Les défis de la gestion de projet sont des problèmes récurrents qui menacent le contenu, les coûts ou les délais d'un projet, par exemple le scope creep, des objectifs flous et des délais irréalistes. Selon le PMI Pulse of the Profession 2018, 52 % des projets ont connu un scope creep et 48 % n'ont pas respecté leur échéance. Dans les grands projets comme Stuttgart 21, ces effets se multiplient.
Les chiffres de cet article proviennent de deux sources : l'enquête mondiale Pulse of the Profession 2018 du Project Management Institute (PMI) auprès de 4 455 professionnels du projet, et la base de données de projets du professeur d'Oxford Bent Flyvbjerg. Certains défis apparaissent dans ces données bien plus souvent que d'autres.
Qu'est-ce que le scope creep et comment l'éviter ?
Le scope creep est l'extension progressive et non approuvée du contenu du projet : les exigences grossissent, le budget et l'échéance restent les mêmes. Selon le PMI, 52 % des projets achevés en 2018 ont connu un scope creep, contre 43 % cinq ans plus tôt.
Cause : Dans le développement logiciel, des fonctionnalités supplémentaires se glissent dans le sprint ; dans le secteur de la construction, le maître d'ouvrage modifie les plans après leur validation. Les deux arrivent quand personne n'examine formellement les modifications.
Solution : Fixez le contenu du projet avec toutes les parties prenantes avant le lancement et faites passer chaque modification par une demande de modification chiffrée en coût et en délai. Les méthodes agiles comme Scrum absorbent les changements dans des sprints courts au lieu de les forcer dans le plan en cours. Dans Merlin Project, vous passez pour cela de la structure de découpage du projet au tableau Kanban du même projet.
Pourquoi des objectifs flous font-ils échouer les projets ?
Des objectifs flous laissent ouverte la question de savoir quand un projet réussit, et donc quel travail passe en priorité. Selon le PMI Pulse of the Profession 2018, 31 % des projets manquent leurs objectifs initiaux.
Cause : Les commanditaires formulent des souhaits au lieu de résultats mesurables, et l'équipe planifie sans critère de contrôle.
Solution : Formulez vos objectifs selon la méthode SMART : spécifiques, mesurables, attractifs, réalistes, définis dans le temps. Chaque membre de l'équipe voit alors quelle activité sert quel objectif.
Comment respecter le budget du projet malgré les changements ?
Les dépassements de budget naissent quand le contenu ou les prix augmentent sans que personne ne réévalue les coûts. Pour 2018, le PMI indique que 43 % des projets n'ont pas respecté leur budget et que les organisations perdent 9,9 % de chaque dollar investi à cause de mauvaises performances de projet.
Cause : Les estimations arrivent trop tôt, la marge manque et les modifications contournent le budget.
Solution : Planifiez les coûts du projet par activité, gardez une réserve pour les risques connus et comparez en continu le prévu et le réel.
Budget par activité
Avec la gestion du budget de Merlin Project, vous demandez et approuvez un budget par activité et par projet et voyez le solde à chaque niveau.
Quelles sont les conséquences d'un manque de communication dans un projet ?
Un manque de communication signifie que les décisions, les modifications et les problèmes atteignent les personnes concernées trop tard, voire jamais. D'après le rapport du PMI The Essential Role of Communications de 2013, 56 % du budget mis en jeu par de mauvaises performances de projet tiennent à une communication inefficace.
Cause : Les discussions se déroulent en réunion, par e-mail et par chat. Plus tard, personne ne retrouve la raison d'une décision.
Solution : Définissez qui reçoit quelle information et quand, et consignez les décisions là où le travail se fait. L'article Gestion de la communication dans le projet décrit comment le planifier. Dans Merlin Project, vous commentez activités, ressources et pièces jointes directement dans le fichier du projet avec la fonction de commentaire.
Comment résoudre les conflits dans l'équipe projet ?
Les conflits d'équipe sont des tensions sur les objectifs, les rôles ou la méthode qui bloquent la collaboration. Souvent, le soutien de la direction manque : selon le PMI 2018, 38 % des projets en moyenne n'ont pas de sponsor de la direction activement impliqué.
Cause : Absence de vision commune, malentendus et responsabilités floues.
Solution : Abordez les conflits tôt, identifiez leur cause et faites appel au sponsor en cas de conflit de priorités. Prendre du recul sur le quotidien du projet aide parfois : des activités de team building communes posent la base sur laquelle vous résolvez ensuite le conflit.
Comment affecter les membres de l'équipe selon leurs compétences ?
Des compétences d'équipe déséquilibrées signifient que des tâches atterrissent chez des personnes qui manquent de savoir ou de temps. Résultat : quelques experts surchargés et d'autres membres sans travail.
Cause : Des affectations selon la disponibilité plutôt que selon la qualification, et personne ne voit l'utilisation sur l'ensemble des projets.
Solution : Contrôlez régulièrement les affectations au regard des compétences et de l'utilisation des ressources. Résorbez les surutilisations avant qu'elles ne fassent dérailler l'échéance.
L'utilisation dans la vue Affectations
La vue Affectations de Merlin Project affiche pour chaque ressource toutes les activités sur une chronologie, et la colonne État classe chaque ressource comme Surutilisé, Sous-utilisé ou Correctement utilisé. Dans le déménagement de bureaux, le responsable informatique est planifié en même temps sur l'installation du Wi-Fi et le déménagement du serveur ; le nivellement sous Édition › Nivellement des ressources décale le déménagement du serveur. Détails dans la leçon Mise en place des ressources.
Comment renforcer la responsabilité dans l'équipe projet ?
Le manque de responsabilité signifie que les tâches n'appartiennent clairement à personne et que les problèmes restent donc en suspens. La responsabilité naît d'attributions claires et d'un avancement visible ; contrôler chaque étape de travail l'affaiblit.
Cause : Plusieurs personnes se sentent responsables de la même tâche, ou aucune.
Solution : Attribuez à chaque activité exactement une ressource responsable et rendez l'avancement visible pour tous. L'analyse de la valeur acquise compare la performance prévue et la performance réalisée aux coûts ; chaque membre de l'équipe voit ainsi où en est le projet.
Comment éviter les délais irréalistes ?
Un délai irréaliste est une échéance fixée pour des raisons commerciales ou politiques avant que quiconque n'ait estimé le travail. Selon le PMI, 48 % des projets n'ont pas respecté leur échéance en 2018.
Cause : Des estimations optimistes et des dates que le service commercial promet pour remporter un contrat.
Solution : Découpez le projet en activités, reliez-les par des dépendances et laissez le réseau calculer l'échéance. Prévoyez une réserve pour les imprévus et estimez à partir de projets similaires déjà achevés.
Le chemin critique montre quelle échéance tient
Avec Présentation › Afficher le chemin critique, Merlin Project colore en rouge la plus longue chaîne d'activités dépendantes. Chaque jour de retard sur cette chaîne décale la fin du projet, dans le déménagement de bureaux la remise des clés du 30 juin. Le glossaire sur le chemin critique explique comment le lire.
Comment bien gérer les risques du projet ?
La gestion des risques, c'est la gestion de projet pour adultes !
(Citation du livre Waltzing With Bears de Tom DeMarco et Tim Lister)
La gestion des risques consiste à repérer tôt les problèmes futurs possibles, à les évaluer selon leur probabilité et leur impact et à préparer des parades. Une gestion des risques défaillante ne repère les risques qu'une fois survenus.
Cause : Les risques figurent dans une liste séparée que plus personne n'ouvre après le lancement.
Solution : Rattachez chaque risque à l'activité qu'il concerne et définissez responsables et actions. L'équipe examine ainsi les risques à chaque point d'avancement.
Les risques sur l'activité
Avec Insertion › Pièce jointe › Risque, vous rattachez un risque à une activité dans Merlin Project. Dans l'inspecteur, vous évaluez la probabilité et l'impact sur l'objectif, le coût et l'échéance, puis saisissez la parade sous Actions. La leçon Gestion des risques présente tous les champs.
Quels sont les défis des grands projets et des projets de construction ?
Les grands projets et les projets de construction cumulent les dix défis et les amplifient par leur durée, le nombre d'intervenants et le contrôle public. Dans « How Big Things Get Done » (2023), Bent Flyvbjerg analyse une base de données de plus de 16 000 projets dans 136 pays : seuls 8,5 % ont atteint à la fois l'objectif de coût et l'objectif de délai, et seuls 0,5 % ont en plus apporté le bénéfice prévu.
Prévu contre réel pour trois grands projets allemands
Barre claire : valeur prévue en part de la valeur réelle
Elbphilharmonie, coûts pour la ville de Hambourg
Prévu 77 M€ · Réel 789 M€ · Facteur 10,2
Stuttgart 21, coûts de construction
Prévu en 2009 environ 3 Md€ · Juin 2026 environ 14,5 Md€ · Facteur 4,8
Aéroport BER, durée des travaux depuis la première pierre en 2006
Prévu 5 ans (octobre 2011) · Réel 14 ans (31 octobre 2020)
Sources : Wikipédia (Elbphilharmonie, aéroport de Berlin-Brandebourg), ZDFheute du 26/06/2026 (Stuttgart 21)
Les schémas se répètent :
- La conception continue pendant les travaux. Au BER, la société aéroportuaire a annulé quelques semaines à l'avance l'ouverture prévue en juin 2012 à cause de problèmes du système de sécurité incendie ; d'autres défauts des équipements techniques ont suivi. Chaque modification des plans en cours de chantier entraîne des avenants et des temps d'attente pour les corps de métier suivants.
- Les coûts sont fixés trop tôt. L'Elbphilharmonie a démarré avec un volume d'investissement de 77 millions d'euros pour la ville de Hambourg ; en 2013, le maire Olaf Scholz chiffrait le coût pour les contribuables à 789 millions d'euros. Pour Stuttgart 21, la convention de financement de 2009 tablait sur environ trois milliards d'euros de coûts de construction ; en juin 2026, la Deutsche Bahn annonçait environ 14,5 milliards d'euros et décembre 2031 pour l'ouverture de la nouvelle gare centrale.
- Beaucoup de corps de métier, de longues chaînes. Gros œuvre, équipements techniques du bâtiment et second œuvre dépendent les uns des autres. Si une activité précoce du chemin critique prend du retard, la durée des travaux augmente pour toutes les suivantes.
Pourquoi la durée des travaux d'un projet ne cesse-t-elle d'augmenter ? Le plus souvent, une activité du chemin critique prend du retard sans que personne ne répercute ce retard, ou des modifications des plans entraînent des avenants absents de l'échéancier. Flyvbjerg recommande deux remèdes : planifier longuement et soigneusement avant le début des travaux, et estimer coûts et durée par classe de référence, c'est-à-dire avec les valeurs réelles de projets comparables déjà achevés. Pour les bâtiments commerciaux et les projets d'un cabinet d'architecture, le guide Gestion de projet en architecture montre comment utiliser les phases de prestations de la HOAI allemande comme trame de planification.
Conclusion
La plupart des défis de la gestion de projet naissent avant le lancement : contenu flou, objectifs non vérifiés, échéances estimées au lieu d'être calculées. Clarifiez ces trois points avant l'arrivée de la première facture, et rendez visibles dans le plan les dépendances, l'utilisation des ressources et les risques. L'article Les 15 erreurs les plus courantes en gestion de projet rassemble les erreurs typiques à éviter.
Si vous avez des questions sur cet article de blog ou si vous souhaitez en discuter, nous attendons avec impatience votre contribution dans notre forum.
Questions fréquentes
Quels sont les plus grands défis de la gestion de projet ?
Selon le PMI Pulse of the Profession 2018 : le scope creep (52 % des projets), les échéances manquées (48 %), les dépassements de budget (43 %) et les objectifs manqués (31 %). Derrière se trouvent des objectifs flous, un manque de communication, l'absence de sponsor et une gestion des risques défaillante.
Quels sont les plus grands défis des grands projets ?
Les grands projets souffrent de coûts fixés trop tôt, de modifications des plans pendant l'exécution et de longues chaînes de dépendances entre de nombreux intervenants. Selon Bent Flyvbjerg, seuls 8,5 % des projets atteignent à la fois l'objectif de coût et l'objectif de délai.
Quels défis rencontrent les grands projets de construction ?
Les projets de construction luttent contre les modifications des plans en cours de chantier, les avenants, les dépendances entre corps de métier et les risques liés aux autorisations. Au BER, l'ouverture prévue en juin 2012 a été annulée quelques semaines avant à cause du système de sécurité incendie ; l'aéroport a ouvert le 31 octobre 2020.
Pourquoi la durée des travaux de notre projet ne cesse-t-elle d'augmenter ?
Le plus souvent, une activité du chemin critique prend du retard, ou des modifications des plans entraînent des avenants absents de l'échéancier. Reliez tous les corps de métier par des dépendances et affichez le chemin critique : vous voyez alors chaque décalage immédiatement.
Quelle différence entre les défis et les erreurs en gestion de projet ?
Les défis viennent de l'extérieur ou de la situation du projet, par exemple un maître d'ouvrage avec de nouveaux souhaits. Les erreurs naissent de vos propres décisions, par exemple un plan sans réserve. Une bonne planification transforme les défis en risques maîtrisables.
