プロジェクトを管理することは、ルービックキューブを解くことに少し似ています。複数の要素を同時に把握しながら、いくつもの異なる結果と所要期間を考慮しなければなりません。その過程では、いくつかの障害に必ず突き当たります。
プロジェクトでも、ほかよりも頻繁に生じる困難があります。たとえばスコープ、予算、コミュニケーションなどに関するものです。プロジェクト管理でよくある 10 の課題を以下にご紹介し、それらをどのように乗り越えられるかをお伝えします。
10 の課題
- プロジェクトスコープの拡大
- 明確な目標と要件の欠如
- 予算の制約と変更
- コミュニケーション不足
- チーム内の対立
- チームスキルの偏り
- 責任の所在のあいまいさ
- 実現不可能な期限
- 不十分なリスク管理
- 適切なプロジェクト管理ソリューションを見つける
1. プロジェクトスコープの拡大
プロジェクト管理における最大かつ広く見られる課題の一つは、プロジェクト開始時の当初の取り決めに対して要件が変化し、 プロジェクトスコープそのものが拡大していく ことです。
これはとりわけ ソフトウェア開発 で生じます。追加機能がアプリの機能範囲を広げていくためです。また 建設業界 でも、顧客が建物の当初の図面に承認されていない変更を加えるなど、まれではありません。
プロジェクトスコープの変更は、提供すべき成果物にも、プロジェクトの目的にも影響します。予算やプロジェクト期間の増加が可能であれば、プロジェクトチームはこれに確実に対応できます。
プロジェクトスコープの拡大への対処法
後のスコープ拡大を防ぐには、プロジェクトの計画段階からあらかじめ積極的に動きます。プロジェクト開始前にすべての期待を把握し考慮するため、できるだけ多くの関係者を一つのテーブルに集めるよう努めます。
そのほか、 Scrum のようなアジャイルなプロジェクト管理手法を用いることで、チームは特定の目標に集中しつつ、優先順位や計画を継続的に見直すことができます。スプリントと呼ばれるプロジェクト内の短い区切りによって、全体を把握しながらも、調整が必要になればつねに柔軟に対応できます。
Merlin Project なら、プロジェクトを従来型でもアジャイルでも計画できます。表示を切り替えるだけで、たとえば WBS と カンバンボード を行き来できます。これがハイブリッドなプロジェクト管理です。
2. 明確な目標と要件の欠如
プロジェクトを成功裏に完了するには、何をしなければならないのかを明確に理解していることが決定的に重要です。したがって、プロジェクト目標を定義することが不可欠です。
適切な目標が設定されないと、リソース管理やステークホルダー管理の不備をはじめ、さまざまな問題につながりかねません。目標の欠如や不十分なビジョンは、プロジェクトの失敗を招きやすくします。
目標は明確に表現され、現実的であるべきです。また、それぞれの取り組みがどのように目標へ近づけるのかを、プロジェクトチームに示せるものであるべきです。これは、チームおよび個々のメンバーの影響を測定できることを意味します。
明確な目標と目的の設定法
企業目標を設定する一般的なアプローチに S.M.A.R.T. 法 があります。S.M.A.R.T. は英語の頭字語で、 specific（具体的）、 measurable（測定可能）、 achievable（達成可能）、 reasonable（妥当）、 time bound（期限付き）を表します。
S.M.A.R.T. 目標は、プロジェクトの間、構造と方向性をもたらすように設計されています。何を達成したいのかを明確にします。この手法は、企業目標に沿った目標を設定するうえで、従業員を効果的に支援します。
3. 予算の制約と変更
プロジェクトのスコープと要件が変われば、予算も変わります。プロジェクトマネージャーは予算を正確に計画し、プロジェクトが予算内に収まるよう確保しなければなりません。したがって予算管理は大きな課題になり得ます。
新製品を宣伝するために、マーケティングチームがオンラインマーケティングに当初予定していたより多くの資金を必要とする場合、キャンペーンのために利用可能な資金を割り当て直すか、追加の資金を申請する必要があります。
予算の制約と変更への対処法
合意した予算を超過しないよう、効率的な コスト管理の手法 を用います。計画段階の時点でスコープ拡大のあらゆる可能性を考慮し、そのための追加予算を見込んでおくことで、コスト超過を避けます。
Merlin Project の予算管理では、個々のアクティビティおよびプロジェクト全体の予算を定義し管理します。追加コストの申請、承認、そして追跡可能な記録も容易です。これにより、プロジェクト全体のコストと残りの総予算を、つねに把握できます。
4. コミュニケーション不足
コミュニケーションは、誤解を解くための適切な手段です。
（Franz Schmidberger、ドイツのジャーナリスト）
コミュニケーションは、プロジェクトの成否を左右することがあります。チームメンバーがうまく協働し、タスクが効率的に分担され、関係者がプロジェクトの進捗について最新の情報を共有していることが重要です。
議論はしばしば、プロジェクト会議で口頭で、あるいはメールやさらにはショートメッセージで行われます。その際、決定の背景にある検討や理由は、すべてのメールやメッセージの茂みの中に埋もれてしまいます。そしてそれらがさらに別の人にコメントされると、たいてい全体像は完全に失われます。
コミュニケーションの問題への対処法
効果的なコミュニケーションに問題があれば、それに直接取り組みます。問題解決のために人を集める、あるいは建設的なフィードバックが改善の手段として尊重されるプロジェクト環境をつくる、といった形です。
ここでも Merlin Project は価値ある道具になります。プロジェクト、個々のアクティビティ、すべてのリソース、あらゆる添付項目について、プロジェクトプランの中で直接コメントし議論できます。 コメント機能 は、プロジェクトチームにとって、コミュニケーションや協働、さらにはドキュメント化を容易にします。プロジェクトへのコメントや注記は、必要な場所、すなわちプロジェクトファイルの中に直接置かれます。
5. チーム内の対立
プロジェクト管理におけるもう一つの重要な課題は、戦略的な方向性とリーダーシップの欠如です。リーダーシップの不足は、プロジェクトにおける対立の原因となることが多くあります。さらに、チーム内の誤った伝達や誤解も大きな障害になります。
チーム内の対立は、共通のビジョンの欠如、誤った伝達、さらには反感によって引き起こされ、混乱と不満につながります。
チーム内の対立への対処法
チーム内の対立には対応しなければならず、けっして無視したり軽く扱ったりしてはいけません。問題の原因を突き止め、それを制御できるように努めます。
対立を効果的に解消するため、チームに明確さと結束をもたらします。場合によっては、チームを日常のプロジェクト業務からいったん離し、 チームビルディングの取り組み で互いの距離を再び縮めてから、対立の解決に取り組むのが望ましいこともあります。
6. チームスキルの偏り
プロジェクトリーダーとして、チームのために良好で生産的な労働環境をつくりたいものです。それは、適切なスキルを持つメンバーにタスクが割り当てられたときに生まれます。割り当てを誤ると、プロジェクトは必然的に非効率になり、失敗につながりかねません。
どのタスクにどのスキルが必要かは、経験が教えてくれます。さらに、チームのスキルや意欲を理解し活かすには、チームをよく知っている必要があります。
不適切なチームスキルへの対処法
各メンバーが自身のスキルと業務負荷に応じて効果的に活用されているかを、つねに確認します。
割り当て表示 のおかげで、 Merlin Project では各メンバーの日ごとの利用状況の値が得られます。期間別の図表で、作業が個々のメンバーにどのように配分されているかを把握できます。必要に応じて、 リソース計画における予期せぬ展開 にも、簡単な手段で対応できます。
7. 責任の所在のあいまいさ
チームの各メンバーは、自身の決定と行動に責任を負います。この責任は、何かがうまくいかなかったときに非を押しつけることではありません。プロジェクトチームが、一つひとつの手順を監視されることなく、自分たちのやり方でタスクを遂行することにあります。
職場における責任の自覚は、より高い業務への関与と、より良い成果に結びつくとされています。逆に、責任の欠如や職場でのマイクロマネジメントは、おろそかさや、プロジェクト目標への関与の欠如を招きかねません。
責任感の高め方
誰がどこで責任を負うのかを、最初から明確にします。目標と要件を定めることは、各自が自分の責任範囲を理解する助けになります。
チームのタスクに関しても、プロジェクトの進捗を共に見ることは、個人の責任を高める助けになります。さらにメンバーは、課題について話し合い、必要に応じて支援を求める機会を得られます。
Merlin Project は、 アーンドバリュー分析 によって、プロジェクトの進捗とそれに伴うコストを管理するモデルを提供します。計画値と実績値を比較します。これにより、プロジェクトに関わるすべての人が、プロジェクトが今どの段階にあるかをつねに把握できます。
8. 実現不可能な期限
期限がばかげているほど、それを守ろうとする試みは忠実になる。
（マネジメントの格言）
非現実的な期限は、過剰な約束をする古典的な方法です。
本来、あなたはチームの強みと弱みを知っており、一定の期間内に何ができるかを分かっています。それでも、プロジェクトを獲得したいばかりに、非現実的な期限を設定してしまう誘惑にかられることがあります。
しかしそのようなプロジェクトは、あなたとチームを苛立たせ、作業成果を大きく損ない、最終的にはあなたの評判を傷つけます。
非現実的な期限への対処法
非現実的な期限は計画段階で防ぎましょう。チームの強みと弱みをもとに、作業を急がせることなく、達成可能な期限を交渉します。
実現可能な期限を設定するため、プロジェクトを小さなタスクに分け、各タスクに十分な時間を与えます。予期せぬ事態に備えて、つねにいくらかの バッファ を見込みます。見積もりのたびに、すでに完了した類似のプロジェクトでの経験を基準にします。
Merlin Project のような優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトを計画し、現実的な期限を設定するのに役立ちます。
9. 不十分なリスク管理
リスク管理は、大人のためのプロジェクト管理である。
（Tom DeMarco と Tim Lister の著書 Bärentango からの引用）
プロジェクトにおける リスク管理 とは、起こり得る将来の問題を前もって特定し、その影響を理解することであり、これがプロジェクトに関する先を見越した判断を可能にします。
リスクはプロジェクトの全期間を通じて評価し、管理しなければなりません。それでも当然ながら、あなたは予言者ではなく、どれほどうまく計画しても、いくつかのリスクはつねに発生します。
リスクへの対処法
「もしも」のシナリオを洗い出し、緊急時の計画を立てることで、こうした厄介な問題の影響を抑えます。事態が制御不能になった場合に、チームが対応できるよう備えます。
Merlin Project は、リスク管理を支援します。本ソフトウェアには「リスク」という独自の添付項目があります。リスクは、あらゆるアクティビティ、あらゆる割り当てやリソースに付けられます。それが発生する危険度を評価し、起こり得る解決策をあらかじめ検討します。この事前の準備によって、リスクが発生した際にあなたとチームは素早く対応し、プロジェクト全体への影響を抑えられます。
10. 適切なプロジェクト管理ソリューションを見つける
プロジェクトを管理する方法はさまざまです。ばらばらの紙の束から、 Excel の表、そしてプロフェッショナルなプロジェクト管理ソリューションまであります。
Merlin Project なら、マインドマップからカンバンボード、レポート機能やリソース計画、リスク管理を含む複雑なガントチャートまで、すべてを一つのソフトウェアにまとめられます。これにより、先に述べたプロジェクト管理の課題に容易に対処できます。本ソフトウェアは Mac と iPad 向けに 30 日間無料でお試し いただけます。
まとめ
予期せぬ問題は、時間と費用を要します。無駄になった予算、意欲を失った担い手、そしてプロジェクトが期限内に完了しなかった場合の経営陣との気まずい会話という形で現れます。問題には早めに取り組み、プロジェクト管理の課題を乗り越え、プロジェクトを成功へ導きましょう。
このブログ記事についてご質問やご意見がございましたら、ぜひフォーラムへのご投稿をお待ちしております。
