チームで働く場合でも、個人で働く場合でも、業務の流れを妨げるさまざまな課題に直面します。
ブログ記事（link: blog/2021/08/solopreneurship text: ソロプレナーが直面する最大の課題）および（link: blog/2021/09/project-management-challanges text: プロジェクト管理でよくある 10 の課題）では、すでにこのテーマを取り上げ、解決の手がかりについても触れました。
しかし、一つの点についてはもう少し詳しく見ていきたいと思います。それは、（link: merlin-project text: Merlin Project）のようなプロジェクト管理ソフトウェアが、個人として仕事の一週間を乗り切るうえでどのように役立つか、という点です。
適切な KPI に集中する
KPI とは（link: https://de.wikipedia.org/wiki/Key-Performance-Indicator target:_blank text: Key Performance Indicator）の略です。これは、ある事業活動の成功度や、特定の目標の達成度を測ることのできる業績指標を指します。
KPI を活用して、過去数週間の取り組みを評価し、進捗を比較しましょう。そうすることで焦点を絞り込み、どの戦略を磨くべきか、あるいは見直すべきかをより的確に判断できます。
良い成果を得るためには、次の KPI を考慮するとよいでしょう。
-
プロジェクトの達成率
期限を守れましたか。
問題を解決した回数はどのくらいですか。
1 つのアクティビティにどれだけの時間を費やしていますか。 -
顧客満足度
法人顧客（B2B）と個人顧客（B2C）のどちらを対象としているかにかかわらず、アンケートを活用して成長の機会を見極めるとよいでしょう。（link: https://de.wikipedia.org/wiki/Return_on_Investment target:_blank text: Return on Investment）、略して ROI は、投入した資本に対する成果の割合を考慮して、事業活動の収益性を測る重要な指標です。これは、取り組みを測定可能な金銭的成果へと結びつけるのに役立ちます。
SMART な目標を活用する
（link: blog/2019/09/smart-goals text: S.M.A.R.T. な目標）は、構造と方向性を与えるように設計されています。SMART な目標を活用し、それを KPI と整合させることで、目標を立て、重要な成果を上げることができます。
これにより、遅延が減り、注意の散漫を避けられ、より大きな計画の達成へと自分を導く実行可能なステップを見極めやすくなります。
コミュニケーションの抜けを防ぐ
ビジネスの世界において、コミュニケーションは何よりも重要です。しかし、コミュニケーションの抜けは多くの人にとって長年の悩みです。とりわけ、知識や専門性の伝達が欠かせない場面ではなおさらです。
私たちの多くは、データを保存するため（iCloud、Dropbox、GoogleDrive、OneDrive など）、テキストや映像でやり取りするため（メッセージ、Skype、Slack、Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts など）、さらには日常的なメールを書くために、さまざまなアプリケーションを使っています。そのため、どの情報がどこにあるのかをすぐに見失い、作業の経緯をたどれなくなってしまいます。
したがって、すべての情報、ファイル、コメント、つまりコミュニケーション全体を一か所に集約するほうが理にかなっています。そうすれば通知が失われることもなく、全体を把握し続けられます。さらに、チーム、パートナー、顧客との整理された、責任ある、透明性のあるコミュニケーションのための環境が整います。
（link: /merlin-project text: Merlin Project）では、プロジェクト計画にファイルを添付できるだけでなく、プロジェクト、個々のアクティビティ、すべてのリソース、そしてあらゆる添付項目にコメントを付けられます。つまり、情報が必要な場所、すなわちプロジェクト計画の中に集まります。
起こりうるリスクを把握し、緊急時の計画を立てる
ビジネスとリスクは表裏一体です。時間をかけて、（link: project-management-glossary/risk text: プロジェクトのリスク）を特定し、評価しましょう。そのうえで、リスクの発生確率とその大きさ（低・中・高）を分析し、すべてのアクティビティへの影響を測ることができます。
リスクを特定したら、それが発生した場合に備えて、解決策や（link: project-management-glossary/contingency-plan text: 代替計画）を検討しましょう。
Merlin Project のプロジェクト計画では、記録した各リスクに対して、起こりうる解決策をメモしておくことで、プロジェクトの失敗を防ぐことができます。
アクティビティを視覚的に整理する
視覚的な情報は、単なるテキストよりも何倍も速く処理でき、記憶にも残りやすいものです。データを手作業で意味のある情報に変換するのは骨の折れる作業です。とりわけ、予期しない変化を監視するために、迅速で信頼できるレポートが必要な場合はなおさらです。
数多くの To-Do を扱うための個人向けワークフローシステム（パーソナルカンバン）として、（link: merlin-project/kanban text: カンバンボード）を活用しましょう。そうすることで、ワークフローをより的確に計画し、監視し、調整できます。パーソナルカンバンは、次の 2 つのシンプルなルールに従います。
1. 自分の作業を見える化する
カンバンボードを使って作業を視覚的に表すことで、それを文脈の中で理解し、コントロールを保ちやすくなります。時間、工数、リソースといった目に見えやすい要素だけに気を取られるのではなく、起こりうるボトルネックや予期しない要因も、より見えやすくできます。
2. 一度に 2 つの作業だけに取り組む
仕掛中の作業（Work in Progress）の数を制限しましょう。そうすれば、今この瞬間に重要な作業へ注意を向けられます。取り組む作業の上限を高く設定しすぎると、焦点を見失い、生産性が下がってしまうおそれがあります。
ブログ記事（link: blog/2018/06/personal-kanban#definition text: 個人のプロジェクト管理におけるカンバン）では、パーソナルカンバンで業務の流れを整える方法について、さらに詳しく紹介しています。
チームの一員としてのプロジェクト管理ソフトウェア
個人で働いていると、自分の業務の流れを整理し、把握し続けるのは難しいことがあります。（link: merlin-project text: Merlin Project）のようなプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、すべてのアクティビティと情報を一か所に集約でき、いつでもアクセスできるうえ、何がいつ重要なのかを見失うこともありません。
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
