«El arte de la guerra» es uno de los libros más exitosos y más antiguos que se hayan escrito sobre estrategia. En apariencia, enseña cómo ganar una guerra. Sin embargo, sus principios también pueden aplicarse para gestionar proyectos con mayor eficacia.
La planificación es una de las fases más importantes de cualquier proyecto. En esta última entrega de nuestra serie de artículos, descubrirá qué puede aprender de la sabiduría del estratega chino para dirigir sus proyectos de forma más efectiva.
Las enseñanzas de Sun Tzu sobre la planificación son, probablemente, las más relevantes para los gestores de proyectos. Sun Tzu explica la importancia de la planificación con las siguientes palabras:
Un general que calcula todos los detalles antes del combate
vencerá, pues tiene mucho que considerar.
Traducción según H. Eisenhofer
Continúa explicando que quien invierte poco tiempo en la planificación está condenado al fracaso. Según Sun Tzu:
más planificación = mayor éxito,
menos planificación = mayor probabilidad de fracaso,
ninguna planificación = fracaso casi seguro.
Sun Tzu afirma que, con solo observar el tiempo dedicado a la planificación, es capaz de determinar si alguien tendrá éxito en sus esfuerzos.
Para la gestión de proyectos, estas afirmaciones son relevantes en varios niveles. La lección más evidente: es fundamental realizar una planificación de proyecto. Si se tienen en cuenta otros elementos de «El arte de la guerra», esto conduce casi inevitablemente a la elaboración de un plan de proyecto clásico. La gestión de riesgos y la estrategia de comunicación son componentes integrales de la fórmula del éxito de Sun Tzu.
Cómo aplicar el principio de planificación a las reuniones
El principio de planificación no solo se aplica a nivel estratégico, sino también en el día a día del proyecto. Las reuniones son una excelente oportunidad para poner a prueba las tesis de Sun Tzu.
Si alguna vez ha asistido a una reunión sin saber qué iba a ocurrir o qué iba a decir, ya conoce de primera mano la fórmula del fracaso.
En mi caso, tardé mucho tiempo en aprender esta lección, pero con el tiempo comprendí que las reuniones simplemente van mejor cuando dedico algo de tiempo a preparármelas con antelación.
¿Qué preguntas debería hacerse para prepararse?
- Piense en cómo se aplican los cinco factores de éxito en la reunión.
- Piense en lo que ocurrirá según los participantes esperados.
- Piense en cuáles son los motivos y objetivos que probablemente tengan los participantes.
- Piense en quién dirá qué y cómo reaccionarán los demás.
- Piense en cómo planteará sus temas y cómo responderá a las preguntas que probablemente le harán.
Estas preguntas pueden parecer obvias, pero lamentablemente muy pocas personas se toman el tiempo de responderlas realmente de antemano.
Puede parecer mucho trabajo, pero por experiencia sé que repasar estas preguntas resulta relativamente rápido una vez que se convierte en hábito.
Sean cuales sean sus objetivos en la reunión, y aunque solo quiera conservar su puesto de trabajo, tómese el tiempo para prepararse y realizar una gestión de riesgos básica. Esto le dará libertad para dedicar su tiempo y atención durante la reunión a los aspectos que no pudo prever con antelación.
Si su objetivo es tratar sus temas en la reunión sin perder credibilidad, la preparación no es más que una gestión de riesgos básica: la misma que llevaría a cabo en cualquier otro proyecto. Sun Tzu señala además que, si estudia la preparación de los demás participantes, obtendrá información muy valiosa sobre sus posibilidades de éxito.
Lo que Sun Tzu diría sobre la gestión ágil de proyectos
Es relativamente sencillo ver cómo las enseñanzas sobre planificación son aplicables a la gestión de proyectos clásica. Sin embargo, también son relevantes para la gestión ágil. Si elige el enfoque ágil para tener mayor flexibilidad ante el cambio constante y desea alcanzar el resultado deseado del proyecto a través de mejoras incrementales, «El arte de la guerra» es el asesor adecuado. Que el equipo tenga libertad para decidir cómo colabora mejor, que se formule una declaración de visión, etc.: todo eso forma parte de la planificación de la que habla Sun Tzu.
Más adelante en el libro, Sun Tzu habla de la necesidad de ser flexible y adaptable. Para lograrlo, quien gestiona proyectos ágiles debería tomarse el tiempo suficiente para interiorizar el concepto de planificación tal como se presenta aquí.
Conclusión
La quintaesencia de las enseñanzas de Sun Tzu sobre la planificación: el éxito depende de su capacidad para tomarse el tiempo de aprender sobre el reto que tiene por delante y evaluar cómo se desarrollarán las cosas. El presidente Eisenhower lo resumió así: «Los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo».
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