Kanban es más que un tablero de tres columnas. Es un sistema de valores y un enfoque humano de empieza con lo que haces ahora para el cambio dentro de las organizaciones. Esta primera parte de nuestra serie recorre los nueve valores, las tres agendas y los seis principios fundamentales de Kanban.
Este artículo describe la idea básica de Kanban a partir de sus valores y principios fundamentales. El método Kanban se considera el enfoque humano de empieza con lo que haces ahora para el cambio. Debe verse más como un método de gestión construido en torno a un sistema de valores que como una herramienta de productividad pura. Este método ayuda a las organizaciones a trabajar mejor para sus empleados, clientes y partes interesadas. La base de este artículo es el libro "Essential Kanban Condensed" de David J. Anderson y Andy Carmichael.
¿Qué es Kanban?
Kanban es un método que visualiza tu trabajo y te proporciona una comprensión común de las tareas que realizas. Esto incluye las reglas con las que llevas a cabo el trabajo, cuánto consigues en un tiempo determinado y cuán buenos son tus resultados al final.
En cuanto alcanzas esta comprensión colectiva, comienzas con los cambios. Tu trabajo se vuelve más predecible y tu ritmo de trabajo se hace más sostenible. La comunicación y la colaboración mejoran, y la calidad aumenta. Los empleados pueden actuar de forma más autónoma, ya que desarrollan una comprensión natural de la gestión del riesgo.
Kanban también te ayuda a alinear mejor toda tu organización y a alcanzar objetivos estratégicos de largo alcance. Además, se centra en el diseño estructurado de compromisos entre las personas implicadas en el proceso de trabajo y en un flujo de trabajo equilibrado. Esto conduce a una mayor agilidad en la organización. Si las condiciones del mercado cambian, el uso de Kanban permite cambiar de rumbo rápidamente.
Los valores de Kanban
El método Kanban parte de la convicción de que todas las personas que contribuyen a una empresa común merecen respeto. Este respeto mutuo es imprescindible para que la empresa tenga éxito y resulte rentable. Sin él, la empresa no tiene perspectivas de éxito. El método Kanban se basa en un sistema de nueve valores. El respeto forma la base sobre la que se construyen los demás valores. En esencia, resumen por qué existen los principios y las prácticas de este método:
Transparencia
Mediante un intercambio abierto de información y un vocabulario claro e inequívoco, creas transparencia en todos los ámbitos.
Equilibrio
Eres eficaz cuando equilibras los distintos requisitos, puntos de vista y capacidades de todos los implicados.
Colaboración
El método Kanban mejora la forma en que las personas trabajan juntas. La colaboración es, por tanto, uno de sus puntos clave.
Enfoque en el cliente
Los clientes y el valor (activo) que reciben son el centro natural de interés de todas las personas implicadas en la empresa.
Flujo de trabajo
El trabajo representa un flujo continuo u ocasional de valores. Un punto de partida importante al aplicar Kanban es reconocer y mantener dicho flujo de trabajo.
Liderazgo
El liderazgo es necesario en todos los niveles para crear valor y alcanzar un estado mejorado.
Comprensión
La comprensión significa ante todo autoconocimiento, tanto del empleado individual como de toda la organización, para avanzar. Kanban es un método de mejora, y la mejora requiere cambio, que a su vez requiere comprensión. Una vez que has identificado un problema concreto, determinas la causa y el efecto. Esto significa que primero debes comprender tu trabajo y los procesos asociados para poder mejorarlos: Empieza con lo que haces ahora y comprende por qué lo haces.
Acuerdo
En un acuerdo, todas las partes se comprometen a perseguir objetivos comunes. Deben respetarse las distintas opiniones y enfoques. Estos puntos de vista divergentes deben converger. Esta convergencia surge del compromiso conjunto de las personas implicadas de mejorar todos los procesos necesarios para alcanzar los objetivos de forma compartida.
Respeto
El respeto hacia las personas, en forma de valoración, comprensión y consideración, es la base sobre la que se asientan los demás valores: Empieza con lo que haces ahora y observa en qué medida lo que haces satisface o no las necesidades de las personas dentro y fuera de la organización.
Estos valores son la motivación de Kanban para mejorar continuamente el trabajo en equipo y los servicios producidos. Aplicas el método Kanban de forma coherente cuando adoptas estos nueve valores.
Las agendas de Kanban
Kanban contempla tres agendas de cambio necesarias para el éxito de las organizaciones:
La Agenda de Sostenibilidad (Sustainability Agenda)
La Agenda de Orientación al Servicio
La Agenda de Supervivencia (Survivability Agenda)
La Agenda de Sostenibilidad consiste en encontrar un ritmo de trabajo sostenible y optimizar el enfoque en el interior de la organización. Su objetivo es crear servicios que equilibren la demanda con la capacidad disponible. Cuando la demanda supera la capacidad, los empleados se ven sobrecargados de trabajo. Haz transparente la carga de trabajo y ponla en equilibrio con la capacidad de los empleados. Así creas la base para que todos los empleados puedan completar su trabajo en un ritmo regular sin sobrecargarse.
La Agenda de Orientación al Servicio se ocupa del rendimiento de la empresa y de la satisfacción de los clientes. Orienta su foco hacia el exterior, hacia los clientes, y parte del propósito real de la empresa. Kanban trata de prestar servicios y mejorarlos de forma continua. El objetivo de la Agenda de Orientación al Servicio es ofrecer a los clientes servicios que respondan al propósito de la empresa y que satisfagan o superen sus necesidades y expectativas. Cuando todas las personas implicadas en la empresa se centran en esto, se obtienen resultados excelentes.
La Agenda de Supervivencia trata de mantenerse competitivo y adaptable. Se ocupa del futuro de la empresa. Su objetivo es garantizar que esta continúe y tenga éxito en épocas de cambio significativo. Las tecnologías y los procesos que actualmente son suficientes deben adaptarse al cambio constante. Con su enfoque evolutivo del cambio, Kanban está bien preparado para afrontar estos retos.
Los principios fundamentales de Kanban
Kanban tiene seis principios fundamentales, divididos en dos grupos:
Los Principios de Gestión del Cambio
Los Principios de Prestación de Servicios
Kanban trae cambios en todos los ámbitos de la organización. Las personas suelen ser escépticas ante el cambio, pues hace el futuro más incierto y lo asocian con peligros y riesgos. Una organización está formada por una red de individuos vinculados psicológica y socialmente entre sí, que en principio se resisten a muchos cambios. A través de los tres Principios de Gestión del Cambio, Kanban reconoce estos aspectos del comportamiento humano:
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Empieza con lo que haces ahora.
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Acuerda perseguir la mejora a través del cambio evolutivo.
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Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles.
Empieza con lo que haces ahora: Es importante que comprendas los procesos actuales tal como se aplican en la práctica. Los roles, responsabilidades y títulos de trabajo existentes deben respetarse. Si valoras las prácticas y los profesionales actuales, la resistencia al cambio disminuye. Por eso es fundamental involucrar a todas las personas que participan en la empresa para superar con éxito los desafíos futuros. Además, aunque los procesos actuales tienen sus deficiencias evidentes, también muestran niveles de resiliencia y sofisticación. De lo contrario, no se habrían consolidado con el tiempo. Incluso quienes trabajan con estos procesos generalmente no son capaces de evaluar plenamente el alcance de sus ventajas e inconvenientes.
Acuerda perseguir el cambio evolutivo y fomenta el liderazgo en todos los niveles de la organización: El cambio es una parte esencial de Kanban y debe surgir desde dentro de la propia organización. Es importante que busques la mejora evolutiva en todos los niveles. No debes imponer soluciones de otras organizaciones, ya que estas se han desarrollado en un contexto diferente. Partiendo de la práctica actual, determina valores de referencia para el rendimiento y la eficacia, con los que evaluarás los cambios futuros.
Toda gran organización es básicamente una red de servicios interdependientes. Kanban reconoce esta realidad con tres Principios de Prestación de Servicios. Estos principios están fuertemente alineados con la agenda de orientación al servicio y el alto valor de la orientación al cliente:
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Comprende y enfócate en las necesidades y expectativas de los clientes.
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Gestiona el trabajo; deja que las personas se organicen a su alrededor.
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Desarrolla políticas para mejorar los resultados de la organización y de tus clientes.
Comprende y enfócate en las necesidades y expectativas de los clientes: Estos están en el centro de todo, y su insatisfacción te impulsa a mejorar tu servicio junto con los flujos de trabajo y procesos asociados. Es importante averiguar qué criterios utilizan los clientes para juzgar si están satisfechos con tu servicio. A continuación, diseña un sistema Kanban adecuado que tenga en cuenta estos criterios y te ayude a satisfacer de la mejor manera las necesidades y expectativas de los clientes.
Gestiona el trabajo, deja que las personas se organicen: Los servicios profesionales pertenecen a los bienes intangibles (no físicos). Se trata de trabajo del conocimiento que suministra información en diferentes formas. Hasta ahora, la gestión de los servicios se centraba en los empleados y los horarios de trabajo, es decir, en lo visible y medible para la dirección. No intentaba gestionar los niveles de inventario y el movimiento del trabajo inacabado a través de toda la organización, como se lleva haciendo con los bienes materiales desde hace tiempo. La razón es que el tiempo de procesamiento de las tareas creativas de trabajo del conocimiento es un problema indeterminable. Para este tipo de trabajo del conocimiento, debes crear límites virtuales para el trabajo en curso y aprender a gestionar los amortiguadores no determinables. Los procesos pueden verse como una serie de pasos de descubrimiento del conocimiento con sus reglas asociadas. Un tablero Kanban te permite hacerlos visibles. Con su ayuda puedes comenzar a gestionar el trabajo y al mismo tiempo visualizar los objetivos para tus empleados. Ayuda a tus empleados a comprender a los clientes con sus necesidades y expectativas, y explícales los riesgos que conlleva la prestación del servicio. Esto mejora la calidad del servicio, porque toda la organización se orienta hacia los clientes y sus necesidades y expectativas, comenzando por cada empleado individual.
Desarrolla reglas para mejorar los resultados para la organización y tus clientes: Pensar en términos de directrices te ayuda a ti y a tus empleados a alinearse con los principios de gestión del cambio descritos anteriormente. Si ya no ves un proceso como un método de flujos de trabajo, roles y responsabilidades definidos, sino como una secuencia de reglas para decidir cómo tratar el trabajo, te centras en el trabajo y no en las personas. Establece estas directrices y hazlas comprensibles para todos. Solo si todas las partes implicadas las siguen, podrán descubrir los errores que necesitan cambiar. Las primeras reglas incluyen: En cuanto surja un problema, debe resolverse y Si una regla ya no tiene sentido, cámbiala. Si dejas de cambiar las reglas, detienes el proceso de mejora. Además, es más probable alcanzar un consenso en los puntos de discordia si se llevan a cabo debates objetivos sobre las directrices, en lugar de atribuciones subjetivas de culpa. Y habrá menos rechazo al cambio.
Puedes utilizar el método Kanban con sus valores y principios fundamentales como herramienta de gestión e implementarlo de forma integral en tu organización. Pero también puedes usar Kanban solo a nivel de equipos pequeños individuales para iniciar allí el proceso de cambio evolutivo. El siguiente artículo de la serie "Kanban en las organizaciones" explica cómo implementar sistemas Kanban con la ayuda de tableros Kanban y cómo el tablero Kanban en Merlin Project te ayuda.
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