プロジェクトコントロールについて知っておくべきこと

コスト、期日、品質。プロジェクトの遂行を可能な限りプロジェクト計画に沿った状態に保つには、効果的なプロジェクトコントロール が必要です。

どのような成功要因に注意すべきでしょうか。誰が責任を担うべきで、コントロールを効率的に行うにはどのようなツールが必要でしょうか。その答えをご紹介します。

プロジェクトコントロールとは

プロジェクトコントロールは、その言葉から想像されるよりも広い概念です。プロジェクト計画の順守を確実にすることを目的として、プロジェクト期間全体を通じてプロジェクトのアクティビティを管理し統制すること、と定義できます。

これは、計画からの逸脱を早期に把握するために実績値と目標値を継続的に確認することだけでなく、好ましくない展開が確認された場合に是正措置を講じることも含みます。効果的なプロジェクトコントロールの前提となるのは、常にプロジェクト計画が存在することです。

コントロールは、社内のさまざまな立場の人が担うことができます。多くの場合、プロジェクトマネージャー自身がその責任を負います。規模の大きいプロジェクトでは、プロジェクトコントローラーという役割が設けられたり、外部の専門家にプロジェクトコントロールが委託されたりすることもあります。

どのプロジェクト手法に従うかによって、コントロールの定義 はさまざまに存在します。

どのような手法が用いられるか

プロジェクトコントロールの品質は、プロジェクト管理の一部として、プロジェクト管理全体の品質に左右されます。プロジェクトの進捗について 継続的な全体像 を把握するためには、たとえばガントチャート、マイルストーン傾向分析、効用価値分析やアーンドバリュー分析などを活用できます。

ガントチャート（プロジェクト構造計画）

プロジェクト構造計画（PSP、英語では WBS）には、プロジェクトの全体的な流れが記録されます。どのプロジェクトメンバーがいつどの作業パッケージに取り組むかを可視化し、現在のプロジェクト進捗を示します。これにより、プロジェクトマネージャーはプロジェクトが計画どおりに進んでいるか、遅延やボトルネックが生じていないかを容易に把握できます。

マイルストーン傾向分析

もう一つの有用な手法が マイルストーン傾向分析（MTA）です。これは、あらかじめプロジェクト向けに定義されたマイルストーン、すなわち中間目標の達成や部分プロジェクトの完了に基づきます。マイルストーンが計画どおりに、いくつ達成されたかという概観は、その後の日程を維持できるか、修正が必要かを示す手がかりとなります。

アーンドバリュー分析

アーンドバリュー分析、すなわち Earned Value Analysis は、計画値（planned value）、実績コスト（actual costs）、出来高（earned value）という指標を用いて、プロジェクトのコストおよび日程の状況をどう評価すべきかを判断します。これら三つの指標をモニタリングすることで、傾向分析が可能になります。

効用価値分析

ハードな要因だけでなくソフトな要因もプロジェクトの評価に含める手法が 効用価値分析 です。たとえば、プロジェクトの緊急度や、企業の成功にとっての戦略的重要性などを考慮します。この手法は、複数の選択肢の間で意思決定を行う場合に常に適しています。

前提となるのは、達成すべき目標が明確であることです。目標達成に寄与する基準を定めた採点方式を設定します。各選択肢についてその基準を確認し、点数を付与します。最も高い点数を得た選択肢を実行します。

プロジェクトコントロールにおける課題

プロジェクトコントロールでよくある問題が、期日、コスト、品質という三つの重要な要因に関する曖昧さです。目標設定が不明確であれば、コントロールも効果的に行えません。

また、全体像を保つためには、コントロールにおいて本質に集中することが必要です。プロジェクトの進捗を詳細に把握しようとして無数の指標を取得することもできますが、それは情報の洪水のなかで明確さを失わせる結果になります。したがって、取得すべきは重要な指標のみとすべきです。たとえば、完成度、マイルストーン、リソースの消費などです。

すべての指標をプロジェクトマネージャーのレベルで監視する必要はなく、できる限り多くを作業パッケージのレベルで担当者が監視すべきです。担当者は、危機が生じた場合にのみプロジェクトマネージャーにエスカレーションします。

プロジェクトコントロールにおける成功要因

プロジェクトコントロールにおける成功要因の多くは、プロジェクト全体の成功に当てはまる一般的な原則と一致します。それでも、コントロールに固有のいくつかの要因を挙げることができます。

目標計画における透明性

目標値と実績値の照合がそもそも可能となるよう、プロジェクト目標は、特にコスト、時間、品質という関連する観点において、明確かつ測定可能に定義されている必要があります。ここでは SMART 手法 に沿った目標設定が適しています。目標が明確に定義または把握されていない場合は、その透明性を求めることが重要です。

妥当な測定手段

目標、すなわち主要業績評価指標（KPI）を定める際には、それらを明確に区別して取得できることに注意してください。場合によっては、新しい指標を取得するためにまずプロセスを構築したり、求める KPI を測定するソフトウェアを導入したりする必要があります。

KPI の迅速な取得

目標が定義され、KPI が導き出されても、信頼できるコントロールがまだ保証されたわけではありません。そのためには、関連する KPI が迅速に取得され、その結果が手元にそろうことを確実にする必要があります。そうして初めて、効果的なコントロールという観点から、是正措置を早期に講じることができます。担当者に義務付けがなされ、レポーティングに至るまでのプロセスが定義されていることを確認してください。

失敗を許容する文化

失敗を学習プロセスにおける自然な段階とみなし、担当者が自らの失敗を率直に認めることをためらわない、そのような企業文化を確立してください。そうでなければ、失敗の数は減らず、しかも担当者が失敗を隠し、その結果を先延ばしにしようと多くのエネルギーを費やすため、あなたが失敗を知るのは遅くなります。失敗が率直に共有され、共に解決策を探せるようにしてください。

誠実さと率直さ

ここで述べた失敗を許容する文化は、あなたが基本的に従業員を尊重し、率直に接している場合にのみ可能になります。率直に意思疎通が行われない、沈黙や隠ぺいの空気のなかでは、コントロールは多大な労力をかけてしか実現できません。したがって、従業員を一人の人として大切にし、良好な社内の雰囲気を優先することは、財務的にも報われます。

プロジェクトコントロールソフトウェア：より効率的に作業する方法

多くの企業がプロジェクトコントロールを Excel で行っています。それによってプロジェクトマネージャーは、自らの仕事を不必要に難しくしています。Excel は優れた表計算ソフトウェアではありますが、プロジェクトコントロールに特化したものではありません。そのため、この用途では扱いが煩雑になり、全体像が不十分となり、結果として得られる成果も常に信頼できるとは限りません。

専門的なプロジェクト管理を行うのであれば、専門的なソフトウェアを使用すべきです。プロジェクトコントロールは、あらゆる 本格的なプロジェクト管理ソフトウェア の一部です。したがって、直感的に扱えて効果的なコントロールの解決策を探している方は、実際にはプロジェクト管理ソフトウェアを探しているのです。

プロジェクトコントロールの観点からは、次のテーマをアプリケーションで表現できることが重要です。

• プロジェクト計画
• コストの枠組み
• 予算計画
• プロジェクト原価計算
• 工数記録
• リソース計画

関連する指標を常に把握しやすく、個別のレポーティングを（自動で）送付させられるソフトウェアであることに注意してください。

まとめ

プロジェクトコントロールは、プロジェクト管理において最も重要な領域の一つです。プロジェクトにおけるコントロールを成功させるには、三つの段階を踏む必要があります。

まず目標と監視すべき指標を定めたうえで、プロジェクトマネージャーであるあなたは、計画値の順守を確実にするための適切な手法を選ぶ必要があります。これで第一段階を踏み越えたことになります。

続いて、それらの手法が実際に用いられることを確実にし、プロジェクトコントロールに適したソフトウェアを選定する必要があります。

第二段階も踏み越えたら、プロジェクトチームが意欲をもって目標達成に取り組み、コントロールのプロセスが順守されるために必要なソフトスキルも身につける必要があります。

これら三つのステップを体系的に踏めば、プロジェクトコントロールの成功を妨げるものはもうありません。

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