成功は偶然ではありません。成功は痕跡を残します。これまでに、プロジェクト管理の成功要因に関する多くの研究が発表されてきました。
繰り返し挙げられる 7 つの要因をまとめました。この一覧を道しるべとして、ご自身のプロジェクトをより成功裏に完了させるためにお役立てください。
プロジェクトの成功とは何か
一見すると、プロジェクトにおける成功の尺度についての問いは簡単に答えられそうに思えます。プロジェクトの成功とは、プロジェクト目標が達成されたことを意味します。しかし、すでにここで多くのプロジェクトマネージャーがつまずきます。目標が曖昧であったり、何年も経ってからしか 検証できない目標 として設定されたりするからです。たとえば売上高は、市場が変化し、その数値がプロジェクト終了時点で直接確認できないため、プロジェクトの成功を把握するための適切な指標とはいえません。
さらに詳しく見ると、プロジェクト目標の達成を成功の定義とするのは不十分だとすぐに分かります。プロジェクト目標は達成されたものの、それに結びついていた他の期待が満たされなかった、ということが起こり得るからです。発注者は満足していても、そのプロジェクトを通じて後続の受注を期待していたプロジェクトマネージャーは、まったく異なる評価をするかもしれません。プロジェクトがどれほど成功したかという判断は、常に立場の問題です。どのステークホルダーに尋ねるかによって、答えは異なります。
プロジェクトの成功度をより詳しく把握するために、時間、コスト、品質 という変数を用いることができます。プロジェクトが予定された期間内、定められた予算内で完了できたか、そして最終成果物の品質要件が満たされたかを確認してください。これにより、プロジェクト結果について主観的な評価を下すことができます。ただし、個々の基準の充足と、主観的に感じられるプロジェクトの成功との間に、必然的な相関関係があるわけではありません。あなたの視点では品質が不足していても、発注者や顧客がプロジェクト結果に満足している場合もあれば、最終的に製品の品質に納得したために、振り返って時間的な遅れを妥当だと評価する場合もあります。
プロジェクトにおける 7 つの重要な成功要因
プロジェクトの成功要因を扱った研究は数多くあります。回答者の対象層、研究の規模、プロジェクトの業種によって、結果が部分的に異なることもあります。しかし研究をより詳しく見ると、文脈にかかわらず繰り返し成功に不可欠だと挙げられる、いくつかの基本的な要因を見いだすことができます。
1. 経験豊富なプロジェクトリーダーと有能なプロジェクトチーム
プロジェクト管理は、理論として学べる範囲がごく限られています。プロジェクトマネージャーが経験を積むほど、プロジェクト業務の課題により落ち着いて対処できるようになります。あわせて、役割と責任を明確に分担することにも留意してください。そうすることで、誤解やマネジメントの失敗のリスクを最小限に抑えられます。成功するプロジェクトマネージャーは、専門的な能力だけでなく、個人としてのリーダーシップによっても際立っています。
有能なプロジェクトチームがなければ、最良の手法やリーダーシップもプロジェクトの成功をもたらしません。チームメンバーが専門的に有能であり、プロジェクト目標に対して前向きな姿勢を持っていることを確認してください。個々の専門知識に加え、チームは全体としても機能しなければならず、メンバーは共同作業に向けて動機づけられている必要があります。
2. 方法論にもとづく進め方
最も重要な成功要因の一つは、適切な プロジェクト管理手法 を用いることです。プロジェクトに適した手法を選び、進め方に明確さと構造を与えるために、定められた手段やプロセスを一貫して活用してください。後の誤った展開の原因は、プロジェクト目標の不十分で不明確な定義の中に、すでに見いだされることがしばしばあります。プロジェクト目標は発注者とともに定め、関係者全員がプロジェクト目標を理解していることを確実にするよう留意してください。
3. 計画
多くのプロジェクトマネージャーは誤った箇所で手間を省き、プロジェクトの計画に十分な時間をかけずに、急いで実行に移ってしまいます。同じ過ちを犯さず、プロジェクトの構想に人的・財政的・時間的なリソースを投じてください。その分、後になってより効果的かつ目的に沿って作業を進められるようになります。
4. ベストプラクティスの活用
常に車輪を再発明する必要はありません。プロジェクト管理には十分なほど多くの課題があります。ですから、可能な限りテンプレートやベストプラクティスを活用してください。過去の成功したプロジェクトの経験を参考にし、すべてを一から考え直そうとするのではなく、それを個別のケースに合わせて適用してください。そうすれば、本当に新しく、プロジェクトで違いを生み出す作業のためにリソースを残せます。
5. プロジェクトのコントロール
レポートを作成する（または作成させる）ことで、プロジェクトの進捗を定期的に確認してください。プロジェクトが予算と日程の範囲内にあるかどうかの手がかりとなる重要な指標を定めてください。そうすれば、計画からのずれを早期に認識し、影響が大きくなる前に修正のための対応を取ることができます。
6. ソフトウェア
プロジェクトの成功にとって プロジェクト管理ソフトウェア の選択がもつ重要性は、しばしば過小評価されます。しかし、使用するツールの品質は、マネジメントが実際にどれほど効果的であるかを直接左右します。専門的で直感的に操作できるプロジェクト管理ソフトウェアは、誤りや計算ミスの危険を最小限に抑えます。重要な指標について最大限の見通しを生み出し、関連するデータを確実に、あらゆるデバイス上で提供します。チーム内での安全かつ手間のかからない共同作業を支え、すべてのプロジェクトメンバーが必要な情報を得られるための基盤となります。
もともとプロジェクト管理での利用を目的として設計されていない Excel による対応を用いるのではなく、専門的なツールに投資してください。それはあなたの作業を簡素化するだけでなく、プロジェクトの成功にも反映されます。
7. コミュニケーション
プロジェクトにおける多くの誤った展開は、適切なコミュニケーションによって回避でき、少なくともより早く認識できます。形式的なコミュニケーションのプロセス（ドキュメント、ミーティング）が確立され活用されていること、そして非公式なコミュニケーションも機能していることを確実にしてください。プロジェクトチーム内での協力的な共同作業は、重要な成功要因です。たとえば共同のプロジェクトルームやチャットツールを利用したり、コーヒーコーナーを設けたりして、プロジェクトメンバーが公式なミーティング以外でも顔を合わせ意見を交わせる機会を提供してください。
まとめ
リスクや不確実性は、プロジェクトの本質に属するものです。それでも成功は偶然ではなく、実証された進め方によって可能な限り計画できます。この 7 つのヒントを心に留めれば、ご自身のプロジェクト成功の定義を達成するための最良の前提を整えたことになります。
関連する研究
- 国際的なプロジェクト管理における成功要因。GPM ドイツプロジェクトマネジメント協会による研究（2015 年）
- 成功するプロジェクトマネージャーの人物像。GPM ドイツプロジェクトマネジメント協会と、人材選考・育成における品質保証のための民間研究所（IQP）による研究（2013 年）
- プロジェクト管理における成功と失敗。GPM ドイツプロジェクトマネジメント協会と PA Consulting Group による共同研究（2008 年）
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