Avant de quitter le bureau pour le week-end, nous faisons une petite pause à la machine à café pour échanger entre collègues. C'est ainsi que nous concevons notre série d'articles « 5 questions à », dans laquelle nous interrogeons des chefs de projet expérimentés sur leurs meilleures pratiques.
Aujourd'hui, nous parlons avec Falk Schmidt, consultant en gestion de projet et coach en innovation. Depuis plus de 20 ans, il accompagne des entreprises dans la mise en oeuvre de projets de digitalisation ; depuis 2011, il le fait au sein de sa propre entreprise. Il transmet son expérience en tant que coach à de jeunes chefs de projet.
1. Quelle est ta méthode de gestion de projet préférée ?
À mon avis, il n'existe pas « la méthode ». La gestion de projet est un métier. Et pour cela, il faut, pour rester dans la métaphore, d'une part une boîte à outils bien garnie et, d'autre part, les connaissances et l'expérience nécessaires pour aborder chaque situation ou projet avec l'ensemble d'outils le plus adapté. En tout, cela fait une bonne dizaine d'années que je travaille avec une approche hybride : aussi agile que possible, tout en intégrant les méthodes (classiques) prédominantes chez de nombreux clients. Mes outils favoris dans cette boîte sont Scrum et PRINCE2.
2. Utilises-tu des logiciels pour les projets de plus grande envergure et, si oui, lesquels ?
Chez les grands clients, la suite Microsoft est généralement très plébiscitée. Excel en premier lieu, bien sûr, ainsi que l'incontournable Project, SharePoint (dont le potentiel est malheureusement trop souvent insuffisamment exploité) et OneNote. Il est heureusement de plus en plus possible d'utiliser des outils comme Jira. En tant qu'utilisateur Mac, on reste encore un peu exotique dans les entreprises allemandes, si bien que les outils Mac que j'apprécie ne sont utilisés que dans les projets que nous conduisons en autonomie pour des clients (de taille intermédiaire). Pour la planification, Merlin et Goalscape ou XMind sont au rendez-vous ; s'y ajoutent Twist (et parfois aussi Slack) pour la communication d'équipe et un environnement NextCloud sécurisé.
3. Quel est ton rituel préféré dans un projet ?
Tout ce qui contribue à améliorer l'équipe :
- Des daily stand-ups avec une bonne modération
- Tout aussi important : des réunions informelles (after-work) sur la base du volontariat. Il est toujours surprenant de voir l'« élan » que cela donne à la cohésion d'équipe. Autre pratique précieuse : partager la pause déjeuner avec chacun des membres de l'environnement projet.
- Et : « Management by walking around »
4. Selon toi, quel est l'un des facteurs les plus sous-estimés pour la réussite d'un projet ?
Les personnes, le leadership et la communication. Nous oublions souvent que les individus apportent des forces et des faiblesses qui donnent à une équipe une dynamique spécifique. Le leadership devient alors un service rendu à l'équipe (« servant leadership »), car il ne s'agit pas de dicter aux gens ce qu'ils doivent faire et comment le faire, mais de définir l'objectif commun et de créer les conditions pour l'atteindre.
5. Quel est ton plus grand tueur de temps ?
- La frénésie des réunions sans structure ni discipline
- L'activisme au lieu d'une planification raisonnée, et les efforts qui en découlent pour corriger les erreurs
- La bureaucratie pour la bureaucratie (le grand classique : après la clôture réussie d'un projet, il faut encore rapidement monter le plan de projet dans MS Project parce que la révision l'exige.)
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