この課題は、プロジェクトというものが存在する限り続く古くからのものです。腰を据えて、今後数週間から数か月にわたる完璧な計画を立て、リソースを配置して最適化し、誰にも手待ちが生じず、過負荷も起きないようにします。これで全員が満足です。
完成したプロジェクト計画は、見た目もとても美しいものです。誇らしげに印刷され、みなに回覧され、最後には計画ボードに貼り出されます。誰もが目にできるようにするためです。
このシンプルな計画を例に見てみましょう。
9 月 30 日の朝、Peter が作業を開始します。一方 Paul と Mary はまだ別の案件に取り組んでいます。
10 月 1 日の朝、プロジェクトマネージャーはチーム（つまり Peter、Paul、Mary）と集まり、プロジェクトの進捗について話し合います。Peter はよい仕事をし、初日の作業量を達成しました。プロジェクトマネージャーは Merlin Project に 50% の完了を入力します。
2 日目も計画どおりに進みます。最初の作業パッケージが完了し、プロジェクトマネージャーはすべてのステークホルダーに順調な立ち上がりを報告します。このプロジェクトをベルリン空港のような事態にするわけにはいきません。
失敗する可能性のあるものは、いずれ必ず失敗する。 マーフィーの法則
ところが、そのとき起こります。10 月 2 日の朝、Peter が病欠を申し出ます。プロジェクトマネージャーは少し考えます。
- Peter は出られない。
- Paul は本日からプロジェクト 1 の作業を始める。
- Mary には時間があり、たまたま必要な資格も備えている。
そこで彼は（マウスで）リソースの Mary を、リソースのポップオーバーから、作業配分にある Peter のアクティビティへとドラッグします。画像ではグレーで網掛けされた行がそれにあたります。
ここで Merlin Project が力を発揮します。2 つ目の作業パッケージの割り当てが Paul から外され、Mary に割り当て直されます。
幸せなプロジェクトマネージャーだけが、よいプロジェクトマネージャーになれる。 Frank Blome
10 月 2 日はそれ以上の支障なく進み、Paul と Mary に確認のうえ、二人の初日の作業パッケージを完了できました。
夕方になり、プロジェクトマネージャーは 10 月 3 日がドイツの祝日であることに気づきます。それはまだ計画に入っていませんでした。
そこで彼は Merlin Project でプロジェクト設定を開き、プロジェクトカレンダーに例外を入力します。プロジェクト計画はただちにそれに応じて変更されます。
しかしプロジェクトマネージャーはまだ完全には満足できません。10 月 8 日に今度は Paul が過負荷になるからです。最初に思い浮かぶのは、すでに回復した Peter です。しかし彼には必要な資格がありません。Mary を充てることもできません。そうすると 10 月 9 日に彼女が過負荷になってしまうからです。そして過負荷を解消するために作業パッケージを単純に後ろへずらすこともできません。プロジェクトの終了期日は固定されており、超過してはならないからです。
そこでプロジェクトマネージャーに残された道は、リソースプール からもう一人を呼び、その人をこの作業パッケージに充てることだけです。
週末を前に、プロジェクトマネージャーはもう一度チームと集まり、最新の進捗を入力します。Mary と Paul は時計仕掛けのように働いており、何ら問題ありません。気がかりなのは Peter だけです。どうやらまだ完全には本調子ではないようで、プロジェクト 3 の最初のアクティビティ（#12）は計画より 1 日長くかかりそうです。
プロジェクトマネージャーは Merlin Project で計画／実績の比較（時間）を開き、ジレンマに気づきます。プロジェクトの期日を守れないのです。
さて、どうしたものか。 慣用句
- Peter は健康上の理由から追加で投入できない。
- Paul はすでにそのタスクに割り当てられており、100% でしか働けず、それ以上は無理である。
- Mary は 2 つ目のプロジェクトでまだやることがある。
- しかし Helen が再び空いている。
そこでプロジェクトマネージャーは、一人で 2 日かかる作業は、二人なら半分の時間で終えられると考えます。
プロジェクトマネージャーの気分はすぐに上向きます。そして 10 月 7 日に Mary が家庭の事情で予想外に 1 日の休暇を申請しても、彼は落ち着いていられます。Mary の作業はちょうどクリティカルパス上にないことを、Merlin Project がアイコンをクリックするだけで示してくれるからです。
プロジェクトのその後の日々も進み、期日は守られます。10 月 10 日の夜、満足したプロジェクトマネージャーは最後のマイルストーンを「完了」に設定します。
3 つのプロジェクトを、3 人（プラス頼れる味方）で、14 日もかからずに成功裏に完了。ありがとう、Merlin Project。 プロジェクトマネージャー
この例を Merlin Project でご自身でたどってみたい場合は、当社のプロジェクト管理ソフトウェア と 対応するプロジェクトファイル をダウンロードしてください。30 日間の無料お試し期間がありますので、当社 PM アプリの品質と専門的な精度をじっくりとご確認いただけます。
ついでにもう一言: Merlin Project の計画はとても美しい、とすでにお伝えしましたでしょうか。
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
