无论您是在团队中还是作为个人工作，都会面临阻碍工作流程的各种挑战。
在我们的博客文章 作为独立创业者面临的最大挑战 与 项目管理中 10 个常见挑战 中，我们已对此进行了探讨，并讨论了相应的解决思路。
不过，有一点我们还想再深入说明一下，即诸如 Merlin Project 这样的项目管理软件如何助您作为个人掌控自己的工作周。
专注于正确的 KPI
KPI 这一缩写代表 Key Performance Indicator（关键绩效指标）。它指的是用于衡量某项经营活动是否成功，或某一特定目标达成程度的绩效指标。
请使用 KPI 来评估您过去几周的努力并比较进展。如此一来，您便可缩小关注范围，更好地判断哪些策略需要优化或放弃。
为取得理想结果，您应考虑以下 KPI：
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项目的完成率
您是否遵守了截止期限？
您解决问题的频率如何？
每项任务花费了多少时间？ -
客户满意度
无论您从事的是企业客户（B2B）还是个人客户（B2C）业务，都应利用调研来发掘增长机会。Return on Investment（即投资回报率，缩写为 ROI）是衡量您经营活动收益的重要指标，它结合成果与所投入资本的比例进行评估。它能帮助您将自己的努力转化为可衡量的财务收益。
运用 S.
M.A.R.T. 目标
S.M.A.R.T. 目标 的设计旨在提供结构与方向。请运用 SMART 目标并使其与您的 KPI 相匹配，以制定目标并取得重要成果。
这样一来，您可减少延误、避免分心，也更容易识别出推动您实现更大议程的可执行步骤。
避免沟通中的疏漏
沟通是商业世界中的重中之重。然而，沟通中的疏漏对许多人而言却是长期存在的问题，尤其是在知识与专业技能的传递不可或缺之处。
我们中的大多数人会使用各种不同的应用来存储数据（iCloud、Dropbox、GoogleDrive、OneDrive 或其他），通过文字和视频进行沟通（信息、Skype、Slack、Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts 等），甚至还要定期撰写电子邮件。如此一来，很快便会失去对何处可找到何种信息的把握，也无法再追溯各项进程。
因此，将所有信息、文件、评论，也就是全部沟通内容，集中记录在一处，才更为合理。这样既不会遗漏任何通知，您也能保持全局把握。此外，它还为您与团队、合作伙伴及客户之间有条理、负责任且透明的沟通营造了良好环境。
在 Merlin Project 中，您不仅可将文件附加到项目计划上，还可对项目、每一项活动、所有资源以及每一个附件进行评论。这样一来，信息便会出现在您需要它的地方，即项目计划之中。
识别潜在风险并制定应急预案
经营与风险相伴而行。请花些时间识别并评估 项目所面临的风险。随后您便可分析某一风险的可能性及其程度（低、中或高），并衡量其对所有活动的影响。
一旦识别出某项风险，请着手制定解决方案或 应急预案，以备其发生时使用。
在 Merlin Project 的项目计划中，您可为每一项已记录的风险记下一种可能的解决方案，以防项目可能遭遇失败。
以可视化方式构建您的任务
相较于纯文本，您处理可视化信息的速度要快上许多倍，记忆也更为深刻。将数据手动转化为有价值的信息是一项费力的工作，尤其是当您需要快速且可靠的报告来监控意外变化时。
请将 看板 作为面向您众多待办事项的个人工作流程系统（Personal Kanban）来使用。如此一来，您便可更好地规划、监控并掌控工作流程。Personal Kanban 遵循两条简单的规则：
1. 我能看见我的工作
通过借助看板将工作可视化呈现，更容易在情境中理解它并保持掌控。如此一来，您可更好地呈现可能存在的瓶颈与意外因素，而不仅仅是聚焦于工作中那些显而易见的要素，如时间、投入与资源。
2. 我一次只处理两项任务
请限制正在进行（Work in Progress）的任务数量。这样您便可将注意力集中在当下重要的任务上。请不要将待处理任务的上限设得过高，否则您可能会失去专注，效率也会随之下降。
我们的博客文章 个人项目管理中的看板 提供了更多信息，介绍您如何借助 Personal Kanban 来组织自己的工作流程。
以项目管理软件作为您的团队伙伴
作为个人，要组织并把握自己独特的工作流程可能并不容易。借助诸如 Merlin Project 这样的项目管理软件，您可将所有任务与信息集中于一处，从而随时可访问，不会失去对何时何事重要的把握。
如果您对这篇博客文章有任何疑问或希望参与讨论，欢迎您在我们的论坛中发帖。
