プロジェクト提案書は、プロジェクトの中心的な価値を概説し、それをステークホルダーに伝えるための文書です。簡単に言えば、プロジェクトの内容、その意義、何を達成しようとしているのか、そしてどのように目標に到達するのかを示します。プロジェクト提案書の作成は、一般的にプロジェクト管理プロセスの最初のステップです。
プロジェクト提案書には、プロジェクトに関連するアクティビティやタスクの一覧を含めることができます。ただし、プロジェクト計画ほど詳細には踏み込みません。その代わり、プロジェクト提案書にはプロジェクトの訴求要素がより多く含まれます。
社内でプロジェクトの提案制度を確立していない場合でも、これについて検討すべき理由は数多くあります。
- 新しい顧客を獲得するため、
- 資金を確保するため、
- 経営陣を納得させるため、
- イニシアチブにリソースを割り当てるため、
- 詳細なプロジェクト提案のための作業文書を持つため、
- その他多数。
いずれの場合も、よく書かれた、明確で詳細な文書は、新しいプロジェクトに取り組むための最良の方法です。
- プロジェクト提案書は、関係者全員の賛同を得るのに役立ちます。
- プロジェクトの目標、優先順位、要件について明確にします。
- プロジェクトの発案者に、プロジェクトを提示する前に詳細を十分に検討させます。
- そして、プロジェクト提案書が関係者全員に承認された後は、プロジェクト計画の基礎となります。
準備
私自身は、多くの成果をその後すぐにさらに活用できるため、準備を Merlin Project で直接行うのを常に好んでいます。
調査
すぐに始めたいという衝動が先立つとしても、準備は極めて重要です。プロジェクトのテーマを徹底的に調査してください。そのテーマに関する知識を積み上げ、過去に類似のプロジェクトがあったかどうかを調べて、そこから学ぶようにしましょう。その場合、経過を研究し、時間、費用、内容 の面で他者が直面した問題、あるいは失敗からさえ学ぶことができます。
Merlin Project では、学んだ教訓や情報源について、プロジェクトに個別の 添付項目 を作成します。それが Web 上のリンクであれ、私の情報を含むファイルであれ、すべて Merlin Project に簡単に添付できます。
テーマの収集
調査をもとに、まず最初のテーマ計画を作成します。これは決して完成したプロジェクト計画ではなく、プロジェクトのテーマを大まかに概説したものになります。
Merlin Project では、お好みに応じて マインドマップ を作成するか、階層構造 を入力できます。最初のリソースを作成し、個々のアクティビティやフェーズ全体に割り当てましょう。これは次のステップで役立ちます。
もちろん、最初の依存関係を設定したり、すでにわかっていれば個々のリソースを割り当てたりすることもできます。最初の計画は、チームの他のメンバーと早めに話し合っていただいてもかまいません。ただし、それはあくまで最初の準備段階の計画であることを常に念頭に置いてください。
予算策定
調査の段階で予算が想定されていないことがわかった場合でも、たとえ社内目的だけのためであっても予算を作成してください。誤った見積もりが原因で、実行中に中止になったプロジェクトは少なくありません。予算については顧客と話し合い、その規模が関係者全員にとって対応可能であることを確認してください。
Merlin Project では、リソースに時間単価を設定すると、最初の予算が得られます。プロジェクトのコストには、割り当てに基づいて自動計算された金額とともに 作業コスト の値が表示されます。さらに、フェーズには大まかに基本コストを入力します。
プロジェクトマーケティング
これまでに私が非常に重要だと実感したことが一つあるとすれば、それはプロジェクトマーケティングです。どれほど優れたプロジェクトであっても、プロジェクトマーケティングが不十分であったり、まったく欠けていたりしたために却下された経験は、ほぼすべてのプロジェクトマネージャーが身をもって味わっています。そしてその代わりに、単により良いマーケティングを行っていた別の、しばしばより劣ったプロジェクトが承認されてしまうのです。
ですから、私たちはプロジェクトレポートや推薦の声、そして類似のプロジェクトですでに成功した事例をすべて集めます。プロジェクトの顧客が素晴らしいプロジェクトに感謝してくれるメールなども、プロジェクト提案書の添付として常に歓迎されます。
プロジェクト提案書を書く
これまで私たちにとってエディタは BBEdit が定番でした。それが adoc Studio の公開によって変わりました。まさに Eat your own dog food という言葉どおりです。
そこで adoc Studio で新しいプロジェクトを始めます。プロジェクトとともに自動的に作成される文書に、わかっている情報をそのまま書き出していきます。
[source,adoc]----= プロジェクト名プロジェクトに関する短い前文、つまり概要です。これは_Executive Summary_ と呼ばれることもよくあります。== プロジェクトの目標プロジェクトの目標を示す数文です。目標は可能な限り正確に、かつ顧客にとって理解しやすいように定義してください。== プロジェクトの背景解決しようとしている問題について詳しく述べるセクションを挿入してください。== 範囲の限定ここはプロジェクトを明確に区切る場所、つまり非目標を列挙する場所です。提案するプロジェクトが影響を与える可能性のある隣接プロジェクトもここに挙げられます。== 個別目標と内容すべての個別目標とわかっているプロジェクトの内容を紹介する数文です。プロジェクトをどのように目標まで導くのかをここで記述してください。== プロジェクトのリソースすべての人員、ある場合は機材や場所を含む表を作成すると実用的であることがわかっています。== プロジェクトのコストわかっている費用や予想される費用も同様に詳細に列挙する必要があります。== プロジェクトマーケティング承認に役立つものはすべてプロジェクト提案書に添付してください。----
プロジェクト提案書を最適化する
adoc Studio のプロジェクトでは、いくつかの細かな点をさらに最適化できます。
:toc:で目次を生成し、:toclevels: 2の指定で目次内の階層の深さを定義し、:lang: deで文書の言語をドイツ語に設定します。これにより、見出しが Table of Contents ではなく Inhaltsverzeichnis と表示されます。
[,adoc]----:toc::toclevels: 2:lang: de----
プロジェクト名の下に、著者として自分の名前と文書の日付を記入できます。
[,adoc]----= プロジェクト名プロジェクトリーダーの名前{docdate} 付の草案----
これで、あなたのプロジェクトのための良い基礎ができました。
プロジェクトデータを挿入する
さて、Merlin Project の内容を adoc Studio の文書に取り込むために、素晴らしいヒントをご紹介します。昨年、私たちのウェブサイトで、任意のプロジェクトの内容を AsciiDoc 文書に変換できる AppleScript を紹介しました。ウェブサイト から無料のスクリプトをダウンロードしてインストールしてください。メニューの「ファイル」>「アクション」から実行します。
その後、現在の月と年、およびプロジェクト名が付いたファイルがデスクトップに見つかります。このファイルを adoc Studio プロジェクトのプロジェクトナビゲータにドラッグしてください。ファイルを選択すると、エディタに AsciiDoc テキストが、プレビューに解釈された版が表示されます。
これで、プロジェクト提案書にとって有用なものをすべて、生成されたファイル内で選択し、コピーして、プロジェクト提案書に貼り付けることができます。これ以上簡単な方法はほとんどありません。
外部ファイルを挿入する
次にマーケティングについてです。おそらく顧客やパートナーから集めた重要な文書がいくつもあるでしょう。これらを挿入していきます。
画像として挿入する
まずは最も簡単なものから。写真や動画などのメディア、つまり画像です。
これらがファイルとして存在する場合は、すべてをプロジェクトナビゲータのメディアフォルダにドラッグします。画像はテキスト内に image:: マクロとして挿入します。
動画は YouTube や Vimeo から video:: マクロで挿入します。
画像にソース形式で直接アクセスできない場合でも、スクリーンショットを撮り、それを adoc Studio の文書に挿入する方法があります。
文書として挿入する
次のステップも簡単です。
テキスト形式の外部文書は include:: 命令で組み込みます。
そのためには、対象ファイルがプロジェクトナビゲータに含まれている必要があります。
ただし、以下の拡張子を持つすべての外部ファイルは、
- .asciidoc、
- .adoc、
- .ad、
- .asc、または
- .txt
adoc Studio の AsciiDoc インタプリタを通過することにご注意ください。それ以外のファイル形式は解釈されずに組み込まれます。
PDF 文書は、最初のページを image::dateiname.pdf[] として組み込むことができます。
さらなる詳細とディスカッション
もちろん、これはあなたの次のプロジェクト提案書のための基礎にすぎません。さらに多くの詳細を組み込むことができます。
これについて フォーラム で私たちと議論していただけるようご招待します。
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
