Costes, plazos, calidad: para que la ejecución del proyecto se mantenga lo más cercana posible al plan de proyecto, es necesario un control de proyectos eficaz.
¿Qué factores de éxito deben tenerse en cuenta? ¿Quién debería ser responsable y qué herramientas necesita para hacer el control más eficiente? Tenemos las respuestas.
¿Qué es el control de proyectos?
El control de proyectos es más de lo que el término sugiere. Puede definirse como la gestión y el seguimiento de las actividades del proyecto a lo largo de todo el período del proyecto, con el objetivo de garantizar el cumplimiento del plan de proyecto.
No se trata únicamente de verificar de forma continua los resultados reales y los planificados para detectar desviaciones del plan con antelación, sino también de adoptar medidas correctoras cuando se detecten desviaciones indeseadas. El requisito previo para cualquier control de proyectos eficaz es siempre la existencia de un plan de proyecto.
El control puede ser asumido por distintas personas dentro de la empresa. Con frecuencia, el propio director de proyecto es el responsable. En proyectos de mayor envergadura, se crea también la figura del controller de proyecto o se encarga a expertos externos el control de proyectos.
Según la metodología de proyecto seguida, existen distintas definiciones de control.
¿Qué métodos se utilizan?
Como parte de la gestión de proyectos, la calidad del control de proyectos depende de la calidad de la gestión del proyecto en su conjunto. Para mantener una visión continua del avance del proyecto, pueden emplearse, por ejemplo, diagramas de Gantt, análisis de tendencias de hitos, análisis de valor y análisis de valor ganado.
Diagrama de Gantt (estructura de desglose del trabajo)
En la estructura de desglose del trabajo (EDT o, en inglés, WBS) se registra toda la secuencia del proyecto. Visualiza cuándo cada miembro del equipo trabaja en qué paquete de trabajo y muestra el avance actual del proyecto. Esto permite al director de proyecto identificar fácilmente si el proyecto está en plazo o si existen retrasos y cuellos de botella.
Análisis de tendencias de hitos
Otro método útil es el análisis de tendencias de hitos (ATH). Se basa en los hitos previamente definidos para el proyecto, es decir, la consecución de objetivos parciales o la finalización de subproyectos. El resumen de si se han alcanzado los hitos según lo previsto y cuántos de ellos indica si el calendario previsto debe mantenerse o corregirse.
Análisis del valor ganado
El análisis del valor ganado, también conocido como Earned Value Analysis, utiliza los indicadores valor planificado (planned value), costes reales (actual costs) y valor ganado (earned value) para determinar cómo debe evaluarse la situación de costes y plazos del proyecto. El seguimiento de los tres indicadores permite realizar un análisis de tendencias.
Análisis de valor ponderado
Un método que incluye no solo los factores objetivos, sino también los subjetivos en la evaluación del proyecto, es el análisis de valor ponderado. Tiene en cuenta, por ejemplo, la urgencia o la importancia estratégica del proyecto para el éxito de la empresa. El procedimiento resulta adecuado siempre que sea necesario tomar decisiones entre distintas alternativas.
El requisito previo es que exista claridad sobre los objetivos que se deben alcanzar. Se establece un sistema de puntuación con criterios que contribuyen a la consecución de los objetivos. Para cada alternativa se revisan los criterios y se asignan puntos. Se implementa la alternativa con la puntuación más alta.
Desafíos en el control de proyectos
Un problema frecuente en el control de proyectos son las ambigüedades en relación con los tres factores clave: plazos, costes y calidad. Si los objetivos no están claros, el control tampoco puede ser eficaz.
Además, en el control es necesario concentrarse en lo esencial para mantener una visión de conjunto. Pueden registrarse innumerables métricas para capturar el avance del proyecto en detalle, pero esto lleva a perder claridad entre la avalancha de información. Por ello, solo deben registrarse los indicadores clave importantes, como: grados de avance, hitos y consumo de recursos.
No es necesario supervisar cada indicador a nivel de director de proyecto; en la medida de lo posible, el seguimiento debe realizarlo el personal responsable de los paquetes de trabajo. Estos solo escalan al director de proyecto en caso de crisis.
Factores de éxito en el control de proyectos
Muchos factores de éxito en el control de proyectos coinciden con los principios generales que rigen el éxito de un proyecto en su conjunto. No obstante, pueden identificarse algunos factores específicos del control:
Transparencia en la planificación de objetivos
Los objetivos del proyecto deben estar definidos de forma clara y medible, especialmente en las dimensiones relevantes de costes, tiempo y calidad, para que pueda realizarse una revisión real frente a lo planificado. En este caso, resulta recomendable la definición de objetivos según el método SMART. Si los objetivos no están claramente definidos o no se conocen, es necesario exigir esa transparencia.
Instrumentos de medición válidos
Al definir objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI), asegúrese de poder recopilarlos de forma diferenciada. Si es necesario, primero deben establecerse procesos para registrar nuevos KPI o implementar software que mida los KPI requeridos.
Registro oportuno de KPI
Una vez definidos los objetivos y derivados los KPI, no está garantizado un control fiable. Para ello, debe asegurarse de que los KPI relevantes se recopilen puntualmente y de que los resultados estén disponibles. Solo entonces podrá introducir medidas correctoras de forma temprana para un control eficaz. Verifique que los empleados responsables tengan asignadas sus obligaciones y que los procesos hasta el reporting estén definidos.
Cultura del error
Establezca una cultura empresarial en la que los errores se consideren etapas naturales del proceso de aprendizaje y los empleados no tengan reparos en reconocerlos abiertamente. De lo contrario, no se cometerán menos errores, pero se tendrá conocimiento de ellos más tarde, ya que los empleados invierten mucha energía en ocultarlos y en retrasar las consecuencias. Garantice que los errores se comuniquen abiertamente para buscar soluciones conjuntamente.
Honestidad y apertura
La cultura del error descrita solo es posible si trata a sus empleados con respeto y apertura en todo momento. En un clima de silencio en el que la comunicación no es abierta, el control solo puede imponerse con un gran esfuerzo. Por ello, también resulta rentable desde el punto de vista económico interesarse por sus empleados como personas y hacer del buen clima empresarial una prioridad.
Software de control de proyectos: trabaje con más eficiencia
Muchas empresas llevan a cabo el control de proyectos con Excel. Esto complica innecesariamente el trabajo de los directores de proyecto. Excel es un buen software de hojas de cálculo, pero no está especializado en el control de proyectos. Por consiguiente, su manejo para este fin resulta engorroso, la visión de conjunto es deficiente y los resultados no siempre son fiables.
Quien realiza una gestión de proyectos profesional también debería utilizar software profesional. El control de proyectos es parte de cualquier software serio de gestión de proyectos. Por tanto, quien busca una solución de control intuitiva y eficaz está buscando, en realidad, un software de gestión de proyectos.
Desde la perspectiva del control de proyectos, es importante que la aplicación permita abordar los siguientes aspectos:
- Planes de proyecto
- Marco de costes
- Planificación presupuestaria
- Cálculo del proyecto
- Registro de tiempo
- Planificación de recursos
Asegúrese de que el software le facilite tener siempre a la vista los indicadores clave relevantes y de que pueda recibir informes individualizados (de forma automática).
Para todos los usuarios de Mac, iPad e iPhone: Merlin Project le permite comprobar cómo discurre la ejecución del proyecto en comparación con el plan inicial.
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Conclusión
El control de proyectos es una de las disciplinas más importantes de la gestión de proyectos. Para que el control del proyecto tenga éxito, deben superarse tres etapas.
Una vez definidos los objetivos y los indicadores que se van a supervisar, usted, como director de proyecto, debe seleccionar los métodos adecuados para garantizar el cumplimiento de los valores planificados. Esto le permite alcanzar la primera etapa.
A continuación, debe asegurarse de que los métodos se apliquen y seleccionar el software adecuado para el control del proyecto.
Una vez superada la segunda etapa, es necesario dominar también las habilidades interpersonales necesarias para que el equipo de proyecto trabaje de forma motivada hacia la consecución de los objetivos y se respeten los procesos de control.
Si sigue estos tres pasos de forma sistemática, nada impedirá el éxito de su control de proyectos.
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