何时应该为您的项目按下停止键

为项目按下停止键

一句古老的谚语说:「宁可有恐惧的结束,也不要没有尽头的恐惧。」但终止一个项目的最终时刻究竟何时到来?

最近,我们当地的报纸上刊登了一篇报道,讲述某家餐厅在开业仅数月后便关门的事。经营者给出的理由是,尽管顾客反馈积极,但餐厅经营在可预见的范围内无法实现盈利。其原因在于普遍的物价上涨以及随之而来的成本激增。

这固然只是众多案例之一。这里一个项目被终止,是因为经营者在当前情况下看不到未来。但何时才到了将一个项目视为失败并予以终止的时候?仅仅预算耗尽就足够了吗?是否应当等到项目目标无法实现时才放弃?

什么导致项目失败?

在前述餐厅的例子中,关门的原因在于外部因素。由于当前总体不佳的经济形势,上涨的能源、食材和人力成本无法转嫁给顾客。此外,顾客也减少了,因为他们不再愿意或无力承担下馆子的开销。于是,成本上升的同时还伴随着营收下降。一家餐厅至少应当产生足够的利润,使房租、能源、进货乃至人力的成本都得到覆盖,并让店主获得能够维持生计的利润。如果在可预见的较长时间内无法实现这一目标,且无法进行调整,那么划清界限、终止项目就是正确的。

在我们的例子中,餐厅经营者独自承担责任。而在有众多参与者的较大项目中,情况会更为复杂。最迟当项目进行过程中显现出原本选定的道路无法继续通向成功时,比如项目已大幅落后于计划、关键团队成员似乎正在失去兴趣,最后还出现技术上的陷阱,此时就应当作出决定。

要扭转项目使其向好,所有项目参与者都必须协同合作。然而在这样一个岌岌可危的项目中,团队的和谐往往早已不复存在。一旦团队缺乏和谐,最先丧失的便是沟通。团队各行其是,谁都不愿为项目失败承担责任。在沟通缺失之后,若再加上固执、偏见和错误的构思,通往深渊的道路几乎就已无法阻挡。最后阻碍人们的,往往只剩下已经投入且无法挽回的资本、失去的时间,以及项目失败带来的难堪。

项目还有希望吗?

要作出判断,您应当问自己以下几个关键问题:

  • 您是否在内部或外部进行了可能危及项目的变动?
    也许您可以撤回这些变动,从而挽救项目。

  • 项目目标是否设定得过于乐观甚至不切实际?
    若雄心过大,最迟现在就必须对目标进行修正。

  • 项目团队运作正常吗?能否有效协作?
    请清除可能存在的问题,并考虑替换部分乃至整个团队。

  • 为什么时间计划无法落实?
    深入的分析可以揭示原因,或许还能找到解决办法。

  • 谁能提供帮助?
    一位局外人也许会对项目的问题有完全不同的看法。

风险管理应当始终是您项目规划的一部分。这样您便能及早发现问题,并在您的项目失败之前加以干预。Merlin Project 在风险管理方面为您提供支持。该软件拥有一个专门的附件元素「风险」,您可以将其附加到每个活动、每项分派或资源上。请评估其发生的危险,并预先考虑一种可能的解决方案。

何时到了放手的时候?

尽管竭尽全力,您仍不得不承认一切都无济于事?项目已无进退之路,无法收尾。那么此刻便到了您作为负责的项目经理,与您的项目团队一起划清界限、为项目送终的时候。

一句古老的谚语早已说过:「宁可有恐惧的结束,也不要没有尽头的恐惧。」终止一个项目就像撕掉创可贴:缓慢地撕并不会减轻疼痛,只会延长那不可避免的过程。

请放手吧。通过终止失败的项目,您为所有参与者提供了在其他项目中、以新任务重新开始的机会。

结语

在餐厅关门的初始例子中,经营者作出了这一决定,因为尽管在时间和精力上投入良多,他却未能获得经营上的利润。在自己破产之前果断止损,在此是一个勇敢但也正确的决定。

无论一个失败的项目多么令人痛苦:失败未必是坏事,只要您能从错误中学习!


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