Glossar
Lessons Learned
gewonnene Erkenntnisse, gezogene Lehren, Projektnachschau, Lessons-Learned-Workshop
Lessons Learned (deutsch: gewonnene Erkenntnisse oder gezogene Lehren) sind die Erfahrungen aus einem Projekt, die ein Team festhält, damit spätere Projekte davon profitieren. Das Team sammelt sie in einer Projektnachschau, meist einem Workshop zum Phasen- oder Projektende. Der Begriff ist ein Plural und bleibt im Deutschen englisch: die Lessons Learned, für eine einzelne Erkenntnis die Lesson Learned.
Lessons Learned gehören zum Abschlussprozess, aber nicht nur dorthin. Wer erst nach einem langen Projekt fragt, was schiefging, bekommt Erinnerungen statt Fakten. Planen Sie deshalb auch nach jeder Phase oder jedem großen Meilenstein eine kurze Runde ein.
Wie läuft ein Lessons-Learned-Workshop ab?
- Vorbereiten: Die Projektleitung sammelt Fakten: Plan und Ist von Terminen und Kosten, eingetretene Risiken, Statusberichte. Alle Teilnehmenden notieren vorab ihre drei wichtigsten Beobachtungen.
- Rahmen setzen: Eine neutrale Moderation erklärt das Ziel. Das Team sucht Ursachen und Verbesserungen, keine Schuldigen.
- Sammeln: Jede Person nennt, was gut lief und was nicht. Die Moderation clustert die Beiträge nach Themen wie Planung, Kommunikation oder Technik.
- Ursachen analysieren: Für die wichtigsten Themen fragt das Team nach dem Warum, bis eine Ursache auftaucht, die sich beim nächsten Mal ändern lässt.
- Maßnahmen festhalten: Jede Erkenntnis bekommt eine Empfehlung, eine verantwortliche Person und einen Ablageort, an dem das nächste Projektteam sie findet.
Setzen Sie einen festen Zeitrahmen, etwa 90 Minuten, und kürzen Sie im Zweifel die Sammelphase, nicht die Maßnahmen.
Leitfragen für die Projektnachschau
Kopieren Sie diese Fragen in Ihre Workshop-Einladung:
- Was hat gut funktioniert und soll Standard werden?
- Was lief schlecht, und woran lag es?
- Was würden wir mit dem Wissen von heute anders planen?
- Welche Risiken sind eingetreten? Haben die vorbereiteten Maßnahmen gegriffen?
- Welche Schätzungen lagen deutlich daneben, und warum?
- Hat der Projektstrukturplan alle nötigen Arbeitspakete enthalten?
- Lief die Kommunikation mit Auftraggeber und Team rechtzeitig und vollständig?
- Welchen Rat geben wir einer Projektleitung, die ein ähnliches Projekt übernimmt?
Beispiel: ein Lessons-Learned-Eintrag
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Thema | Lieferung der WLAN-Hardware beim Büroumzug |
| Beobachtung | Die Hardware kam neun Tage später als zugesagt. |
| Ursache | Bestellung erst nach der Freigabe des Flächenplans, kein Puffer zum Umzugstermin. |
| Auswirkung | Zwei Tage Arbeit ohne Netzwerk, Mietgeräte für 1.200 Euro (Beispielwerte). |
| Empfehlung | Lange Lieferzeiten beim Projektstart abfragen und kritische Hardware vor der Detailplanung bestellen. |
| Verantwortlich | IT-Leitung, für alle künftigen Standortprojekte |
Ein guter Eintrag beschreibt eine konkrete Situation und endet mit einer Handlung. „Kommunikation verbessern“ ist keine Lesson Learned, „Wöchentlicher Statusbericht an den Auftraggeber ab Projektstart“ schon.
Häufige Fehler
- Nur am Projektende: Viele Details sind dann vergessen, und das Team ist schon im nächsten Projekt.
- Schuldfrage statt Ursache: Wer Angst vor Vorwürfen hat, nennt keine Fehler.
- Kein Ablageort: Ein Protokoll im persönlichen Postfach erreicht das nächste Projekt nie.
- Keine Nachkontrolle: Prüfen Sie beim Kickoff des nächsten Projekts, welche Empfehlungen umgesetzt sind.
Wie halten Sie Lessons Learned in Merlin Project fest?
Merlin Project speichert Erkenntnisse direkt im Projektdokument:
- Bei Risiken: Im Risiko-Anhang nutzen Sie den Bereich Abschluss. Markieren Sie Ist eingetreten, tragen Sie Zeitverzug und Kosten ein und halten Sie unter Gelernte Lektionen fest, was gut lief und was Sie anders machen würden. Diese Angaben fließen nicht in die Zeit- und Kostenberechnung ein. Mehr dazu im Risikomanagement.
- Allgemeine Erkenntnisse: Wählen Sie den obersten Vorgang oder den Abschluss-Meilenstein und fügen Sie über Einfügen › Anhang › Information einen Anhang für Entscheidungen und Protokolle hinzu. Alternativ schreiben Sie in die Notizen des Vorgangs im Inspektor.
- Für das nächste Projekt: Der mitgelieferte Bericht Dokumentation (Darstellung › Bericht › Dokumentation) listet Titel, Tags und Notizen aller Vorgänge. Bewährte Projektstrukturen speichern Sie in der Bibliothek.
