常含糊不清。一次糟糕的连接、一个杂乱的桌面，或一部响起铃声的手机，都足以毁掉一场会议。这份在线会议的简明礼仪指南汇集了在日常工作中真正能带来差别的建议。

正值许多人因 COVID-19 新冠病毒而转为居家办公之际，通过网络进行的虚拟会议已成为日常工作的一部分。毕竟即便在这样的时期，与同事的交流和与客户的联系依然重要。

而在此之前，这种会议形式就已被视为灵活、高效，并且因省去出差而更加环保。不过，要让这类在线会议真正带来生产力的提升，仍需注意一些基本规则。

对于经验丰富的网络会议参与者来说，以下部分建议或许显得理所当然，但经验表明，即便是看似不言自明的事情，也常常被遗忘。

检查技术设备

在开始或参加一场网络会议之前，应确保自己确实熟悉相关技术。作为在线会议的主持人或主讲人，若不断手忙脚乱、在桌面上随意打开各种窗口，没有比这更尴尬的了。同样令人困扰的是，因为不熟悉技术而迟到进入会议。

但也请检查您自己的设备。您是否真的能进入在线会议室？网络连接是否足够稳定？软件以及可能用到的摄像头是否运行正常？

准备工作

正如传统会议会提前整理好资料一样，网络会议的参与者也应提前将图片、图表、视频或文本等材料存放好，以便随时调用。

排除干扰因素

这一点与面对面会议同样重要。请避免被打断或受到其他干扰因素影响。请告知他人您正在参加电话会议，以免受到打扰。

会议前请将手机调至静音。响起的手机铃声在视频会议中是真正的「会议杀手」，其干扰程度与「线下」会议中如出一辙。

演示设计的基本原则

无论您使用 Powerpoint 还是 Keynote，在网络会议中，演示的基本原则尤为重要：

• 每张幻灯片尽量少放文字。
• 使用清晰的字体。
• 清楚地呈现各层级结构的划分。
• 为幻灯片编号。
• 使用安静的背景。
• 不使用复杂的动画。
• 鼠标指针保持静止。在幻灯片上来回移动会分散注意力。

准时

其实这是理所当然的：与所有商务工作一样，最重要的准则就是准时。不准时不仅在德国被视为严重的失礼，因为这等于偷走了别人无法再归还的东西：时间。如果迟到无法避免，应及时通知商务伙伴，这样他们至少还能有效利用等待的时间。

印象很重要，即便在虚拟环境中

电话会议中，注意声音

没有摄像头时，也就是您看不见对话者时，便没有肢体语言和面部表情。因此参与者应仔细斟酌措辞，以免被误解。清晰而分明的发音有助于理解。微笑会有帮助，即便在电话中也能听得出来。

视频会议中，注意着装与手势

当您能看见商务伙伴时，应选择工作中惯常的商务着装，至少在摄像头能拍到的身体部位是如此。说话时避免使用可能被其他文化误解的手势。此外，摄像头的角度应调整为让您直视镜头，这样其他参与者也会感到被亲自关注。选择合适的背景并确保光线适宜，同样是明智之举。

主持是必需的

介绍参与者

如果并非所有人都认识会议中的所有参与者，主持人应在网络会议开始时做一个简短的介绍。这能营造认知感，毕竟大家并非面对面互动。在内置的参与者列表中，所有姓名都清晰可见，这样也能亲自称呼某位参与者。

防止偏离主题

为避免网络会议偏离主题，主持人是必不可少的。主持人应设定清晰的议程，并不断将参与者引回核心议题。通过定期询问意见或建议，主持人能让参与者保持专注，并确保他们积极跟进会议。

制止冗长独白

当某位参与者想要进行没完没了的独白时，主持人就需要果断介入。

谁在发言？

在没有视频传输的在线会议中，每次发言时都应立即说出自己的名字。毕竟许多参与者难以仅凭声音辨认出说话者。

让他人把话说完

请让其他参与者把话说完。让人说完话在德国被视为最重要的礼仪规则之一。不过，可以用插入式提问来打断没完没了的独白。最礼貌的打断方式，是就该话题提出一个封闭式问题。重要的问题也可以同时通过内置的聊天面板讨论。如果没有时间进行提问和回答，还可以在会议结束后以书面形式回答未解决的问题。

不要同时处理多项任务

请避免在视频会议进行时同时处理其他事情，即便您当下并未积极参与。当您只是顺便看一眼 Facebook、快速写完那封邮件，或仅仅显得无聊时，您的同事都会察觉，而这会造成很大的干扰。顺便一提：参与者在视频会议中进食也会分散他人注意力，并降低会议质量。所以还是把点心留到会议结束后再从包里拿出来吧。

共享桌面前先整理

在在线会议中与其他参与者共享桌面的人，应确保虚拟桌面同样干净整洁。杂乱、混乱的桌面不应出现在专业的会议中。

入乡随俗

视频会议有助于更快做出决策，并在同事和伙伴之间建立信任。但在跨国视频会议中，参与者应了解并尊重不同文化的特点。人们也很容易忘记，伙伴可能身处其他时区工作。

保持安静

安静的环境

对于一场虚拟会议的成功而言，安静的环境很重要。没有什么比背景中那些参与者无法辨认来源的杂音更令人困扰。

避免噪音

咖啡或其他饮品等饮料应谨慎地摆放在会议桌上。距离麦克风太近时，咖啡杯或玻璃杯的碰撞声、叮当声会持续造成干扰。

善用麦克风静音

每一次喘息和清嗓都会被大声传出去，不仅仅是嘴边带麦克风的耳机如此。电话同样会传出这类噪音。因此在他人演示或发言时，请按下电话上的静音键。

言简意赅

适用于传统会议的原则，在虚拟空间中同样应当遵守：一场会议不应超过 90 分钟。此后，参与者的注意力会急剧下降。

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