Herausforderungen im Projektmanagement: 10 Probleme und Lösungen

Herausforderungen im Projektmanagement sind wiederkehrende Probleme, die Umfang, Kosten oder Termine eines Projekts gefährden, etwa Scope Creep, unklare Ziele und unrealistische Fristen. Laut PMI Pulse of the Profession 2018 erlebten 52 Prozent der Projekte Scope Creep, 48 Prozent wurden nicht termingerecht fertig. In Großprojekten wie Stuttgart 21 vervielfachen sich diese Effekte.

Die Zahlen in diesem Beitrag stammen aus zwei Quellen: der weltweiten Umfrage Pulse of the Profession 2018 des Project Management Institute (PMI) mit 4.455 Projektfachleuten und der Projektdatenbank des Oxford-Professors Bent Flyvbjerg. Einige Herausforderungen tauchen in den Daten deutlich häufiger auf als andere.

Was ist Scope Creep und wie verhindern Sie ihn?

Scope Creep ist die schleichende, nicht genehmigte Ausweitung des Projektumfangs: Anforderungen wachsen, Budget und Termin bleiben gleich. Laut PMI erlebten 2018 52 Prozent der abgeschlossenen Projekte Scope Creep, fünf Jahre zuvor waren es 43 Prozent.

Ursache: In der Softwareentwicklung wandern zusätzliche Features in den Sprint, in der Baubranche ändert der Bauherr Zeichnungen nach der Freigabe. Beides passiert, wenn niemand Änderungen formal prüft.

Gegenmaßnahme: Legen Sie den Projektumfang vor dem Start mit allen Beteiligten fest und führen Sie jede Änderung über einen Änderungsantrag mit Kosten- und Terminfolge. Agile Methoden wie Scrum fangen Änderungen in kurzen Sprints ab, statt sie in den laufenden Plan zu drücken. In Merlin Project wechseln Sie dafür zwischen dem Projektstrukturplan und der Kanban-Tafel desselben Projekts.

Warum scheitern Projekte an unklaren Zielen?

Unklare Ziele lassen offen, wann ein Projekt erfolgreich ist, und damit auch, welche Arbeit Vorrang hat. Laut PMI Pulse of the Profession 2018 verfehlen 31 Prozent der Projekte ihre ursprünglichen Ziele.

Ursache: Auftraggeber formulieren Wünsche statt messbarer Ergebnisse, und das Team plant ohne Prüfkriterium.

Gegenmaßnahme: Formulieren Sie Ziele nach der SMART-Methode: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert. Jedes Teammitglied sieht dann, welcher Vorgang auf welches Ziel einzahlt.

Wie halten Sie das Projektbudget trotz Änderungen ein?

Budgetüberschreitungen entstehen, wenn Umfang oder Preise steigen, ohne dass jemand die Kosten neu bewertet. PMI meldet für 2018, dass 43 Prozent der Projekte nicht im Budget abgeschlossen wurden und Organisationen 9,9 Prozent jedes investierten Dollars durch schlechte Projektleistung verlieren.

Ursache: Schätzungen entstehen zu früh, Puffer fehlt, und Änderungen laufen am Budget vorbei.

Gegenmaßnahme: Planen Sie Projektkosten je Vorgang, reservieren Sie eine Reserve für bekannte Risiken und vergleichen Sie laufend Plan und Ist.

Welche Folgen hat mangelnde Kommunikation im Projekt?

Mangelnde Kommunikation bedeutet, dass Entscheidungen, Änderungen und Probleme die Beteiligten zu spät oder gar nicht erreichen. Nach dem PMI-Bericht The Essential Role of Communications von 2013 entfallen 56 Prozent des Budgets, das in Projekten durch schlechte Leistung auf dem Spiel steht, auf ineffektive Kommunikation.

Ursache: Diskussionen laufen in Meetings, E-Mails und Chats. Die Begründung einer Entscheidung findet später niemand wieder.

Gegenmaßnahme: Legen Sie fest, wer welche Information wann erhält, und halten Sie Entscheidungen dort fest, wo die Arbeit stattfindet. Wie Sie das planen, beschreibt der Artikel Kommunikationsmanagement im Projekt. In Merlin Project kommentieren Sie Vorgänge, Ressourcen und Anhänge direkt in der Projektdatei mit der Kommentarfunktion.

Wie lösen Sie Konflikte im Projektteam?

Teamkonflikte sind Spannungen über Ziele, Rollen oder Vorgehen, die die Zusammenarbeit blockieren. Häufig fehlt die Führung von oben: Laut PMI 2018 haben im Schnitt 38 Prozent der Projekte keinen aktiv eingebundenen Sponsor aus der Geschäftsleitung.

Ursache: Fehlende gemeinsame Vision, Missverständnisse und unklare Zuständigkeiten.

Gegenmaßnahme: Sprechen Sie Konflikte früh an, klären Sie die Ursache und holen Sie bei Prioritätskonflikten den Sponsor dazu. Manchmal hilft Abstand vom Projektalltag: Gemeinsame Teambuilding-Maßnahmen schaffen die Basis, auf der Sie den Konflikt danach lösen.

Wie setzen Sie Teammitglieder passend zu ihren Fähigkeiten ein?

Unausgewogene Teamfähigkeiten bedeuten, dass Aufgaben bei Personen landen, denen Wissen oder Zeit fehlt. Das Ergebnis sind Überlastung bei wenigen Experten und Leerlauf bei anderen.

Ursache: Zuweisungen nach Verfügbarkeit statt nach Qualifikation, und niemand sieht die Auslastung über alle Projekte.

Gegenmaßnahme: Prüfen Sie Zuweisungen regelmäßig gegen Fähigkeiten und Ressourcenauslastung. Gleichen Sie Überlastungen aus, bevor sie den Termin kippen.

Wie stärken Sie die Verantwortung im Projektteam?

Fehlende Verantwortung heißt, dass Aufgaben niemandem eindeutig gehören und Probleme deshalb liegen bleiben. Verantwortung entsteht durch klare Zuständigkeit und sichtbaren Fortschritt, Kontrolle jedes Arbeitsschritts schwächt sie.

Ursache: Mehrere Personen fühlen sich für dieselbe Aufgabe zuständig oder keine.

Gegenmaßnahme: Weisen Sie jedem Vorgang genau eine verantwortliche Ressource zu und machen Sie den Fortschritt für alle sichtbar. Die Leistungswertanalyse vergleicht geplante und erbrachte Leistung mit den Kosten, so sieht jedes Teammitglied, wo das Projekt steht.

Wie vermeiden Sie unrealistische Fristen?

Eine unrealistische Frist ist ein Termin, der aus Verkaufs- oder Politikgründen feststeht, bevor jemand die Arbeit geschätzt hat. Laut PMI wurden 2018 48 Prozent der Projekte nicht termingerecht fertig.

Ursache: Optimistische Schätzungen und Termine, die der Vertrieb zusagt, um einen Auftrag zu gewinnen.

Gegenmaßnahme: Zerlegen Sie das Projekt in Vorgänge, verknüpfen Sie sie mit Abhängigkeiten und lassen Sie den Termin aus dem Netz errechnen. Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein und schätzen Sie anhand abgeschlossener, ähnlicher Projekte.

Wie gehen Sie mit Projektrisiken richtig um?

Risikomanagement ist Projektmanagement für Erwachsene!
(Zitat aus dem Buch Bärentango von Tom DeMarco und Tim Lister)

Risikomanagement bedeutet, mögliche künftige Probleme früh zu erkennen, nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten und Gegenmaßnahmen vorzubereiten. Schlechtes Risikomanagement erkennt Risiken erst, wenn sie eingetreten sind.

Ursache: Risiken stehen in einer separaten Liste, die nach dem Kick-off niemand mehr öffnet.

Gegenmaßnahme: Hängen Sie jedes Risiko an den Vorgang, den es betrifft, und legen Sie Verantwortliche und Aktionen fest. So prüft das Team Risiken in jeder Statusrunde mit.

Welche Herausforderungen gibt es bei Großprojekten und Bauprojekten?

Großprojekte und Bauprojekte bündeln alle zehn Herausforderungen und verstärken sie durch Laufzeit, Zahl der Beteiligten und öffentliche Aufsicht. Bent Flyvbjerg wertet in „How Big Things Get Done“ (2023) eine Datenbank mit über 16.000 Projekten aus 136 Ländern aus: Nur 8,5 Prozent erreichten Kosten- und Terminziel zugleich, nur 0,5 Prozent zusätzlich den geplanten Nutzen.

Die Muster wiederholen sich:

• Planung läuft während des Baus weiter. Am BER sagte die Flughafengesellschaft die für Juni 2012 angesetzte Eröffnung wenige Wochen vorher wegen Problemen mit der Brandschutzanlage ab; danach folgten weitere Mängel der Gebäudetechnik. Jede Planänderung im laufenden Bau erzeugt Nachträge und Wartezeiten bei den folgenden Gewerken.
• Kosten stehen zu früh fest. Die Elbphilharmonie startete mit einem Investitionsvolumen von 77 Millionen Euro für die Stadt Hamburg; 2013 bezifferte Bürgermeister Olaf Scholz die Kosten für die Steuerzahler auf 789 Millionen Euro. Bei Stuttgart 21 ging der Finanzierungsvertrag von 2009 von rund drei Milliarden Euro Baukosten aus; im Juni 2026 nannte die Deutsche Bahn etwa 14,5 Milliarden Euro und Dezember 2031 als Eröffnung des neuen Hauptbahnhofs.
• Viele Gewerke, lange Ketten. Rohbau, Technische Gebäudeausrüstung und Ausbau hängen voneinander ab. Verspätet sich ein früher Vorgang auf dem kritischen Pfad, steigt die Bauzeit bei allen folgenden.

Warum steigt die Bauzeit eines Projekts ständig? Meist liegt ein Vorgang auf dem kritischen Pfad, dessen Verzug niemand weiterrechnet, oder Planänderungen erzeugen Nachträge, die im Terminplan fehlen. Flyvbjerg empfiehlt zwei Gegenmittel: lange und gründlich planen, bevor der Bau beginnt, und Kosten und Dauer über Referenzklassen schätzen, also mit den tatsächlichen Werten vergleichbarer abgeschlossener Projekte. Für Gewerbebauten und Bauvorhaben im Architekturbüro zeigt der Leitfaden Projektmanagement in der Architektur, wie Sie die HOAI-Leistungsphasen als Planungsgerüst nutzen.

Fazit

Die meisten Herausforderungen im Projektmanagement entstehen vor dem Start: unklarer Umfang, ungeprüfte Ziele, geschätzte statt errechnete Termine. Klären Sie diese drei Punkte, bevor die erste Rechnung kommt, und machen Sie Abhängigkeiten, Auslastung und Risiken im Plan sichtbar. Typische Fehler, die Sie dabei vermeiden sollten, sammelt der Beitrag Die 15 häufigsten Fehler im Projektmanagement.

---

Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.

Häufige Fragen

Was sind die größten Herausforderungen im Projektmanagement?

Laut PMI Pulse of the Profession 2018 sind es Scope Creep (52 Prozent der Projekte), verfehlte Termine (48 Prozent), Budgetüberschreitungen (43 Prozent) und verfehlte Ziele (31 Prozent). Dahinter stehen unklare Ziele, mangelnde Kommunikation, fehlende Sponsoren und schwaches Risikomanagement.

Was sind die größten Herausforderungen bei Großprojekten?

Großprojekte leiden unter zu früh festgelegten Kosten, Planänderungen während der Ausführung und langen Abhängigkeitsketten vieler Beteiligter. Nach Bent Flyvbjerg erreichen nur 8,5 Prozent der Projekte Kosten- und Terminziel zugleich.

Welche Herausforderungen gibt es bei großen Bauprojekten?

Bauprojekte kämpfen mit Planänderungen im laufenden Bau, Nachträgen, Abhängigkeiten zwischen Gewerken und Genehmigungsrisiken. Am BER platzte die Eröffnung im Juni 2012 wenige Wochen vorher wegen der Brandschutzanlage; eröffnet wurde der Flughafen am 31. Oktober 2020.

Warum steigt die Bauzeit bei unserem Projekt ständig?

Meist verzögert sich ein Vorgang auf dem kritischen Pfad, oder Planänderungen erzeugen Nachträge, die im Terminplan fehlen. Verknüpfen Sie alle Gewerke mit Abhängigkeiten und lassen Sie den kritischen Pfad anzeigen, dann sehen Sie jede Verschiebung sofort.

Was ist der Unterschied zwischen Herausforderungen und Fehlern im Projektmanagement?

Herausforderungen kommen von außen oder aus der Projektsituation, etwa ein Bauherr mit neuen Wünschen. Fehler entstehen durch eigene Entscheidungen, etwa ein Plan ohne Puffer. Gute Planung macht aus Herausforderungen beherrschbare Risiken.