取引先を訪問すると、たびたび起こることがあります。あるとき誰かがやってきて、少し誇らしげに、プロジェクト全体を計算した表計算シートを見せてくれるのです。またか、と思いながら、私はこの種の議論で前回使った論拠を思い出そうとします。
はっきりさせておきたいのですが、私は Excel が嫌いなわけではありません。むしろその逆です。私にとって MS Excel は、Mac に Microsoft Office をいまだにインストールしている唯一の理由です。
本日の記事では、MS Excel と本格的なプロジェクト管理アプリケーションの主な違いについて取り上げたいと思います。後者を、ひとまず Merlin Project と呼ぶことにしましょう 😉 なお、ここで Microsoft Excel という名前を繰り返し挙げていますが、これは他のすべての 表計算ソフト を代表する名称にすぎません。Apple Numbers でも Google Sheets でも、あるいは Lotus 1-2-3 や Improv のような古い製品でも同じことです。
問題 1: ガントチャート
うまくいった場合でも、それはせいぜい色付きの四角でスケジュールを表現したものにすぎません。つまり Excel 製のガント作図ツールです。しかし ガントチャート とは何でしょうか。その名は、この表現方法を考案したとされる Henry Gantt に由来します。
Microsoft Excel では、まず数式を作成し、列と行の参照を正しく指定しなければなりません。ドル記号を一つ間違えただけで、シートが崩れてしまいます。続いて書式を整え、表のグラフィック部分の列を誰かが変更したり削除したりしないことを祈ります。そうなればバーは表示されなくなるからです。ここまでで、Excel シートにおよそ 20 から 30 分を費やしています。
ここでスケジュールを変更すると、すべての日付セルに再び手を入れるか、少なくとも確認する必要があります。さらに計画内の個々の行を並べ替えようとすると、Microsoft Excel ではほとんど制御しきれない複雑さの段階に入ります。次の例を考えてみてください。各アクティビティは、その前、後、または同時に実行しなければならない別のアクティビティに依存することがあります。あるいは依存しないこともあります。これを Excel でプログラムしてみてください。こうなると、数日から数週間という作業量の話になります。
Merlin Project では、ほとんど手間がかかりません。新しいタスク（弊社では「アクティビティ」と呼びます）を入力するだけで、バーがすぐに表示されます。期間を延ばしたいですか。バーの右端をドラッグしてください。順序を作りたいですか。マウス（またはキーボード）でアクティビティ同士を結びつけてください。要するに、わずか数分で Merlin Project に計画を入力できます。そしてガントチャートのデザインについても 多くの自由度があります。
問題 2: 一つのプロジェクトに対する複数の表示
Excel の表が完成し、十分に入力されているとしましょう。そこへ上司や顧客がやってきて、列を一つ追加して見たいと言います。しかしおそらく、印刷したときに紙にぴったり収まるように作業シートを作り込んでいるはずです（これだけでも実に難しい作業です）。では、別の列を削除しますか。それとも作業シートをコピーして新しいものを作りますか。方法はいくつもありますが、どれも相当な手間を伴います。
Merlin Project では、表示設定を利用します（画像参照）。あらかじめ用意されたものを使うか、マウスを 1 回か 2 回クリックして新しい表示を作成します。その際、変更はすべて現在有効になっている設定にただちに保存される点だけ覚えておいてください。私はいつも既存の設定の一つを選び、プラスボタンをクリックし、新しい表示設定に名前を付けて有効にします。これで完了です。あとは普段どおり、自分専用の設定で作業します。
問題 3: カレンダーとのデータ連携
やがてプロジェクトの計画が整い、実行に移す段階になります。あなたならどう進めますか。プロジェクトの印刷物をパソコンの横に置き、日程を手作業でカレンダーと突き合わせますか。それともプロジェクトの日程をカレンダーに書き写しますか。いずれにせよ、メディアの分断か、追加の手間を覚悟しなければなりません。そして私たちプロジェクトマネージャーに余りあるものがないとすれば、それは時間です。
Merlin Project では、私は「コンテンツの公開」機能を使い、プロジェクトを Mac のカレンダー、または接続した CalDAV カレンダーに同期します。クリック、クリック、完了です。
問題その先は…
いや、この辺りでやめておきましょう。Excel 用の数あるガントチャートのテンプレートを使い、表計算ソフトのセル編集という制約を受け入れて生活する覚悟があったとしても、それはまだプロジェクト管理とはまったく別のものだと私は考えます。PM はもっと多くを含むものだからです。最初の三つの問題では、多少なりとも構造立てて話を進めてきました。しかしプロジェクトにおける本来の領域に目を向ければ、特定の作業に適した道具が、別の作業にも自動的に同じように役立つわけではない、という事実を認めざるを得ません。
でも MS Office は「どうせ入っている」
ここで重要な点に触れます。コストです。確かに、Microsoft Word や PowerPoint、そして Excel が、お使いの Apple Macintosh にインストールされている可能性は非常に高いでしょう。うまくいけば、その費用も支払い済みかもしれません。それならなぜ、プロジェクトのためにもう一つソフトウェアを買う必要があるのか、という話になります。経営学の出身として、私は意思決定にあたって投資計算をするのが好きです。しかし今回は明白なので、暗算で済みます。Excel による余計な手間で月にわずか 2 時間を失うだけでも、Merlin Project の購読 はすでに元が取れています。年 149 ユーロが高すぎると感じる方は、年およそ 40 ユーロで小規模版の Merlin Project Express を Mac App Store または Setapp で利用し、プロジェクト管理ソフトウェアの第一歩を踏み出すことができます。両方の Merlin Project バージョンの違いは こちらに一覧があります。大切なのは、あなたの作業に合った道具を使うことだけです。
どうかお気を悪くなさらず。
Frank Blome
CEO（「Chief Excel Officer」ではありません 😉）
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