Comment rédiger une proposition de projet ?

Une proposition de projet est un document qui présente les valeurs fondamentales de votre projet et le défend auprès des parties prenantes. En termes simples : elle montre en quoi consiste le projet, pourquoi il est pertinent, ce que vous souhaitez accomplir et comment vous atteindrez votre objectif. La rédaction d'une proposition de projet est généralement la première étape du processus de gestion de projet.

Une proposition de projet peut contenir une liste d'activités ou de tâches liées au projet. Elle n'entre cependant pas autant dans les détails qu'un plan de projet. En revanche, la proposition de projet comprend davantage d'éléments marketing pour le projet.

Même si vous n'avez pas mis en place de système de propositions formelles dans votre entreprise, il existe de nombreuses raisons d'y réfléchir :

• pour conquérir un nouveau client,
• pour assurer le financement,
• pour convaincre la direction,
• pour affecter des ressources à une initiative,
• pour disposer d'un document de travail servant de base à une proposition de projet détaillée,
• et bien plus encore.

Dans tous les cas, un document bien rédigé, clair et détaillé est la meilleure façon d'aborder un nouveau projet :

• Une proposition de projet vous aide à obtenir l'approbation de toutes les parties prenantes.
• Elle apporte de la clarté sur les objectifs, les priorités et les exigences du projet.
• Elle oblige l'initiateur du projet à réfléchir aux détails avant de le présenter.
• Et une fois la proposition approuvée par toutes les parties prenantes, elle constitue la base du plan de projet.

Préparation

Personnellement, je préfère toujours effectuer la préparation directement dans Merlin Project, car je peux ensuite traiter de nombreux résultats immédiatement.

Recherche

Même si l'envie est de démarrer directement, la préparation est extrêmement importante. Étudiez le sujet du projet de manière approfondie. Développez vos connaissances sur le sujet et essayez de déterminer si des projets similaires ont déjà existé pour en tirer des enseignements. Le cas échéant, vous pouvez étudier leur déroulement et apprendre des problèmes ou même des erreurs d'autres équipes dans les domaines du temps, de l'argent et du contenu.

Dans Merlin Project, je crée des pièces jointes individuelles au projet pour les leçons apprises ou les sources consultées. Qu'il s'agisse de liens web ou de fichiers contenant mes informations. Tout peut être facilement joint dans Merlin Project.

Collecte des thèmes

Sur la base de la recherche, établissez maintenant un premier plan thématique. Il ne s'agira en aucun cas d'un plan de projet finalisé, mais plutôt d'une ébauche générale du sujet du projet.

Dans Merlin Project, vous pouvez créer une carte mentale ou saisir une structure hiérarchique, selon vos préférences. Créez les premières ressources et affectez-les à des tâches individuelles ou à des phases entières. Cela vous sera utile à l'étape suivante.

Vous pouvez bien entendu définir des dépendances initiales et, si elles sont déjà connues, affecter des ressources individuelles. N'hésitez pas à discuter du premier plan avec d'autres membres de l'équipe. Gardez toutefois toujours à l'esprit qu'il ne s'agit que d'un plan initial et préparatoire.

Budgétisation

Même si vous découvrez lors de vos recherches qu'aucun budget n'est prévu, établissez-en un, ne serait-ce que pour un usage interne. Plus d'un projet a été interrompu en cours d'exécution en raison d'un calcul incorrect. Communiquez le budget à votre client et assurez-vous que la portée est gérable pour toutes les parties concernées.

Dans Merlin Project, vous obtenez un premier budget en attribuant un taux horaire aux ressources. Dans les coûts du projet, vous verrez alors la valeur coûts salariaux, avec les montants calculés automatiquement sur la base des affectations. Vous saisissez également, de façon approximative, des coûts de base dans les phases.

Marketing de projet

Si j'ai appris une chose vraiment importante, c'est bien le marketing de projet. Presque tout chef de projet a vécu de première main le rejet d'un excellent projet en raison d'un marketing déficient ou inexistant. Et à sa place, un autre projet, souvent moins bon, a été approuvé, simplement parce qu'il bénéficiait d'un meilleur marketing.

Nous rassemblons donc des rapports de projets, des témoignages et tout ce qui a déjà fonctionné avec succès dans des projets comparables. Les e-mails dans lesquels des clients remercient pour un excellent projet sont également toujours les bienvenus en annexe de la proposition de projet.

Rédiger la proposition de projet

Jusqu'à présent, BBEdit était notre éditeur de référence. Cela a changé avec la publication de adoc Studio. Dans la droite ligne du principe : Eat your own dog food.

Nous démarrons donc dans adoc Studio avec un nouveau projet. Dans le document généré automatiquement avec le projet, nous consignons simplement les informations disponibles.

[source,adoc]
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= Nom du projet
Un bref préambule au projet, c'est-à-dire un résumé, parfois aussi
appelé _Executive Summary_.

== Objectif du projet
Quelques phrases définissant l'objectif du projet. Définissez l'objectif
aussi précisément que possible, mais aussi de façon compréhensible pour
le client.

== Contexte du projet
Incluez une section dans laquelle vous approfondissez le problème
que vous souhaitez résoudre.

== Délimitations
C'est ici que le projet est clairement délimité, c'est-à-dire que les
non-objectifs sont listés. Les projets connexes susceptibles d'être
concernés par le projet proposé peuvent également y figurer.

== Sous-objectifs et contenus
Quelques phrases présentant tous les sous-objectifs et les contenus
connus du projet. Décrivez ici comment vous mènerez le projet à son terme.

== Ressources du projet
Il s'est avéré utile de créer un tableau reprenant toutes les personnes
ainsi que les machines et locaux disponibles.

== Coûts du projet
Les coûts connus et prévisibles doivent également être listés en détail.

== Marketing de projet
Joignez à la proposition de projet tout ce qui peut contribuer à son approbation.

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Optimiser la proposition de projet

Nous pouvons encore optimiser quelques détails dans le projet adoc Studio :

• Avec :toc: nous générons une table des matières,
• l'indication :toclevels: 2 définit la profondeur du plan dans la table des matières
• Avec :lang: fr nous définissons la langue du document en français.

[,adoc]
----
:toc: 
:toclevels: 2
:lang: fr
----

Sous le nom du projet, vous pouvez indiquer votre nom en tant qu'auteur et la date du document.

[,adoc]
----
= Nom du projet
Nom du chef de projet 
Brouillon du {docdate}
----

Nous avons ainsi une bonne base pour votre projet.

Insérer les données du projet

Pour intégrer le contenu de Merlin Project dans le document adoc Studio, j'ai un excellent conseil pour vous. L'année dernière, nous avons présenté sur notre site web un script AppleScript permettant de convertir le contenu de n'importe quel projet en document AsciiDoc. Téléchargez le script gratuit depuis le site web et installez-le. Lancez-le depuis le menu Fichier > Actions.

Vous trouverez ensuite sur le bureau un fichier portant le mois et l'année en cours ainsi que le nom du projet. Faites glisser ce fichier dans le navigateur de projet du projet adoc Studio. Lorsque le fichier est sélectionné, vous verrez le texte AsciiDoc dans l'éditeur et la version interprétée dans l'aperçu.

Vous pouvez maintenant sélectionner dans le fichier généré tout ce qui est pertinent pour votre proposition de projet, le copier et le coller dans la proposition. Difficile de faire plus simple.

Insérer des fichiers externes

Venons-en maintenant au sujet du marketing. Vous avez probablement rassemblé un certain nombre de documents importants provenant de clients et de partenaires. Nous allons maintenant les insérer.

Insérer en tant qu'images

Commençons par le plus simple : les images, c'est-à-dire les photos, vidéos et autres médias.

S'ils sont disponibles sous forme de fichiers, faites glisser l'ensemble dans le dossier médias du navigateur de projet. Insérez une image dans le texte avec la macro image::.

Les vidéos de YouTube ou Vimeo s'insèrent avec la macro video::.

Si vous n'avez pas accès direct aux images dans leur format source, vous pouvez toujours en faire une capture d'écran et l'insérer dans le document adoc Studio.

Insérer en tant que documents

L'étape suivante est également simple :
Les documents externes au format texte sont inclus via l'instruction include::.
Pour cela, le fichier cible doit être présent dans le navigateur de projet.

Veuillez noter que tous les fichiers externes avec les extensions :

• .asciidoc,
• .adoc,
• .ad,
• .asc, ou
• .txt

passent par l'interpréteur AsciiDoc d'adoc Studio. Tous les autres types de fichiers sont inclus sans interprétation.

Les documents PDF peuvent être inclus avec la première page comme image::nomfichier.pdf[].

Plus de détails et discussion

Bien entendu, ceci n'est que la base pour votre prochaine proposition de projet. De nombreux autres détails peuvent encore être intégrés.

Nous vous invitons à en discuter avec nous dans le forum.

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Si vous avez des questions sur cet article de blog ou si vous souhaitez en discuter, nous attendons avec impatience votre contribution dans notre forum.