用語集
教訓（Lessons learned）
Lessons Learned, 振り返り, 事後レビュー, 教訓ワークショップ
教訓（Lessons Learned）とは、後続のプロジェクトに生かすためにチームが記録する、プロジェクトから得た経験です。チームは振り返り、通常はフェーズ終了時やプロジェクト終了時のワークショップで教訓を集めます。記録をまとめたものは、教訓登録簿や教訓レポートと呼ばれます。
教訓は 終結プロセス の一部ですが、そこだけのものではありません。長いプロジェクトの最後になって初めて何がうまくいかなかったかを尋ねても、得られるのは事実ではなく記憶です。各フェーズや大きな マイルストーン の後にも、短い振り返りを計画しましょう。
教訓ワークショップはどのように進めますか？
- 準備： プロジェクトマネージャーが事実を集めます。日程とコストの計画値と実績値、発生したリスク、ステータスレポートなどです。参加者は全員、重要な気付きを 3 つ事前に書き出します。
- 枠組みを決める： 中立的なファシリテーターが目的を説明します。チームが探すのは原因と改善策であり、責任者探しではありません。
- 集める： 全員が、うまくいったこととそうでなかったことを挙げます。ファシリテーターは、計画、コミュニケーション、技術などのテーマごとに意見をまとめます。
- 原因を分析する： 重要なテーマについて、次回変えられる原因が見つかるまで「なぜ」を繰り返します。
- 対策を記録する： 各教訓に、推奨事項、責任者、次のプロジェクトチームが見つけられる保管場所を決めます。
時間はたとえば 90 分と決めておき、足りなければ対策ではなく収集の時間を削ります。
振り返りのための質問
次の質問をワークショップの案内にコピーしてお使いください。
- 何がうまくいき、標準にすべきか。
- 何がうまくいかず、その原因は何か。
- 今の知識があれば、何を違う形で計画するか。
- どのリスクが発生したか。準備していた対策は効果があったか。
- どの見積もりが大きく外れ、それはなぜか。
- WBS に必要なワークパッケージがすべて含まれていたか。
- 発注者やチームとのコミュニケーションは、適切なタイミングで漏れなく行われたか。
- 似たプロジェクトを担当するプロジェクトマネージャーに、どんな助言をするか。
例：教訓の記録
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| テーマ | オフィス移転時の Wi-Fi 機器の納品 |
| 事実 | 機器の到着が約束より 9 日遅れた。 |
| 原因 | レイアウト図の承認後に初めて発注し、移転日までの余裕がなかった。 |
| 影響 | 2 日間ネットワークなしで作業し、レンタル機器に 1,200 ユーロかかった（例の値）。 |
| 推奨事項 | プロジェクト開始時に納期の長い品目を確認し、重要な機器は詳細計画の前に発注する。 |
| 責任者 | IT 部門長（今後のすべての拠点プロジェクトが対象） |
よい記録は具体的な状況を描き、行動で締めくくります。「コミュニケーションを改善する」は教訓ではありません。「プロジェクト開始時から発注者に毎週ステータスレポートを送る」は教訓です。
よくある失敗
- プロジェクトの最後だけ行う： その頃には多くの詳細が忘れられ、チームは次のプロジェクトに移っています。
- 原因ではなく責任を追及する： 非難を恐れる人は失敗を口にしません。
- 保管場所がない： 個人のメールボックスにある議事録は、次のプロジェクトに届きません。
- フォローアップしない： 次のプロジェクトの キックオフ で、どの推奨事項が実行されたかを確認します。
Merlin Project で教訓を記録するには？
Merlin Project では、教訓をプロジェクト書類に直接保存します。
- リスクの場合： リスクの添付項目で リスクの終結状況 セクションを使います。発生した をオンにし、最終的な遅延 と コスト を入力して、うまくいったことと次に変えることを 学んだこと に書き留めます。これらの値は日程やコストの計算には影響しません。詳しくは リスク管理 を参照してください。
- 一般的な教訓： 最上位のアクティビティまたは終了のマイルストーンを選択し、挿入 › 添付項目 › 情報 で、決定事項や議事録のための添付項目を追加します。インスペクタでアクティビティの メモ に書くこともできます。
- 次のプロジェクトのために： 既製のレポート ドキュメンテーション（表示 › レポート › ドキュメンテーション）は、すべてのアクティビティのタイトル、タグ、メモを一覧にします。実績のあるプロジェクト構造はライブラリに保存します。
