Merlin Project は、徹底してプロジェクト管理のためのプロフェッショナル向けアプリケーションです。そのため、プロジェクトの時間管理に必要な関連オプションをすべて備えています。本記事では、プロジェクトの計画において時間がどれほど重要な役割を果たすかをご紹介します。
時間管理とは
プロジェクトと、そのために必要な完了すべきタスクは、定められた期間のなかで計画できます。「時は金なり」という言葉は、プロジェクトにおいては文字どおりに受け止めて差し支えありません。遅延はそのつど余計な費用を生み、完成前にプロジェクト予算を急速に使い切ってしまうことにもつながりかねないからです。つまり、プロジェクトを計画どおり定められた期間内に保てれば、通常はコストも管理できるということです。
プロジェクト管理において、時間は計画コンセプト全体の主要な構成要素です。ガントチャート は、プロジェクトを時間軸上に表す、長年使われてきた表示形式です。バーの時間的な並びと、その開始と終了がガント表示で示されます。あるアクティビティのバーが終了して初めて、それに続く接続済みのアクティビティを開始できます。したがって時間は、作業とコストと並ぶ、プロジェクト管理における 3 つの重要な柱の一つです。
ガントチャートを使えば、チームやすべてのプロジェクト参加者に対して、プロジェクト管理で最も一般的な表示形式の一つを利用できます。時間軸に沿って、プロジェクトの各区間をプロジェクト全体の流れのなかで時間的に読み取り、位置づけることができます。
このようにガント表示は、プロジェクト内の時間的な関連を把握するのに非常に適しています。さらに Merlin Project では、プロジェクトに関わるリソースの時間の計画に加えて、祝日や、休暇期間のような個別に定めた稼働時間も計画できます。ポイントは、Merlin Project で一度プロジェクトを作成すれば、時間や例外をいつでも何度でも調整できることです。これによって、時間的な指定に基づくプロジェクトの計画も直接調整されます。
時間管理はなぜ重要か
時間管理の利点は明確です。どのプロジェクトも時間的に定め、適切なバッファを設けて計画できます。時間管理とは、個々のプロジェクトタスクやアクティビティにかかる時間と、達成された進捗を管理することです。プロジェクトで最適な時間管理を行うには、すべてのプロジェクトアクティビティを計画し、期限を設定し、監視し、制御する必要があります。
プロジェクトリーダーとして、社内の進行中および今後のプロジェクトにどれだけの時間がかかるかを把握していれば、利用可能なプロジェクトをあらゆる面で確実かつ成功裏に計画し、完了させることができます。
たとえば「進捗」の表示を使えば、進行中のプロジェクトの進捗を特に的確に監視し、遅延が生じそうな場合に調整できます。これによって常に全体を見渡し、いつでも期日に注意して、それに応じて対応できます。
時間管理のもう一つの側面は、プロジェクトの進捗をグラフィカルな表示で非常によく把握できるという点です。この情報は、プロジェクトの現在および今後の状況を見渡すのに役立ちます。遅延やその他の問題は、適切な対策と解決によって早めに防げます。
まとめ
時間はプロジェクトにとって非常に大きな役割を果たします。プロジェクトの時間と進捗を見渡すことで、作業、コスト、リソース、そしてそれらに伴い得る問題など、多くの重要な側面をより的確に管理できます。
特にガント表示は、プロジェクト全体とその内容について優れた時間的な見通しを与え、たとえば起こり得る時間的要因や、それに伴うコストやリスクをプロジェクトの過程で見極めるのに役立ちます。
Merlin Project をぜひお楽しみください。良い評価をいただけましたら幸いです。
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