Time Blocking（时间块管理法）：方法、每日计划示例与优缺点

什么是 Time Blocking？

Time Blocking 就是用时间块来规划工作日：您不再对着一份开放式的待办清单工作，而是在日历中确定什么时间做什么事。每个时间块只有一个用途，例如专注工作、会议或集中处理邮件。

这种方法把通常分开使用的两种工具结合在一起：任务清单和日历。任务只有放进时间块，才有了时间和时长，您也能立刻看出当天是否装得下它。

卡尔·纽波特这样描述他的做法：把一张纸分成两栏，每小时占两行，在时间块中写上具体任务。第二栏留空，用于当天进展与计划不符时进行调整（Cal Newport: Deep Habits, 2013）。Time Blocking 也是我们在时间管理概览中介绍的方法之一。

Time Blocking 的每日计划是什么样的？

Time Blocking 的每日计划把工作日无缝划分成带有开始时间、用途和时长的时间块，其中也包括休息和缓冲。下面的示例是一位项目经理的周二，她为一家建筑设计事务所负责一栋公寓楼的新建工程。

这份计划的关键：

• 完整的专注块： 两个 120 分钟的时间块安排在没有会议打扰的时段。第一个在例会之前开始，这样更新后的进度计划可以直接带到会上。
• 集中沟通： 邮件和回电放在两个固定时间块里，共 90 分钟。其余时间不打开收件箱。
• 在容易超时的时间块之后安排缓冲： 第一个专注块和现场巡查之后各留 15 分钟。
• 首尾都做计划： 最后 30 分钟用来准备第二天，正如纽波特所描述的那样。

如何制定 Time Blocking 计划？

制定 Time Blocking 计划时，先填入固定日程，再把影响最大的任务放进专注块，最后把零碎任务集中起来。前一天晚上做计划，一旦情况变化就及时调整。

1. 填入固定日程： 会议、工地访问和截止日期先进入日历。
2. 选出最重要的任务： 今天哪一两项任务最能推动项目？艾森豪威尔矩阵和帕累托法则可以帮您做出选择。
3. 预留专注块： 在一天中最安静的时段安排较长的完整时间块，示例中是两个 120 分钟的时间块。
4. 集中处理零碎任务： 邮件、电话和行政事务都有各自的时间块。
5. 安排缓冲和休息： 在时长难以估计的时间块之后留出缓冲。
6. 晚上重新规划： 把未完成的任务挪走，并制定第二天的计划。

Time Blocking 有哪些变体？

Time Blocking 最常见的三种变体是任务批处理（Task Batching）、主题日（Day Theming）和时间盒（Timeboxing）。它们的区别在于一个时间块集中的是什么：相似的任务、按主题划分的一整天，或某一项任务的固定时限。

Time Blocking 和 Timeboxing 有什么区别？

Time Blocking 确定您什么时候做一件事。Timeboxing（时间盒）确定一项任务最多可以用多长时间：时间一到就停止工作并评估结果。两种方法可以结合使用。

在项目管理中，时间盒来自 Scrum。Scrum 指南 2020 把冲刺定义为长度固定、不超过一个月的事件，每日站会为 15 分钟。我们的术语表对冲刺有更详细的介绍。

Time Blocking 有效吗？

只要您的时间估算保持现实，并在出现干扰时调整计划，Time Blocking 就是有效的。我们没有找到专门针对 Time Blocking 的对照研究，但有两项证据充分的研究结果支持它的机制。

• 具体的计划有效： 彼得·戈尔维策（Peter Gollwitzer）和帕斯卡尔·希兰（Paschal Sheeran）对 94 项独立检验进行的元分析表明，确定了“何时、何地”的“如果……就……”计划对目标达成有中等到较大的效果（d = 0.65）（Gollwitzer and Sheeran, 2006）。时间块正是这样的计划。
• 估算往往过于乐观： 在罗杰·比勒（Roger Buehler）等人的研究中，37 名学生估计 33.9 天能完成毕业论文，实际却用了 55.5 天，只有 29.7% 的人在估计时间内完成（Buehler, Griffin and Ross, 1994）。因此，每份时间块计划都需要缓冲。

纽波特本人估计，采用 Time Blocking 的每周 40 小时工作，产出相当于没有结构的每周 60 小时。他没有为这个数字提供数据，这只是他的个人经验。

Time Blocking 有哪些优缺点？

Time Blocking 为专注工作保留时间，并让您看清当天是否装得下计划的任务。代价是需要投入规划时间，应对突发事务的余地也会变小。

应对缺点的建议： 留出缓冲时间，示例中每天 30 分钟；如果时间块经常超时，就增加缓冲。把专注块告知团队，例如在共享日历中设为日程。如果您更喜欢用卡片而不是时间点来管理任务，个人看板也是一个选择。

Merlin Project 如何支持 Time Blocking？

Merlin Project 只在您为资源设定的工作时间内安排项目工作。把某人的专注块作为工作区间填入其资源日历后，项目计划就会准确地按照 Time Blocking 为项目工作预留的小时数进行计算。

设置方法：

1. 选择资源： 在资源视图中选择项目经理，然后在检测器中打开 日历 标签页。
2. 设置工作区间： 在 资源的补充 下的 常规周 部分，为每个工作日设置 工作区间，示例中为 8:00 至 10:00 和 14:00 至 16:00。Merlin 会显示总时长，这里是 4 小时。
3. 检查利用率： 为项目经理分派活动。如果工作量超过她的专注时间，资源视图的 状态 列会将她标为 过度使用。

时间块本身仍在您的日历中管理。Merlin 确保项目计划中的结束日期基于专注块实际提供的小时数。术语表解释了资源日历的作用。

把专注块设为工作区间

在资源检测器的日历标签页中，您可以在小时条上为每个工作日拖动设置工作区间。休假或培训日等例外情况填写在例外部分。课程 设置资源 逐步演示了操作，文章 全职与兼职资源 介绍了兼职模式。

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