Coûts, délais, qualité : pour que la réalisation du projet reste aussi proche que possible du plan de projet, un contrôle de projet efficace est indispensable.
Quels sont les facteurs de succès à prendre en compte ? Qui doit en être responsable et quels outils vous faut-il pour rendre le contrôle efficient ? Nous avons les réponses.
Qu'est-ce que le contrôle de projet ?
Le contrôle de projet va bien au-delà de ce que le terme laisse supposer. Il peut être défini comme le pilotage et le suivi des activités du projet sur l'ensemble de sa durée, dans le but de garantir le respect du plan de projet.
Il ne s'agit pas seulement de vérifier en continu les résultats réels et planifiés afin de détecter précocement les écarts par rapport au plan, mais aussi de prendre des mesures correctives lorsque des dérives sont constatées. La condition préalable à tout contrôle de projet efficace est toujours l'existence d'un plan de projet.
Le contrôle peut être assuré par différentes personnes au sein de l'entreprise. Le chef de projet en est souvent lui-même responsable. Dans les projets plus importants, le rôle de contrôleur de projet est également créé, ou des experts externes sont mandatés pour le contrôle de projet.
Selon la méthode de projet suivie, il existe différentes définitions du contrôle.
Quelles méthodes sont utilisées ?
En tant que composante de la gestion de projet, la qualité du contrôle de projet dépend de la qualité de la gestion de projet dans son ensemble. Pour maintenir une vue d'ensemble continue de l'avancement du projet, on peut recourir, par exemple, aux diagrammes de Gantt, aux analyses de tendances des jalons, aux analyses de valeur et aux analyses de la valeur acquise.
Diagramme de Gantt (structure de découpage du projet)
L'intégralité du déroulement du projet est consignée dans la structure de découpage du projet (SDP ou, en anglais, WBS). Elle visualise quand chaque membre de l'équipe travaille sur quel lot de travaux et indique l'avancement actuel du projet. Le chef de projet peut ainsi identifier facilement si le projet est dans les délais ou si des retards et des goulets d'étranglement apparaissent.
Analyse de tendances des jalons
Une autre méthode utile est l'analyse de tendances des jalons (ATJ). Elle repose sur les jalons préalablement définis pour le projet, c'est-à-dire l'atteinte d'objectifs intermédiaires ou l'achèvement de sous-projets. La synthèse indiquant si les jalons ont été atteints comme prévu et en quelle quantité donne une indication sur la nécessité de maintenir ou de corriger le calendrier.
Analyse de la valeur acquise
L'analyse de la valeur acquise, également connue sous le nom d'Earned Value Analysis, utilise les indicateurs valeur planifiée (planned value), coûts réels (actual costs) et valeur acquise (earned value) pour évaluer la situation en matière de coûts et de délais du projet. Le suivi de ces trois indicateurs permet une analyse de tendances.
Analyse multicritère
Une méthode qui intègre non seulement les facteurs objectifs mais aussi les facteurs subjectifs dans l'évaluation du projet est l'analyse multicritère. Elle prend en compte, par exemple, l'urgence ou l'importance stratégique du projet pour le succès de l'entreprise. Cette approche convient toujours lorsqu'il faut prendre des décisions entre différentes alternatives.
La condition préalable est que les objectifs à atteindre soient clairement définis. Un système de points est établi, dans lequel sont consignés les critères contribuant à l'atteinte des objectifs. Pour chaque alternative, les critères sont examinés et des points sont attribués. L'alternative ayant le score le plus élevé est mise en oeuvre.
Les défis du contrôle de projet
Un problème fréquent dans le contrôle de projet : les ambiguïtés concernant les trois facteurs clés que sont les délais, les coûts et la qualité. Si les objectifs ne sont pas clairement définis, le contrôle ne peut pas être efficace.
Par ailleurs, dans le contrôle, il est nécessaire de se concentrer sur l'essentiel pour garder une vue d'ensemble. D'innombrables métriques peuvent être collectées pour saisir l'avancement du projet dans le détail, mais cela conduit à perdre de la clarté dans le flot d'informations. Seuls les indicateurs importants doivent donc être relevés, par exemple : les degrés d'avancement, les jalons et la consommation de ressources.
Tous les indicateurs n'ont pas besoin d'être suivis au niveau du chef de projet ; autant que possible, ce suivi doit être assuré par les collaborateurs au niveau des lots de travaux. Ceux-ci n'escaladent au chef de projet qu'en cas de crise.
Facteurs de succès dans le contrôle de projet
De nombreux facteurs de succès dans le contrôle de projet correspondent aux principes généraux qui s'appliquent au succès d'un projet dans son ensemble. Certains facteurs spécifiques au contrôle peuvent néanmoins être identifiés :
Transparence dans la planification des objectifs
Les objectifs du projet doivent être définis de manière claire et mesurable, notamment dans les dimensions pertinentes que sont les coûts, les délais et la qualité, afin qu'une vérification réel/prévu puisse avoir lieu. La méthode SMART est ici tout indiquée. Si les objectifs ne sont pas clairement définis ou connus, il convient d'exiger cette transparence.
Instruments de mesure valides
Lors de la définition des objectifs ou des indicateurs clés de performance (KPI), veillez à pouvoir les collecter de manière différenciée. Le cas échéant, des processus doivent d'abord être mis en place pour saisir de nouveaux KPI ou un logiciel doit être implémenté pour mesurer les KPI requis.
Collecte rapide des KPI
Une fois les objectifs définis et les KPI dérivés, un contrôle fiable n'est pas encore garanti. Pour cela, vous devez vous assurer que les KPI pertinents sont collectés en temps utile et que les résultats vous sont disponibles. C'est seulement à cette condition que vous pourrez introduire des mesures correctives suffisamment tôt pour un contrôle efficace. Vérifiez que les collaborateurs responsables ont des obligations définies et que les processus jusqu'au reporting sont établis.
Culture de l'erreur
Instaurez une culture d'entreprise dans laquelle les erreurs sont considérées comme des étapes naturelles du processus d'apprentissage et où les collaborateurs n'hésitent pas à les reconnaître ouvertement. Dans le cas contraire, il n'y aura pas moins d'erreurs, mais vous en serez informé plus tardivement, car les collaborateurs investissent beaucoup d'énergie pour les dissimuler et en retarder les conséquences. Veillez à ce que les erreurs soient communiquées ouvertement afin de rechercher des solutions ensemble.
Honnêteté et ouverture
La culture de l'erreur décrite n'est possible que si vous traitez vos collaborateurs avec respect et ouverture en toutes circonstances. Dans un climat de silence où la communication n'est pas ouverte, le contrôle ne peut s'imposer qu'au prix d'un grand effort. Il est donc également rentable financièrement de s'intéresser à vos collaborateurs en tant que personnes et de faire du bon climat d'entreprise une priorité.
Logiciel de contrôle de projet : travaillez plus efficacement
De nombreuses entreprises réalisent leur contrôle de projet avec Excel. Cela complique inutilement le travail des chefs de projet. Excel est certes un bon tableur, mais il n'est pas spécialisé dans le contrôle de projet. Par conséquent, son utilisation à cette fin est fastidieuse, la vue d'ensemble insuffisante et les résultats pas toujours fiables.
Qui pratique une gestion de projet professionnelle devrait également utiliser un logiciel professionnel. Le contrôle de projet fait partie de tout logiciel de gestion de projet sérieux. Celui qui recherche une solution de contrôle intuitive et efficace cherche donc en réalité un logiciel de gestion de projet.
Du point de vue du contrôle de projet, il est important que l'application permette de couvrir les thématiques suivantes :
- Plans de projet
- Cadre budgétaire
- Planification budgétaire
- Calcul du projet
- Saisie des temps
- Planification des ressources
Assurez-vous que le logiciel vous facilite le suivi permanent des indicateurs clés pertinents et que vous puissiez recevoir des rapports individualisés (automatiquement).
Pour tous les utilisateurs Mac, iPad et iPhone : Merlin Project vous permet de vérifier comment l'exécution de votre projet se compare au plan initial.
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Conclusion
Le contrôle de projet est l'une des disciplines les plus importantes de la gestion de projet. Pour que le contrôle de projet réussisse, trois étapes doivent être franchies.
Une fois les objectifs et les indicateurs à surveiller définis, vous devez, en tant que chef de projet, choisir les méthodes appropriées pour garantir le respect des valeurs planifiées. Vous atteignez ainsi la première étape.
Vous devez ensuite vous assurer que les méthodes sont appliquées et sélectionner le logiciel adapté au contrôle de projet.
Une fois la deuxième étape franchie, il vous faut également maîtriser les compétences interpersonnelles nécessaires pour que l'équipe projet travaille de manière motivée à l'atteinte des objectifs et que les processus de contrôle soient respectés.
Si vous suivez ces trois étapes de manière systématique, rien ne s'opposera plus au succès de votre contrôle de projet.
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