Ocurre con regularidad cuando visito a socios comerciales: en algún momento aparece alguien y me presenta, no sin cierto orgullo, una hoja de cálculo en la que se ha planificado un proyecto completo. "Otra vez no", pienso, e intento recordar los argumentos de la última discusión de este tipo.
Para dejarlo claro: no soy enemigo de Excel. ¡Todo lo contrario! MS Excel es la única razón por la que sigo teniendo Microsoft Office instalado en mi Mac.
En la entrada del blog de hoy quiero abordar las diferencias más importantes entre MS Excel y una aplicación de gestión de proyectos real. Llamémosla simplemente Merlin Project 😉 Pero aunque aquí mencione una y otra vez Microsoft Excel, ese nombre representa a todas las demás hojas de cálculo. Ya sea Apple Numbers, Google Sheets o incluso representantes clásicos como Lotus 1-2-3 o Improv.
Problema 1: El diagrama de Gantt
En el mejor de los casos, se trata simplemente de representar la planificación temporal en cuadrículas de colores; un programa de dibujo de Gantt en Excel. Pero ¿qué es un diagrama de Gantt? El epónimo es Henry Gantt, a quien se atribuye la invención de esta representación.
En Microsoft Excel, primero crea una fórmula y debe prestar atención a las referencias correctas de columnas y filas. Un símbolo de dólar incorrecto ya desorganiza toda la hoja de cálculo. Después la formatea y espera que nadie cambie ni elimine las columnas de la sección gráfica de su tabla, porque en ese caso dejan de aparecer las barras. Hasta aquí, habrá invertido entre 20 y 30 minutos en su hoja de Excel.
Si ahora modifica la planificación temporal, deberá revisar cada celda de fecha de nuevo o al menos verificarla. Y si desea ordenar filas individuales en su planificación, entra en un nivel de complejidad en Microsoft Excel que resulta prácticamente imposible de controlar. Quizás le convenza este ejercicio mental: cada tarea puede depender de otra que debe ejecutarse antes, después o simultáneamente... o no. Programe eso en Excel. Y ahora estamos hablando de días y semanas de trabajo.
En Merlin Project el esfuerzo es mínimo. Simplemente introduce una nueva tarea (llamada "actividad" en nuestro caso) y la barra aparece de inmediato. ¿Necesita más tiempo? Arrastre el borde derecho de la barra. ¿Quiere establecer una secuencia? Enlace sus actividades con el ratón (o el teclado). En pocas palabras: en tan solo unos minutos habrá introducido la planificación en Merlin Project. Y a la hora de diseñar el diagrama de Gantt, dispone de una gran libertad.
Problema 2: Distintas vistas de un proyecto
Supongamos que su hoja de cálculo de Excel está lista y bien cumplimentada. Entonces su jefe o cliente se acerca y quiere ver una columna adicional. Seguramente habrá diseñado su hoja de trabajo para que una impresión encaje perfectamente en el papel (lo cual ya de por sí supone todo un reto). ¿Elimina entonces otra columna? ¿O copia la hoja y crea una nueva? Hay muchas posibilidades, pero todas conllevan un esfuerzo considerable.
En Merlin Project utiliza las configuraciones de vistas (véase la imagen). Puede usar las que ya vienen incluidas o crear una nueva vista con uno o dos clics del ratón. Tenga en cuenta que cualquier cambio se guarda de inmediato en la configuración activa. Yo siempre selecciono una de las configuraciones existentes, hago clic en el botón de más, asigno un nombre a la nueva configuración de vista y la activo. Listo. A partir de ahí trabajo como de costumbre con mi configuración personal.
Problema 3: Sincronización con el calendario
Llega el momento en que su proyecto está planificado y debe ejecutarse. ¿Cómo lo hace? ¿Tiene la impresión de su proyecto junto al ordenador y compara manualmente las fechas con su calendario? ¿O transfiere incluso las fechas del proyecto al calendario? Sea como sea, tendrá que asumir interrupciones del flujo de trabajo o esfuerzo adicional. Y si algo no les sobra a los gestores de proyectos, es precisamente el tiempo.
En Merlin Project utilizo la función "Publicar contenidos" y sincronizo mi proyecto con el calendario del Mac o con un calendario CalDAV conectado. Clic, clic, listo.
Problema número...
En fin, dejémoslo aquí. Incluso si se utilizan alguna de las numerosas plantillas para el diagrama de Gantt en Excel y se acepta vivir con las limitaciones de la edición de celdas en una hoja de cálculo, eso no tiene nada que ver con la gestión de proyectos. Porque la GP es mucho más. En los tres primeros problemas simplemente me he dejado llevar, con mayor o menor estructura. Pero cuando miro las verdaderas disciplinas de un proyecto, hay que reconocer que una herramienta adecuada para ciertas tareas no funciona automáticamente igual de bien para otras.
Pero MS Office "ya está instalado"
Ahora llegamos a un punto importante: los costes. Sí, es muy probable que Microsoft Word, PowerPoint y, por tanto, también Excel estén instalados en su Apple Macintosh. Y en el mejor de los casos, incluso ha pagado por ello. ¿Por qué habría que comprar entonces un segundo software para los proyectos? Como gestor empresarial, me gusta hacer un cálculo de inversión para tomar decisiones. Pero en este caso es tan evidente que puedo hacerlo mentalmente: si pierde solo 2 horas al mes por el esfuerzo adicional con Excel, la suscripción a Merlin Project ya se habrá amortizado. Y si los 149 € al año le parecen demasiado, puede alquilar la versión pequeña Merlin Project Express por aproximadamente 40 € al año a través del Mac App Store o Setapp y dar sus primeros pasos con un software de gestión de proyectos. Las diferencias entre ambas versiones de Merlin Project están listadas aquí. Lo único que importa es que utilice la herramienta adecuada para sus tareas.
Sin ánimo de ofender...
Frank Blome
CEO, no el "Chief Excel Officer" 😉
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