El problema es tan antiguo como los proyectos mismos. Alguien se sentó e hizo una planificación perfecta para las próximas semanas y meses, los recursos fueron asignados y optimizados de modo que nadie tuviera tiempo muerto y no se produjeran sobrecargas. ¡Todos están contentos!
El plan de proyecto incluso tiene muy buen aspecto. Se imprimió con orgullo, se compartió y finalmente se colgó en la pared de planificación. Al fin y al cabo, todo el mundo debe poder verlo.
Tomemos este sencillo plan como ejemplo:
La mañana del 30 de septiembre, Peter comienza su trabajo mientras Paul y Mary aún están ocupados con otros asuntos.
El 1 de octubre, el director de proyecto se reúne por la mañana con su equipo (es decir, Peter, Paul y Mary) y comenta el avance del proyecto. Peter ha hecho un buen trabajo y ha cumplido su cuota del primer día. El director de proyecto registra un 50% de completado en Merlin Project.
El segundo día también transcurre según lo previsto. El primer paquete de trabajo ha concluido y el director de proyecto informa a todos los interesados del arranque satisfactorio. Al fin y al cabo, este proyecto no puede acabar como el aeropuerto de Berlín.
Todo lo que puede salir mal, saldrá mal. Ley de Murphy
Pero entonces ocurre: la mañana del 2 de octubre, Peter llama para avisar que está enfermo. El director de proyecto reflexiona un momento:
- Peter no está disponible.
- Paul comienza hoy con las tareas del Proyecto 1.
- Mary tiene tiempo disponible y, casualmente, también la cualificación necesaria.
Por ello, arrastra (con el ratón) el recurso Mary desde el popover de recursos hasta la tarea de Peter en la distribución del trabajo. En la imagen son las filas con fondo gris:
Aquí es donde ocurre la magia en Merlin Project: la asignación del segundo paquete de trabajo se retira de Paul y se asigna ahora a Mary.
Solo un director de proyecto feliz puede ser un buen director de proyecto. Frank Blome
El 2 de octubre transcurre sin más obstáculos, de modo que, tras consultar con Paul y Mary, puede marcar como completados los paquetes de trabajo de ambos para el primer día:
Al anochecer, nuestro director de proyecto se da cuenta de que el 3 de octubre es festivo en Alemania. Aún no lo tenía en el plan.
Así que abre la configuración del proyecto en Merlin Project e introduce una excepción en el calendario del proyecto. El plan de proyecto se actualiza de inmediato:
Pero nuestro director de proyecto no está del todo satisfecho, porque el 8 de octubre Paul tiene una sobrecarga de trabajo. Una primera idea apunta a Peter, que ya se ha recuperado, pero este no tiene las cualificaciones necesarias. Mary no puede asumir la tarea, porque entonces estaría sobrecargada el 9 de octubre. Y simplemente desplazar el paquete de trabajo hacia adelante para resolver la sobrecarga tampoco es posible, ya que la fecha de fin del proyecto es fija y no puede superarse.
Así que a nuestro director de proyecto no le queda más remedio que incorporar a otra persona de su grupo de recursos y asignarla al paquete de trabajo.
Poco antes del fin de semana, nuestro director de proyecto se reúne de nuevo con su equipo e introduce el progreso actual. Mary y Paul trabajan como un reloj: no hay motivo para ninguna queja. Solo Peter le preocupa. Parece que todavía no se ha recuperado del todo, porque la primera tarea del Proyecto 3 (#12) probablemente llevará un día más de lo previsto.
Nuestro director de proyecto abre en Merlin Project la comparación objetivo/real (tiempo) y ve el dilema. No puede cumplir el plazo del proyecto:
¿Qué hacer?, dijo Zeus... Dicho popular
- Peter no puede incorporarse por su estado de salud.
- Paul ya está asignado a la tarea y solo puede trabajar al 100%; no es posible más.
- Mary todavía tiene trabajo pendiente en el segundo proyecto.
- ¡Pero Helen está libre de nuevo!
Así que nuestro director de proyecto parte de la base de que un trabajo que una persona termina en dos días puede ser realizado por dos personas en la mitad del tiempo:
El ánimo de nuestro director de proyecto mejora rápidamente. E incluso cuando Mary presenta inesperadamente el 7 de octubre un día de permiso por motivos familiares, él se mantiene tranquilo. El trabajo de Mary no está en el camino crítico en este momento, como muestra Merlin Project tras un clic en el icono correspondiente.
Los días restantes del proyecto transcurren y el plazo se cumple. La tarde del 10 de octubre, nuestro satisfecho director de proyecto marca su último hito como "completado".
Tres proyectos con tres personas (más un buen espíritu) completados con éxito en menos de 14 días. ¡Gracias, Merlin Project! El director de proyecto
Si desea reproducir este ejemplo en Merlin Project, descargue nuestro software de gestión de proyectos y el archivo de proyecto correspondiente. Con los 30 días de periodo de prueba gratuito tendrá tiempo de sobra para comprobar la calidad y la precisión profesional de nuestra aplicación de gestión de proyectos.
Y ya que estamos: ¿hemos mencionado ya que los planes de Merlin Project son realmente bonitos?
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.
