Juste avant le week-end, nous faisons une petite pause à la machine à café pour échanger entre collègues. C'est ainsi que nous concevons notre série d'articles « 5 questions à », dans laquelle nous interrogeons des chefs de projet expérimentés sur leurs bonnes pratiques.
Aujourd'hui, nous rencontrons Jeff Questad. Il est Senior Public Relationship Manager chez Backbeat Media à Austin, Texas. La gestion de projet occupe une place importante dans son activité depuis plus d'une décennie.
1. M. Questad, quelle est votre méthode de gestion de projet préférée ?
Dans mon travail, j'ai peu de projets à long terme, mais de nombreuses tâches quotidiennes. Je n'utilise pas nécessairement de logiciel de gestion de projet. J'emploie une combinaison d'outils numériques et analogiques pour organiser mes tâches. Pour saisir les tâches quotidiennes, j'utilise des applications numériques, mais j'en note aussi certaines à la main dans un carnet afin de les traiter de manière ciblée. Ma boîte de réception numérique, c'est Things. J'utilise BusyCal et un simple bloc-notes à spirale pour organiser le reste de mes tâches.
Comme beaucoup de personnes, j'ai le sentiment que mon travail est unique et qu'il est difficile pour une application de modéliser l'ensemble de mes processus. J'ai donc tendance à combiner les choses et à construire mes propres processus à partir de cette combinaison.
2. Utilisez-vous un logiciel pour les projets plus importants et, si oui, lequel ?
Things est plutôt un gestionnaire de tâches ; il me permet de planifier mes tâches, mais je ne l'utilise pas souvent car je gère rarement des projets complexes.
Je me suis davantage intéressé aux logiciels de gestion de projet lorsque j'ai travaillé plus étroitement avec d'autres personnes. Notre entreprise dispose d'une petite équipe de freelances qui s'autogèrent. Lorsque nous collaborons, il est parfois important d'attribuer des tâches à d'autres, et les applications peuvent s'assurer que le projet avance. Par exemple, si des modifications de base de données sont effectuées sur mon poste, je souhaite que d'autres personnes puissent continuer à travailler sur ma tâche. Dans ce cas, il est utile de disposer d'un logiciel de gestion de projet permettant à d'autres de poursuivre mon travail.
Si j'utilisais un logiciel de gestion de projet, ce serait un outil gratuit ou peu coûteux, simple à utiliser, même s'il offre alors moins de fonctionnalités. Nous ne travaillons pas sur des projets aussi complexes et nous n'avons pas besoin d'un logiciel de gestion de projet typique.
3. Quel est votre rituel favori dans un projet ?
Je tiens un journal de mes réussites avec mes tâches quotidiennes. Il m'est important de faire un bilan hebdomadaire et mensuel pour voir ce que j'ai accompli. Ce journal, ainsi que mon historique dans Things, me motivent beaucoup lorsque je peux ainsi voir mes succès.
Par ailleurs, je suis davantage planificateur qu'exécutant. Je me perds facilement dans la planification des tâches ou des projets, puis je perds de l'élan au moment de passer à l'action. Autrement dit : j'adore planifier, et une application dotée de nombreuses fonctionnalités de planification serait un vrai gouffre à temps pour moi. Si vous dotez votre application de nombreuses fonctionnalités, vous me rendrez heureux, mais probablement aussi moins productif. :)
4. Quel est, selon vous, l'un des facteurs les plus sous-estimés pour la réussite d'un projet ?
Pour être honnête : c'est l'énergie et le bien-être. J'expérimente beaucoup avec la façon dont j'organise mon travail ; je joue avec moi-même pour rester concentré. Mais je crois qu'il n'existe aucune application au monde qui aide autant que se lever tôt, bien dormir, faire du sport, prendre des pauses, boire suffisamment d'eau et respirer de l'air frais. Vous ne pouvez pas intégrer dans Merlin Project une fonctionnalité qui contribue autant à ma réussite professionnelle que mon bien-être personnel.
J'ai également appris que les processus sont plus importants que les résultats. Je ne gère pas mes objectifs en me concentrant sur eux, mais en me focalisant sur le processus. Plutôt que de penser à la façon de perdre 10 kilos, je préfère penser aux promenades quotidiennes avec le chien, à manger suffisamment de légumes et à boire beaucoup d'eau. Lorsque je me concentre sur des résultats comme les chiffres de ventes, je me sens vite dépassé. C'est pourquoi je me focalise sur des processus plus petits et fais confiance au fait que j'atteindrai l'objectif si je suis le processus.
5. Quel est votre plus grand voleur de temps ?
Mon plus grand voleur de temps, c'est de ne pas savoir clairement le matin par quelle tâche commencer. Cela m'aide beaucoup de planifier ma journée à l'avance et d'avoir déjà esquissé quelques tâches dans mon carnet le matin. Lorsque j'arrive au travail avec une idée précise de ce que je veux faire, je me mets rapidement en route et je prends de l'élan. Pour le dire autrement : mon plus grand voleur de temps, c'est de ne pas savoir ce que je devrais faire. Je préfère planifier ma journée la veille au soir, quand je suis « chaud », plutôt que le matin, quand je suis encore « froid ».
Merci beaucoup pour votre temps et beaucoup de succès pour votre prochain projet.
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