プロジェクトマネジメントにおけるソーシャルメディアは時間の無駄でしょうか。

仕事上の成功は、昔から「誰を知っているか」とも結びついてきました。とりわけ仕事の場では、人は互いに情報を交換するために、志を同じくする人々とつながります。そのため人々は、何世紀も前からギルドや結社、団体などの形で集まってきました。

私たちの現代社会は、無数のネットワーク構造の上に成り立っており、これまでのどの世代よりもつながり合っています。20 世紀と 21 世紀のネットワークは社会のあらゆる領域に広がっており、その存在は必ずしも明確には見えません。経済はこうしたつながりをさらに推し進めます。グローバル化した物流、国際的なサービス、クラウドでの作業、ソーシャルメディア。あらゆるものが分散的にネットワークで組織されています。

ソーシャルメディア、現代的なネットワークの形

とりわけソーシャルメディアは、近年、企業にとってますます重要なツールになっています。ここで言うのは、ユーザーがインターネット上でつながり、互いに情報を交換し、メディアコンテンツを個別に、あるいは特定のコミュニティ内で、または社会に向けて公開し共有できるようにするデジタルメディアと手法のことです。現在のように直接会えないときでも、私たちには連絡を取り合うためのデジタルメディアがあります。

社内であれ社外であれ、ソーシャルメディアのネットワーク

ソーシャルメディアと聞くと、私たちは Facebook、LinkedIn、YouTube、Instagram、Twitter のような大規模な外部プラットフォームを思い浮かべがちです。しかし、企業内部の、あるいは特定のプロジェクトのために作られた社内向けのソーシャルプラットフォームも数多く存在します。重要なのは、ソーシャルメディアを大規模なネットワークやブロードキャストとしてだけ捉えるのではなく、人々のグループ間の動的なやり取りを可能にするあらゆる技術として捉えることです。その際に強調されるのは「ソーシャル（社会的）」、すなわちしばしば「ソーシャライジング（交流）」と呼ばれるものです。ソーシャルメディアは、互いにやり取りするためのもう 1 つの手段にすぎません。唯一の違いは、そのやり取りがオンラインで行われるという点です。たとえば ProjectWizards では、分散したチームを互いにつなぐために Slack を利用しています。

プロジェクトマネジメントでも、ソーシャルメディアはさまざまな形で活用されています。ただし、どのように使うにせよ、その効果を最大限に引き出すには、特定のプロジェクト状況における目的を明確に理解しておくことが重要です。ソーシャルメディアを通じたデジタルなネットワークづくりが、時間を奪うものになってはならないからです。

その目的は何でしょうか。

ソーシャルプラットフォームは、それぞれ異なる目的に役立ちます。そのうち 4 つの主な目的が、プロジェクトマネジメントにとってとくに重要です。

1. 議論型:

これは、ディスカッションフォーラムや質疑応答形式を備えたあらゆるプラットフォームを指します。プロジェクトマネジメントとの関連では、いくつかの利点があります。

• 経験の共有。これは多くの場合、LinkedIn グループのような大規模な外部プラットフォーム上で、広いプロジェクトマネジメントコミュニティの中で行われます。
• ベストプラクティスの共有。これは、教訓（Lessons Learned）の共有と同様に、より広いプロジェクトマネジメントの文脈で行われることが多いものです。
• ステークホルダーマネジメントでの活用。この場合、プラットフォームの種類はプロジェクトの規模によって左右される傾向があります。たとえば、政府の大規模プロジェクトであれば、情報を求めるすべての人にプロジェクトの進捗を伝えるために、大きな外部プラットフォームを使うかもしれません。一方、市場に影響しうる合併・買収プロジェクトであれば、情報を保護するために、限られた承認済みの主要ステークホルダーだけが更新内容を閲覧できる、社内の閉じたプラットフォームを使うこともあるでしょう。

2. ネットワーキング:

多くの場合、プロジェクトマネージャーは、互いに、また広いプロジェクトコミュニティとつながるために外部プラットフォームを利用します。ただし、自分のプロジェクトに必要なスキルや専門知識を社内から調達するために、社内向けのソーシャルプラットフォームを使い始めたプロジェクトマネージャーも少なくありません。

3. 日程管理とタスク計画:

これは、会議を調整するための共同カレンダープラットフォーム（Doodle など）や、作業の流れを整理・管理するための Merlin Project のような組織化プラットフォームの利用を指します。

4. コラボレーションツール:

プロジェクトの文脈では社内 Wiki が最もよく使われますが、これはドキュメントの共同執筆やバージョン管理を容易にするあらゆるソフトウェア、たとえば Merlin Project を含みます。こうしたツールは、プロジェクトオフィスがプロジェクト文書を管理し続けるために、あるいはプロジェクトチームが重要なプロジェクト文書を共同で執筆するために使われます。

プロジェクトマネジメントにおけるソーシャルメディアの課題

定着:

同僚にソーシャルメディアを使ってもらうことは、確立された働き方の変更にあたるため、1 つの挑戦です。小規模な社内向けソーシャルツールでは、プロジェクトメンバーに、目的を達成するために電子メールの代わりにこれらのツールを使うよう促すことが課題となります。より大きなグループ（通常は「議論型」プラットフォームを利用します）では、プラットフォームの利用が見合うだけの、十分な「臨界量」の貢献者を確保することが課題です。推計では、ソーシャルプラットフォームの利用者の 90% は閲覧するだけで、9% が時折、1% が頻繁に貢献するとされています。この統計は、多様な貢献者からなる活発なコミュニティを生み出すために、どれほど多くの利用者が必要かを物語っています。

時間:

ほとんどのプロジェクトメンバーやチームは多忙です。そのため彼らは、利用が見合うだけの十分なソーシャルメディア活用スキルを身につけるための時間を割けないと感じています。

データ保護:

近年繰り返し発生しているデータ漏洩は、公開プラットフォーム上の非公開グループであっても、機密情報をやり取りするには十分に安全とは言えないことを示してきました。これはしばしば、社内向けのソーシャルプラットフォームを使うか、あるいはプロジェクトでソーシャルメディアをまったく使わないかを判断する際の決定的な要因となります。これは少し前に、私たちが Facebook に別れを告げる 理由となったものでもあります。

プロジェクトにおけるソーシャルメディアの課題を解決する

大まかに言えば、いくつかの簡単なベストプラクティスを実践することで、プロジェクトにおけるソーシャルメディアの一連の課題は解決できます。ただし、上で述べたデータ保護の問題は別で、これは一般に、どのプラットフォームを使えるか、使えないかについての二者択一の判断を必要とします。

価値を示す:

プラットフォームが頻繁に利用されていること、新しく興味深いコンテンツが定期的に公開されていること、フォーラムへの投稿後すぐに質問に回答されることを示して、プラットフォームの価値を実証してください。プラットフォームに価値があると感じれば、プロジェクトメンバーは使い方を学ぶために必要な時間を投じる気になりやすくなります。

プラットフォームの推進役を任命する:

プラットフォームの利用を推し進める推進役を任命して、ソーシャルメディアの利用を高めてください。推進役はコンテンツを書いて投稿し、議論への投稿に返信し、他の人にプラットフォームの使い方を示すことで、率先して手本となります。

コンテスト:

プラットフォームの利用を促し、後押しするために、コンテストや報酬を活用してください。

ソーシャルメディアをプロジェクト計画に組み込む:

最終的に重要なのは、プロジェクトでソーシャルメディアを活用するプロジェクトマネージャーが、組織の戦略に支えられ、これらのツールの利用をコミュニケーション計画に組み込むことです。これらのツールの適切な活用を定める戦略と、プロジェクトがこれらのツールをどのように使うかを明確にするコミュニケーション計画が、その成功の枠組みとなります。たとえば、ある特定のプロジェクトについて、来たる業務上の変化を説明するためにブログを書く、技術チーム内での共有のために Wiki を使う、ステークホルダーへの進捗報告のためにソーシャルメディアグループを使う、といったことを定めておけるでしょう。

まとめ

ソーシャルメディアがプロジェクトマネジメントの中に居場所を持つこと、そして結局のところ、プロジェクトマネージャーが何年も前から行ってきたことを行うための、もう 1 つのチャネル群にすぎないことは明らかです。

ただしいずれの場合も重要なのは、どの種類のソーシャルプラットフォームを使うのかを明確にし、その上で、この選択肢に潜むあらゆる落とし穴を考慮した戦略を事前に立てておくことです。理想を言えば、こうした落とし穴は、堅実なプロジェクトコミュニケーション計画と、プラットフォームの利用を推し進めて参加を促す推進役の活用によって、容易に和らげることができます。

このようにすれば、ソーシャルメディアは、さまざまなプロジェクト目標を達成するための強力なツールになり得ます。

このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。